Згідно з п.10 статті 201 Податкового кодексу України (далі - ПК), платник податку – продавець товарів/послуг зобов’язаний надати покупцю податкову накладну після реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – Єдиний реєстр) .
Відповідно до ст. 11 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК :
Реєстрація податкових накладних платниками податку на додану вартість - продавцями в Єдиному реєстрі податкових накладних запроваджується для платників цього податку, у яких сума податку на додану вартість в одній податковій накладній становить:
понад 1 мільйон гривень - з 1 січня 2011 року;
понад 500 тисяч гривень - з 1 квітня 2011 року;
понад 100 тисяч гривень - з 1 липня 2011 року;
понад 10 тисяч гривень - з 1 січня 2012 року.
Податкова накладна, в якій сума податку на додану вартість не перевищує 10 тисяч гривень, не підлягає включенню до Єдиного реєстру податкових накладних. Податкова накладна, виписана при здійсненні операцій з постачання підакцизних товарів та товарів, ввезених на митну територію України, з 1 січня 2012 року підлягає включенню до Єдиного реєстру податкових накладних незалежно від розміру податку на додану вартість в одній податковій накладній.
Послідовність дій при реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі затверджена Постановою Кабінет Міністрів України від 29.12.2010 №1246 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних» (далі Порядок).
Відповідно до п.1 Порядку подання податкової накладної та/або розрахунку коригування Державній податковій службі в електронній формі здійснюється відповідно до Порядку підготовки і подання податкових документів в електронній формі засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженого Державною податковою службою.
Згідно з п.2 Порядку внесення відомостей, що містяться у податковій накладній та/або розрахунку коригування, до Реєстру (далі - реєстрація) здійснюється шляхом подання протягом операційного дня зазначених документів в електронній формі Державній податковій службі з використанням електронного цифрового підпису. Операційний день триває з 0 до 23-ї години.
Пунктом 4 Порядку регламентуються випадки коли не підлягають реєстрації податкові накладні, які не видаються покупцеві та залишаються у продавця в порядку, встановленому Державною податковою службою.
Відповідно до п.5 Порядку продавець складає податкову накладну та/або розрахунок коригування у форматі (відповідно до стандарту), затвердженого Державною податковою службою, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
Після складення податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис посадових осіб платника податку у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
За відсутності у продавця посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис керівника; другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця. Продавець, що є фізичною особою - підприємцем, накладає електронний цифровий підпис у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис фізичної особи - підприємця; другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі, продавець отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає податковому органові за місцем реєстрації посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб продавця накладаються у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування; другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Згідно з п.6 Порядку після накладення електронного цифрового підпису продавець здійснює шифрування податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі та надсилає їх Державній податковій службі засобами телекомунікаційного зв’язку з урахуванням вимог Законів України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний документообіг". Примірник податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі зберігається у продавця.
Пунктом 8 Порядку для підтвердження прийняття податкової накладної та/або розрахунку коригування до реєстрації продавцю видається квитанція в електронній формі у текстовому форматі, у якій зазначаються реквізити зазначених документів, відповідність електронного документа формату (стандарту), затвердженому Державною податковою службою, результати перевірки електронного цифрового підпису, інформація про продавця, дата та час прийняття, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова накладна та/або розрахунок коригування. Квитанція, на яку накладається електронний цифровий підпис Державної податкової служби, підлягає шифруванню та надсилається продавцеві засобами телекомунікаційного зв’язку. Примірник квитанції в електронній формі зберігається в Державній податковій службі.
Тобто, узагальнюючи зазначене можна відмітити:
для реєстрації ПН в Єдиному реєстрі, необхідно дотримуватися порядку формування та подання податкової звітності в електронному вигляді засобами електронного зв’язку, тобто отримати посилені сертифікати відкритих ключів та необхідне програмне забезпечення, укласти договір про визнання електронних документів.
для отримання підтвердження реєстрації ПН в Єдиному реєстрі (для отримання права на подальше віднесення сум ПН до податкового кредиту), необхідно направити запит до ЄРПН в електронному вигляді. Для цього згідно з порядком формування та подання податкової звітності в електронному вигляді засобами електронного зв’язку необхідно отримати посилені сертифікати відкритих ключів та необхідне програмне забезпечення, укласти договір про визнання електронних документів.
В разі формування ПН та Запиту до ЄРПН за допомогою Програмного забезпечення системи формування та подання до органів ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку податкової звітності, податкових накладних та реєстрів податкових накладних в електронному вигляді («Податкова звітність») необхідно ознайомитись та дотримуватись Порядку роботи з програмним забезпеченням по формуванню податкової звітності в електронному вигляді (пункт 15).
Крім того, звертаємо увагу, що з метою створення сприятливих умов для переходу на електронну звітність, а також заощадження часу платників податків, який витрачається на укладання договорів, ДПА України запроваджено новий сервіс для дистанційного укладання договорів щодо подання звітності засобами E-mail.
Процедури формування Договору в електронному вигляді реалізуються акредитованими центрами сертифікації ключів у власному програмному забезпеченні.
Відповідна інформація стосовно адрес телефонів та Е-mail акредитованих центрів сертифікації ключів знаходиться на офіційному сайті Державної податкової адміністрації у м. Києві в банері «Платникам податків про електронну звітність», розділ «Сертифікаційні центри».