Порядок ведення Єдиного реєстру затверджений постановою КМУ від 09.10.2013 №806 (далі – Порядок №806).
Єдиний реєстр – це спеціалізована електронна база даних, яка містить інформацію товарно-транспортних накладних на переміщення алкогольних напоїв з їх реєстраційними номерами та використовується з метою здійснення контролю за переміщенням митною територією України алкогольних напоїв.
Пунктом 5 Порядку №806 встановлено, що до Єдиного реєстру вноситься товарно-транспортна накладна з реєстраційним номером, відмітка представника контролюючого органу на акцизному складі про відправлення з такого складу алкогольних напоїв, доставляння до нього алкогольних напоїв.
Згідно з п. 10 Порядку №806 товарно-транспортні накладні заповнюються суб’єктами господарювання незалежно від форми власності, що мають ліцензії на виробництво та/або торгівлю спиртом етиловим та алкогольними напоями, під час відвантаження алкогольних напоїв з акцизного складу.
Відповідно до пп. «а» пп. 14.1.6 ПКУ акцизним складом вважаються, зокрема, спеціально обладнані приміщення на обмеженій території, розташовані на митній території України, де під контролем постійних представників контролюючого органу розпорядник акцизного складу провадить свою господарську діяльність шляхом вироблення, оброблення (перероблення), змішування, розливу, пакування, фасування, зберігання, одержання чи видачі, а також реалізації спирту етилового, горілки та лікеро-горілчаних виробів.
Таким чином, акцизні склади утворюються на території суб’єктів господарювання - виробників спирту етилового та/або горілки та лікеро-горілчаних виробів.
Отже, до Єдиного реєстру підлягають внесенню товарно-транспортні накладні, які складені суб’єктами господарювання - виробниками спирту етилового та/або горілки та лікеро-горілчаних виробів, що здійснили відвантаження алкогольних напоїв безпосередньо з акцизного складу.
Для формування та подання товарно-транспортних накладних до Єдиного реєстру адміністратор Єдиного реєстру (ДПС) безоплатно надає суб’єктам господарювання спеціалізоване програмне забезпечення, яке розміщено на офіційному вебпорталі ДПС (www.tax.gov.ua) за посиланням Головна/Електронна звітність/«Спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення для формування та подання звітності до «Єдиного вікна подання електронної звітності»).
Згідно з п. 12 Порядку №806 суб’єкт господарювання формує товарно-транспортні накладні у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому в установленому законодавством порядку.
Після складення товарно-транспортних накладних на них накладається кваліфікований електронний підпис в такому порядку: перший – кваліфікований електронний підпис бухгалтера або особи, відповідальної за ведення обліку відвантажених матеріальних цінностей, другий – кваліфікований електронний підпис керівника або особи, на яку покладено обов’язки щодо підпису таких документів.
Для надання права підпису товарно-транспортних накладних зазначеним особам суб’єкт господарювання подає контролюючому органу за основним місцем обліку дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа таких осіб.
Підтвердженням факту реєстрації товарно-транспортних накладних у Реєстрі є наявність квитанції в електронній формі.
Внесена суб’єктом господарювання до Єдиного реєстру товарно-транспортна накладна не підлягає коригуванню суб’єктом господарювання після її подання представникові контролюючого органу на акцизному складі (п. 13 Порядку №806).