Річний перерахунок ПДФО

Річний перерахунок ПДФО дасть можливість своєчасно та без штрафів і пені виправити утриманий з доходу працівників ПДФО, а також виявити правильність застосування ПСП до ПДФО. Ще однією підставою для проведення річного перерахунку є нарахування протягом року доходів у вигляді перехідних відпусткових та допомоги по тимчасовій непрацездатності й утриманого з них податку.

Випадки проведення перерахунку

Відповідно до пп. 169.4.3 ПКУ роботодавець має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування податкової соціальної пільги.

Також роботодавець зобов'язаний здійснити перерахунок суми доходів, нарахованих такому платникові податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП за наслідками звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року (пп. 169.4.2 ПКУ).

За пп. 169.4.2.ПКУ роботодавець зобов'язаний здійснити, в т. ч. за місцем застосування ПСП (з урахуванням положень п. 167.1 ПКУ щодо застосування ставки ПДФО у розмірі 18%), перерахунок доходів, нарахованих платникові ПДФО у формі зарплати, а також суми наданої ПСП:

а) за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;

б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ;

в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Про які випадки йдеться в пп. 169.2.3 ПКУ?

Це випадки, коли ПСП не може бути застосована: наприклад, якщо одночасно із заробітною платою фізособа отримувала з бюджету стипендію* або грошове забезпечення військовослужбовців. Причиною є те, що стипендія з бюджету вже звільнена від оподаткування ПДФО в сумі стандартної ПСП на підставі пп. 165.1.26 ПКУ, а грошове забезпечення військовослужбовців строкової служби звільнене від ПДФО на підставі пп. 165.1.10 ПКУ.

* Див. http://if.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/363066.html.

Тобто річний перерахунок заробітних плат працівників та утриманих із них сум ПДФО за 2020 рік слід провести не пізніше ніж під час нарахування заробітної плати за останній місяць цього року, тобто у грудні 2020 року.

Проведення річного перерахунку

Перерахунок сум доходів провадиться в такій послідовності:

Етап 1. Уточнюють суми нарахованих доходів працівникам за кожен місяць року, а також інші виплати, які входять до складу зарплати згідно з Iнструкцією №5.

Етап 2. Перевіряють правильність розподілу перехідних відпусткових і допомоги з тимчасової непрацездатності за місяцями, за які вони нараховані, для виявлення того, чи не відображені в одному місяці виплати, які належать до різних місяців.

Етап 3. Перевіряють правильність застосування ПСП. Для цього розраховану помісячно суму оподатковуваного доходу порівнюють із граничним доходом, який дає право на застосування ПСП, у 2020 році це 2940,00 грн¹. Також перевіряють наявність підстав для застосування ПСП. Якщо ПСП застосовується на двох і більше дітей, потрібно перевірити за свідоцтвом про народження, чи не виповнилося комусь із дітей 18 років (пп. 169.1.2 ПКУ). ПСП на дітей застосовується до кінця року, в якому дитина досягає 18 років, а у разі її смерті до досягнення зазначеного віку – до кінця року, на який припадає смерть. Право на отримання такої ПСП втрачається у разі позбавлення платника податку батьківських прав або якщо він відмовляється від дитини чи передає її на державне утримання, у тому числі у закладах для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, незалежно від того, чи береться плата за таке утримання, чи ні, а також якщо дитина стає курсантом на умовах її повного утримання, починаючи з податкового місяця, в якому відбулася така подія (пп. 169.3.3 ПКУ). Звісно, що про всі ці події працівник зобов'язаний повідомляти роботодавця. Крім того, перевіряють наявність заяв та копій документів працівників, які мають право на ПСП до доходу відповідно до пп. 169.1.3 ПКУ. Надання податкової соціальної пільги, передбаченої підпунктами «в» – «е» підпункту 169.1.3 пункту 169.1 цієї статті, зупиняється з податкового місяця, наступного за місяцем, в якому платник податку втрачає статус, визначений у цих підпунктах.

