- Як раніше проставляли відмітки «Копія» на копіях документів?
- Як буде після набрання чинності Наказом №667/5
- Поради від редакції: що зробити після набрання чинності наказом
- Висновки
Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 №667/5 (зареєстрований у Міністерстві юстиції 18.03.2026 за №356/45750) затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Документ оновлює норми ведення документації для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств і установ, а також скасовує наказ Міністерства юстиції від 07.09.2015 №1656/5 "Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції".
Про це ми повідомляли у цій статті. Тоді ж ми зазначали, що цей наказ набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. Але станом на 26.03.2026 його ще не опубліковано.
Одна із змін, які приніс Наказ №677/5, це повернення вимоги до проставлення на копіях документів відмітки «Копія». Про неї і поговоримо далі.
Як раніше проставляли відмітки «Копія» на копіях документів?
Така вимога спочатку була прописана у Правилах №1000/5, а у 2022 році під час внесення чергових змін до цього нормативно-правового акта – чомусь вилучалася, що викликало низку непорозумінь на практиці.
Деякі роботодавці автоматично продовжували проставляти її на копіях будь-яких документів, зокрема копіях наказів про звільнення, інші — повністю відмовлялися від цього. Доходило навіть до того, що в деяких випадках під час перевірок або розгляду трудових спорів у суді копії документів визнавалися неналежно оформленими.
Втім, у пункті 5 глави 4 розділу ХІІ Правил № 1000/5 була і залишається норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:
«При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія» …».
Як буде після набрання чинності Наказом №667/5
Наказом №667/5 врегульовано проставлення відмітки «Копія» на копіях, виготовлених зі службових документів у поточному діловодстві.
Після змін в абзаці шістнадцятому пункту 8 глави 11 розділу II Правил № 1000/5 буде чітко визначено, що:
«Відмітка «Копія» проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа».
Таким чином, усунено прогалину і не виникатиме сумнівів щодо необхідності проставлення відмітки «Копія» на копіях:
- кадрових наказів (зокрема про прийняття, переведення, звільнення);
- військово-облікових документів;
- документів про освіту, свідоцтв і посвідчень, що надають право на певні пільги, а також інших документів, що долучаються до особових справ;
- документів, що видаються працівникам на руки або надсилаються іншим юридичним особам за їх запитами.
Важливо!
Відсутність відмітки «Копія» на копіях документів розцінюватиметься як порушення вимог законодавства.
Поради від редакції: що зробити після набрання чинності наказом
У зв’язку з цим рекомендуємо:
- переглянути особові справи працівників;
- виявити копії без відповідної відмітки;
- за потреби – проставити її у правому верхньому куті першого аркуша.
До особових справ звільнених працівників, що були передані на зберігання в архів, вносити уточнення не потрібно.
Важливо!
У разі виготовлення копії багатоаркушного документа відмітку «Копія» ставлять лише на першому аркуші.
Водночас змінами не визначено способу проставлення відмітки – штампом чи рукописно. Оптимальним рішенням є використання штампа «Копія». Якщо ж його немає, допускається внесення відмітки від руки – чіткими друкованими літерами.
Висновки
- Відмітка «Копія» знову стає обов’язковими елементом для належного засвідчення копій усіх без винятку документів службового та біографічного характеру, що долучаються до справ роботодавця.
- Слово «Копія» проставляють у правому верхньому куті першого аркуша копії документа із застосуванням штампа або рукописним способом.
- Роботодавцям слід переглянути чинні особові та інші справи, що містять копії документів, та привести їх у відповідність до вимог законодавства задля уникнення зауважень перевіряльних органів.
