Відповідно до пункту 201.4 статті 201 Податкового кодексу України податкова накладна складається в момент виникнення податкових зобов’язань продавця. Водночас згідно з пунктом 15 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 01.11.2011 р. №1379 (далі — Порядок №1379) у разі здійснення постачання товарів/послуг, постачання яких має безперервний або ритмічний характер при постійних зв’язках із покупцем, покупцю може бути виписана зведена податкова накладна виходячи із визначеної у договорі періодичності оплати поставлених товарів/послуг (1 раз на п’ять днів; 1 раз на 10 днів тощо), але не рідше одного разу на місяць і не пізніше останнього дня місяця. При цьому до зведеної податкової накладної обов’язково додається реєстр товаротранспортних накладних чи інших відповідних супроводжувальних документів, згідно з якими здійснено постачання товарів/послуг.
Відповідно до пункту 12 Порядку №1379 до розділу I податкової накладної вносяться дані у розрізі номенклатури постачання товарів/послуг, зокрема: у графі 2 — зазначається дата виникнення податкового зобов’язання у продавця, тобто здійснення будь-якої з подій, що сталася раніше, відповідно до вимог пункту 187.1 статті 187 розділу V ПКУ; у графі 3 — зазначається номенклатура постачання товарів/послуг.
Оскільки зведена податкова накладна виписується виходячи із визначеної у договорі періодичності оплати поставленої продукції, але не рідше одного разу на місяць і не пізніше останнього дня місяця, до зведеної податкової накладної обов’язково додається реєстр товаротранспортних накладних чи інших відповідних супроводжувальних документів, згідно з якими здійснено постачання товарів/послуг.
Відповідно до підпункту 192.1.1 пункту 192.1 статті 192 ПКУ, якщо після постачання товарів/послуг здійснюється будь-яка зміна суми компенсації їх вартості, включаючи наступний за постачанням перегляд цін, перерахунок у випадках повернення товарів особі, яка їх надала, або при поверненні постачальником суми попередньої оплати товарів/послуг, суми податкових зобов’язань та податкового кредиту постачальника та отримувача підлягають відповідному коригуванню. Якщо внаслідок такого перерахунку відбувається зменшення суми компенсації на користь платника податку — постачальника, то:
а) постачальник відповідно зменшує суму податкових зобов’язань за результатами податкового періоду, протягом якого було проведено такий перерахунок, та надсилає отримувачу розрахунок коригування податку;
б) отримувач відповідно зменшує суму податкового кредиту за результатами такого податкового періоду в разі, якщо він зареєстрований як платник податку на дату проведення коригування, а також збільшив податковий кредит у зв’язку з отриманням таких товарів/послуг. Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної виписується в день повернення таких коштів чи товарів за формою згідно з додатком 2 до податкової накладної відповідно до пункту 18 Порядку №1379.
Згідно з пунктом 192.3 статті 192 р. V ПКУ результат перерахунку податкових зобов’язань і податкового кредиту постачальника та отримувача відображається у складі податкової декларації за звітний податковий період, у якому відбувся такий перерахунок.