¹ Ці дані можна знайти у кожному номері «ДК».

Етап 4. Проводять остаточне оподаткування розрахованого (уточненого) оподатковуваного доходу щомісяця і визначають уточнену суму ПДФО до сплати для кожного місяця окремо.

Етап 5. Обчислюють остаточну річну суму ПДФО, що складається зі сум податку, визначених за результатами перерахунку кожної окремої місячної оподатковуваної суми доходу.

Етап 6. Порівнюють річну суму ПДФО, обчислену внаслідок перерахунку, з фактично утриманим ПДФО протягом звітного податкового року.

Етап 7. Відображають результати річного перерахунку у формі №1ДФ за IV квартал.

Результат перерахунку

Результатом перерахунку ПДФО може бути як недоплата, так і переплата з ПДФО.

Якщо внаслідок перерахунку виникає недоплата утриманого податку, то суму недоплати роботодавець стягує за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПКУ).

Тобто в разі річного перерахунку ПДФО суму такої недоплати роботодавець стягує за рахунок доходу (після його оподаткування) за грудень, а у разі якщо коштів недостатньо, – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців (січня і т. д.) до повного погашення суми такої недоплати. Але пам'ятайте, що відповідно до ст. 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%. Тому, якщо для погашення суми недоплати нарахованого доходу в грудні 2020 р. недостатньо, її відраховують в наступних звітних періодах до повного погашення. Якщо суми для погашення недоплати достатньо, але розмір відрахування перевищує 20%, то за бажанням працівника, викладеним у заяві, можна відрахувати всю суму недоплати відразу.

У разі якщо внаслідок остаточного розрахунку з працівником, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму його оподатковуваного доходу за останній місяць, то непогашена частина недоплати включається до складу податкового зобов'язання фізособи за наслідками податкового року та сплачується платником самостійно.

При цьому, якщо внаслідок перерахунку виникає переплата утриманого ПДФО, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов'язання платника податку у відповідному місяці.

Результати перерахунку сум доходів, нарахованих (виплачених) працівникам, роботодавець/податковий агент відображає в формі №1ДФ у IV кварталі, бо саме в грудні здійснюється річний перерахунок.

Документальне оформлення перерахунку

Типової форми документа для відображення річного перерахунку ПДФО не встановлено. Це може бути документ у вигляді розрахунку, в якому треба буде відобразити річний перерахунок ПДФО та його результати, тому що за наслідками розрахунків може бути скориговано ПДФО. Коригуючі проведення краще оформити бухгалтерською довідкою, яку прикріпити до розрахунку та зберігати з рештою бухгалтерських документів місяця, в якому проводиться річний перерахунок.

Відображення результату перерахунку у формі №1ДФ

Результати річного перерахунку ПДФО відображають у розділі I форми №1ДФ за IV квартал таким чином:

– недоплату, виявлену при перерахунку ПДФО, слід відобразити так:

у графах 3 «Сума нарахованого доходу» та 3а «Сума виплаченого доходу» проставляють суму нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період – IV квартал 2020 р. – з урахуванням донарахованої суми;

– у графах 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» збільшують на суму виявленої недоплати ПЗ з ПДФО.

У бухобліку донарахування ПДФО в разі недоплати відображають проведенням Д-т 661 – К-т 641;

– переплату, виявлену при перерахунку ПДФО, слід відобразити так:

у графах 3 «Сума нарахованого доходу» та 3а «Сума виплаченого доходу» проставляють суму нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період – IV квартал 2020 р. – з урахуванням донарахованої суми;

– у графах 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» на суму переплати зменшують ПЗ з ПДФО.

Якщо для утримання переплаченої суми ПДФО за грудень забракне, то на залишок суми переплати треба буде зменшити графи 4а і 4 форми №1ДФ у наступному звітному кварталі.

