Південне міжрегіональне управління ДПС повідомляє, що електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до норм Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VI (далі – ПКУ) (п. 42.6 ст. 42 ПКУ) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557 (далі – Порядок).
Пунктом 48.5 ст. 48 ПКУ визначено, що податкова декларація повинна бути підписана, зокрема, керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.
Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України від 05 жовтня 2017 року №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (пп. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 ПКУ).
Згідно з п. 2 розд. ІІ Порядку платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу КЕП та печатки (за наявності), керуючись Порядком.
Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження (абзац другий п. 42.6 ст. 42 глави 1 розд. ІІ ПКУ).
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку (п. 3 розд. ІІІ Порядку).
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронних підписів усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований або удосконалений електронний підпис керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки (п. 4 розд. ІІІ Порядку). Тобто керівником до контролюючого органу подається Повідомлення на головного бухгалтера з типом підпису – «директор».
Слід зазначити, якщо головного бухгалтера одночасно призначено тимчасово виконувати обов’язки керівника (директора), то при поданні податкової звітності в електронному вигляді електронні підписи юридичної особи накладаються у такому порядку: першим – кваліфікований або удосконалений електронний підпис директора, другим – кваліфікована електронна печатка (за наявності), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, попередньо змінивши, зокрема, в налаштуваннях Електронного кабінету поле «використання підписів».