Згідно з вимогами Податкового кодексу України та Порядком ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних (затверджений наказом Міністерства фінансів України від 17.12.2012 № 1340) реєстр ведеться в електронному вигляді у форматі, затвердженому контролюючим органом, та за власним бажанням платника у паперовому вигляді.
Платники податку щомісяця в строки, що передбачені для подання податкової звітності (календарний місяць), у тому числі для яких встановлено звітний податковий період – квартал, подають органу доходів і зборів копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних за такий період в електронному вигляді.
Згідно із Порядком заповнення і подання податкової звітності з податку на додану вартість (затверджений наказом Міністерства фінансів України від 25.11.11 №1492) податкова декларація з ПДВ подається платником за звітний період незалежно від того, чи провадив такий платник податкову господарську діяльність у звітному періоді.
У складі декларації подаються передбачені додатки (у разі заповнення даних у відповідних рядках декларації) та копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних.
Після подання декларації за звітний (податковий) період платник податку має право до закінчення граничного терміну подання декларації за такий самий період подати нову декларацію з виправленими показниками.
У службовому полі реєстру виданих та отриманих податкових накладних для відмітки про тип декларації (011 - 012) та службовому полі для відмітки про подання податкової декларації з позначкою (рядки 021 - 024) проставляється позначка „Х” у рядку службового поля, яке відповідає типу декларації.
Враховуючи вищевикладене, при поданні платником ПДВ нової звітної податкової декларації з ПДВ, до такої декларації додаються копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних, у рядку 012 „Звітної нової” яких вказується позначка „Х”.