У разі перевищення суми переплати, яка виникла за результатами остаточного розрахунку з працівником, над сумою податкового зобов'язання ПКУ не передбачено повернення суми такого перевищення (ЗIР, підкатегорія 103.25).

У бухобліку переплату ПДФО відображають проведенням Д-т 661 – К-т 641 методом «червоне сторно».

У разі якщо виправленню підлягає тільки сума податку, а сума доходу не змінюється, то форму №1ДФ заповнюють таким чином:

– у графах 3а і 3 зазначають суму нарахованого доходу у IV кварталі;

– у графах 4а і 4 дохід збільшують/зменшують на суму недоплати/переплати ПДФО до бюджету внаслідок перерахунку.

А суми військового збору в розділі II форми №1ДФ виправленню не підлягатимуть, бо сума доходу не змінилася – змінилася лише сума ПДФО внаслідок або незастосування ПСП, або застосування ПСП не в тому розмірі, або через лічильну помилку (наприклад, переплутали місцями цифри).

Приклади

Приклад 1 На підприємстві працює сумісник. Унаслідок перевірки правомірності застосування ПСП виявлено, що до доходу працівника не треба було застосовувати ПСП, бо заяву про її застосування він подав і за основним місцем роботи. У зв'язку з такою помилкою роботодавець недоутримав до бюджету ПДФО внаслідок неправомірного застосування ПСП. Така помилка призвела до заниження зобов'язань за цими платежами.

Для виправлення помилки роботодавець повинен здійснити перерахунок сум нарахованих доходів та утриманого податку для визначення правильності оподаткування.

Відносити їх до місяців, за які вони нараховані, і подавати уточнюючі розрахунки не потрібно.

Перерахунок ПСП роботодавець може провести у грудні 2020 року та відобразити результат у формі №1ДФ за IV квартал 2020 року, при цьому:

– у графах 3а і 3 зазначити суму нарахованого доходу у IV кварталі;

– у графах 4а і 4 дохід збільшити на суму недоплати ПДФО до бюджету внаслідок неправомірного застосування ПСП.

Зверніть увагу!

Працівник, який порушив правила застосування ПСП, зокрема подав заяву за кількома місцями отримання доходів чи під час отримання інших доходів, втрачає право на отримання ПСП за всіма місцями отримання доходу починаючи з місяця, в якому мало місце таке порушення, та закінчуючи місяцем, в якому право на застосування ПСП поновлюється.

Відновити право на застосування ПСП платник податку може, подавши заяву про відмову від такої пільги всім роботодавцям із зазначенням місяця, коли відбулося порушення. На підставі чого кожен роботодавець нараховує й утримує відповідну суму недоплати податку та штраф у розмірі 100% суми цієї недоплати за рахунок найближчої виплати доходу такому платнику податку, а у разі коли сума виплати недостатня, – за рахунок наступних виплат. Якщо податковий агент не утримав суму недоплати та/або штрафу за рахунок доходу платника податку, то такі суми включаються до річної податкової декларації платника податку. А право на застосування ПСП поновлюється з податкового місяця, наступного за місяцем, в якому сума такої недоплати та штраф повністю погашаються.

Унаслідок перевірки виявлено помилку в формі №1ДФ, де до доходу працівника було застосовано пільгу (припустімо, застосовано загальний розмір ПСП 50%, розмір якої становить 1051,0 грн), бо його дохід становив менше ніж 2940,00 грн, де сума сплаченого ПДФО до бюджету становила 340,02 грн ((2940,00 - 1051,00) х 18%), і таку саму пільгу застосував інший роботодавець до доходу цього працівника. Сума, яку потрібно було би сплатити, – 529,20 грн (2940,00 х 18%). Після перерахунку сума недоплати ПДФО до бюджету становить 189,18 грн (529,20 - 340,02). Припустімо, загальна сума зарплати працівника, нарахованої за IV квартал, – 9000,00 грн (тобто по 3000,00 грн за місяць), сума ПДФО, утриманого із цього доходу, становитиме 1620,00 грн.

