Формою № 1-ПДВ «Реєстраційна заява платника податку на додану вартість» (далі – Реєстраційна заява), затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів України від 16.01.2014 № 26, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 06.02.2014 за № 232/25009, передбачено, що у п. 10 «Відомості про відповідальних осіб платника» вказується прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків або номер та серія паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.
Відповідно до п.п. «б» п. 2.2 р. ІІ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 29.12.2011 за № 1562/20300, реєстраційний номер облікової картки є податковим номером платника податків - фізичної особи.
Тобто, у п. 10 Реєстраційної заяви може бути зазначено відомості лише про фізичну особу.
Згідно із п. 4 ст. 8 р. ІІІ Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 996) для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації:
введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі зголовним бухгалтером;
користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;
самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Таким чином, у полі «Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку» п. 10 Реєстраційної заяви передбачено необхідність вказувати відомості лише про відповідальну особу платника, на яку покладено обов’язок ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Такою особою відповідно до п. 4 ст. 8 р. ІІІ Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» може бути головний бухгалтер, бухгалтер, керівник та власник підприємства.
Якщо ведення бухгалтерського обліку на договірних засадах здійснює інша юридична або фізична особа, поле «Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку» прокреслюється. У такому випадку до Реєстраційної заяви слід додати копію документу, який підтверджує зазначений факт.