Отже, форму №1ДФ за IV квартал 2020 року з урахуванням виправленої помилки заповнюють таким чином:

– у графах 3а і 3 зазначають суму нарахованого доходу за IV квартал – 9000,00 грн;

– у графах 4а і 4 утриману суму ПДФО збільшують на суму недоплати ПДФО до бюджету внаслідок неправомірного застосування ПСП – 1809,18 грн (1620,00 грн + 189,18 грн);

– у графі 5 проставляють ознаку доходу «101», решту граф не заповнюють.

Приклад 2 Працівник під час оформлення на роботу написав заяву на застосування ПСП у розмірі 100%. Оклад працівника становить 5000,00 грн. Виявлено, що у березні та вересні 2020 р. до доходу працівника забули застосувати ПСП, бо він частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати, у зв'язку з чим виникла переплата ПДФО: 9194,22 (сума ПДФО, яку потрібно було утримати) - 9540,00 (сума ПДФО, яка фактично утримана та перерахована до бюджету) = -345,78 грн (сума переплати ПДФО до бюджету).

Результат перерахунку ПДФО щодо працівника слід відобразити у розділі I форми №1ДФ таким чином:

– у графах 3а і 3 зазначають суму нарахованого доходу за IV квартал – 15000,00 грн (5000,00 грн х 3 міс.);

– у графах 4а і 4 – утриману суму ПДФО зменшено на суму переплати ПДФО до бюджету внаслідок перерахунку – 2354,22 грн ((900,00 грн х 3 міс.) - 345,78 грн);

– у графі 5 – ознаку доходу «101», решту граф не заповнюють.

Таким чином, у зв'язку з перерахунком, за грудень працівник отримає зарплату в сумі: 4370,78 грн (5000,00 грн (оклад за грудень) - 900,00 грн (утриманий ПДФО) + 345,78 грн (сума переплати ПДФО до бюджету) - 75,00 грн (ВЗ)).

Приклад 3 Під час перерахунку суми ПДФО виявлено незастосування ПСП працівниці, яка є одинокою матір'ю трьох дітей віком до 18 років. Зарплата – 7000,00 грн. У період з 24.08.2020 р. до 07.09.2020 р. перебувала на лікарняному.

Загальна сума лікарняних, нарахована у вересні 2020 р., становить 3200,00 грн (умовно), із них на серпень 2020 р. припадає 1200,00 грн, на вересень 2020 р. – 2000,00 грн.

Зарплата за серпень 2020 р. становить 4500,00 грн, за вересень 2020 р. – 4000,00 грн. До доходу працівника застосовується підвищена ПСП згідно з пп. «а» пп. 169.1.3 ПКУ. При цьому граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП, визначається кратно до кількості дітей. Нагадаємо: у 2020 році граничний дохід, що дає право на ПСП, становить 2940,00 грн. Працівниця має трьох неповнолітніх дітей, тому для потреб застосування ПСП її дохід не повинен перевищувати 8820,00 грн (2940,00 грн х 3 дітей). Позаяк зарплата працівниці становить 7000,00 грн, що менше ніж 8820,00 грн, то вона має право на ПСП у розмірі 3153,00 грн (1051,00 грн х 3 дітей).

Розрахунок наведемо в таблиці.

Таблиця

Дані про дохід працівника до прикладу 3

Отже, внаслідок правильного розподілу допомоги з тимчасової втрати працездатності за місяцями нарахування працівниця мала право на застосування ПСП й у вересні 2020 року. Після правильного перерахунку ПДФО виходить, що з працівниці зайво утримано ПДФО у сумі 567,54 грн (8463,06 грн (фактично утримана сума ПДФО) - 7895,52 (сума ПДФО, отримана внаслідок перерахунку).

Результат перерахунку ПДФО щодо працівника слід відобразити у розділі I форми №1ДФ таким чином:

– у графах 3а та 3 зазначають суму нарахованого доходу за IV квартал – у сумі 21000,00 грн (7000,00 грн х 3 міс.);

– у графах 4а та 4 – суму ПДФО з урахуванням виявленої переплати: 1509,84 грн ((692,46 грн х 3 міс.) - 567,54 грн);

– у графі 5 – ознаку доходу «101», решту граф не заповнюють.

Відповідальність

Якщо під час річного перерахунку виникає недоплата ПДФО до бюджету і вона не стягується з оподатковуваного доходу працівника, то до посадових осіб юрособи чи фізособи-підприємця застосовується штраф відповідно до п. 127.1 ПКУ.

Згідно з цим пунктом ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податків платником податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу на користь іншого платника податків, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Ті самі дії, вчинені повторно протягом 1095 днів, – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 50% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Дії, передбачені абз. 1 цього пункту, вчинені протягом 1095 днів утретє та більше, – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 75% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Також у разі непогашення податкових зобов'язань передбачено нарахування пені з розрахунку 100% річних облікової ставки НБУ, що діє на кожен календарний день прострочення у його сплаті (ст. 129 ПКУ).

Нарахування пені починається після закінчення 90 календарних днів, наступних за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов'язання, визначеного податковим агентом під час виплати (нарахування) доходів на користь працівника та/або контролюючим органом під час перевірки податкового агента, і закінчується в день зарахування коштів на рахунок органу, що здійснює казначейське обслуговування бюджетних коштів, та/або в інших випадках погашення грошових зобов'язань (пп. 129.1.3, 129.3.1 та п. 129.9 ПКУ).

«Карантинне» звільнення

З огляду на той факт, що починаючи з 12.03.2020 р. КМУ Постановою №211 запровадив у країні карантин, то відповідно до п. 52-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ за порушення податкового законодавства, вчинені протягом періоду з 1 березня 2020 року до останнього календарного дня місяця (включно), в якому завершується дія карантину, штрафні санкції (в нашому випадку – за подання форми №1ДФ з недостовірними даними) не застосовуватимуться.

Під «карантинні» норми потрапила і пеня. Так, протягом періоду з 1 березня 2020 року до останнього календарного дня місяця (включно), в якому завершується дія карантину, платникам податків не нараховується пеня, а нарахована, але не сплачена за цей період пеня підлягатиме списанню.

Звісно, звільнення від штрафів буде лише в тому разі, якщо на дату подання форми №1ДФ за IV квартал 2020 року все ще діятиме карантин. Забігаючи трохи наперед, звертаємо увагу, що з 1 січня 2021 року в країні можуть запровадити жорсткий карантин, тому звільнення від штрафів можливим є і в лютому 2021 року, коли настане час подавати форму №1ДФ.

А от штрафи, передбачені КУпАП, під «карантинне» звільнення не потрапили. Тож адміністративного штрафу не уникнути.

Крім того, на посадових осіб (юрособи чи фізособу-підприємця) накладається адміністративна відповідальність відповідно до ст. 163-4 КУпАП, якою передбачено, що неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізособі доходів, перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств, установ і організацій (крім випадків, коли таке перерахування дозволено законодавством), неповідомлення або несвоєчасне повідомлення державним податковим інспекціям за встановленою формою відомостей про доходи громадян, – тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян – суб'єктів підприємницької діяльності у розмірі від 2 до 3 н. м. д. г. (від 34,00 грн до 51,00 грн). За повторні дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, – штраф у розмірі від 3 до 5 н. м. д. г. (від 51,00 грн до 85,00 грн).

Але завдяки своєчасному проведенню річного перерахунку ПДФО роботодавці зможуть виправити допущені помилки протягом року без застосування вищезазначених штрафних санкцій, навіть незважаючи на карантинні обмеження в штрафах.