Замовник підписав акт із затримкою: відображення в бухобліку згідно Закону №996 та податкові наслідки за ПКУ

1. Які зараз діють правила бухгалтерського обліку щодо первинних документів?
2. Що робити, якщо акт передано на підпис замовникові, а він підписав його через два місяці?
3. Варіант 1 (з 1 квітня 2026 року)
4. Варіант 2 (діяв і до 1 квітня 2026 року)
5. Як запізнення із оформленням акта впливає на ПДВ?
6. Чи буде штраф за уточнення декларації з ПДВ?
7. Чи буде штраф за несвоєчасну реєстрацію ПН?

Які зараз діють правила бухгалтерського обліку щодо первинних документів?

Класичний випадок з практики: підприємство виконало роботи або надало послуги замовнику, і треба визнати дохід. Згідно з п. 10 НП(С)БО 15 дохід, пов’язаний із наданням послуг, визнається виходячи зі ступеня завершеності операції з надання послуг на дату балансу, якщо може бути достовірно оцінений результат цієї операції.

У цій та наступних нормах НП(С)БО 15 сказано про послуги, але з погляду обліку поняття послуг включає в тому числі і роботи.

З наведеного зрозуміло: якщо роботи виконано (послуги надано) і договором передбачається, що вони мають бути оплачені, то за ними потрібно визнавати дохід, незалежно від того, чи прийнято такі роботи (послуги) замовником. Тобто юридичний факт прийняття робіт замовником не впливає на відображення операції виконання робіт у бухгалтерському обліку.

Водночас згідно з ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Тобто відобразити дохід від наданих послуг й одночасно заборгованість замовника слід на підставі первинного документа, яким в описаній ситуації є акт приймання-передачі.

Отже, якщо роботи виконано, приміром, у жовтні 2026 року, і цього самого місяця складено акт приймання-передачі, то саме в лютому потрібно відображати операцію з виконання робіт:

Д-т 361 К-т 703.

Що робити, якщо акт передано на підпис замовникові, а він підписав його через два місяці?

В такому випадку у виконавця є два варіанти.

Варіант 1 (з 1 квітня 2026 року)

Завдяки змінам, внесеним до ч. 2 ст. 9 Закону №996 з 1 квітня 2026 року при оформленні первинних документів на надання послуг, виконання робіт або найм (оренду) дозволено не зазначати з боку замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря):

• посаду та прізвище особи, відповідальної за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Аналогічні норми в п. 2.6 Положення №88 були внесені наказом Мінфіну від 02.10.2026 №514. Про це ми розповіли тут.

Відсутність цих реквізитів замовника (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, якщо одночасно виконуються три умови:

1. Такий спрощений порядок документування прямо передбачений договором, укладеним у письмовій формі.
2. Первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди).
3. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

В яких випадках без підпису замовника не обійтися?

Спрощений порядок (оформлення документа лише з підписом виконавця чи орендодавця) не застосовується до документування:

• господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;
• операцій за договорами найму (оренди) державного або комунального майна;
• договорів будівельного підряду та проєктно-вишукувальних робіт;
• договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Отже, якщо ви застосовуєте Варіант 1, то порядок дії має бути наступним.

Крок 1. Перевірте текст договору.

Якщо у чинному договорі зазначено стандартну умову про те, що надання послуг підтверджується двостороннім актом, підписаним обома сторонами, просто прибрати з шаблону акта реквізити замовника не можна. І вам доведеться йти за Варіантом 2 (нижче).

Крок 2. Внесіть зміни до договору (укладіть додаткову угоду).

В змінах слід прямо прописати застосування спрощеного порядку документування відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Крок 3. Можна визнавати дохід і заборгованість замовника.

Якщо в договорі дозволено складати акт без підписання замовником, на підставі такого акту можна визнавати дохід в бухгалтерському обліку.

Варіант 2 (діяв і до 1 квітня 2026 року)

Відповідно до п. 2.5 Положення №88, правилами документообігу (хоча, скоріше, в обліковій політиці) підприємства можна передбачити можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента не отримано первинного документа.

Підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Відповідно до п. 3.4 Положення №88, у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію.

При цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці (за наявності) між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Підтверджує це і лист Мінфіну від 14.12.2021 №41010-06-5/38675.

Отже, в описаній ситуації може бути такий порядок дій:

Крок 1. Створення наказу про правила документообігу

Підприємство затверджує наказом по підприємству правила документообігу, в яких зазначає: якщо акт від замовника не отримано своєчасно, дохід відображається в бухобліку на підставі примірника акта, підписаного тільки представником підприємства-виконавця, з додатковою позначкою такого представника на акті, який передається до бухгалтерії для відображення операції у бухгалтерському обліку в місяці виписування акта. В цих правилах також зазначається, що в разі отримання від замовника підписаного акта в обліку на дату отримання акта від замовника відображається різниця (якщо вона є) між показниками підписаного замовником акта і примірником акта без підпису замовника. Хоча, як правило, такої різниці не буде.

На нашу думку, це можна прописати і в наказі про облікову політику підприємства. Докладно про цей наказ ми розповідали у статті «Наказ про облікову політику підприємства: як його скласти у 2026 році на прикладі від редакції».

Крок 2. Визнання доходу та заборгованості на підставі не підписаного акту

У разі наявності таких правил на підприємстві бухгалтерія проводить акт приймання-передачі робіт (послуг), складений цим підприємством-виконавцем, без підпису замовника. У місяці надання таких послуг або виконання цих робіт.

Крок 3. Отримання підписаного акту

Після того як акт повернеться з підписом замовника, треба буде його звірити з тим, який передавався на підпис – чи не було в нього внесено представниками виконавця і замовника якихось змін? Адже іноді буває і так. Якщо різниця є, то вносимо зміни в облік на цю різницю.

Якщо підприємство-виконавець не дотримається наведених норм Положення №88 та порад Мінфіну, доведеться відображати запізнілий акт у порядку виправлення помилок. Помилку поточного року, яка цього самого року виправляється, відображають у бухгалтерському обліку в місяці надходження акта: Д-т 361 К-т 703. А якщо виправляється помилка минулого року: Д-т 361 К-т 44.

Якщо підприємство є платником податку на прибуток і облікова помилка призвела до помилки в декларації з податку на прибуток, потрібно буде виправляти і показники декларації.

Як запізнення із оформленням акта впливає на ПДВ?

Податкове зобов’язання з ПДВ виникає на дату, яка настає раніше, – дату отримання коштів від наданих послуг чи дату оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку (див. п. 187.1 ПКУ).

Якщо умови договору вимагають підписання акту замовником, не підписаний акт вважається не оформленим.

Але на практиці податківці вимагають визнавати ПЗ з ПДВ датою складання такого акта. Тому якщо акт оформлено, приміром, 31 жовтня 2026 року, то саме на цю дату слід скласти і податкову накладну, яку зареєструвати в ЄРПН.

Податкове зобов’язання з ПДВ за такою податковою накладною потрібно відобразити у декларації з ПДВ за жовтень 2026 року.

Якщо підприємство цього не зробило, воно, на думку ДПС, припустилося помилки, яку потрібно виправити. Незалежно від дати реєстрації податкової накладної (і того, чи буде вона взагалі складена виконавцем та зареєстрована в ЄРПН), треба уточнити показники декларації з ПДВ за жовтень 2026 року і додати до неї дані про обсяг постачання та суму ПДВ за такими послугами.

Чи буде штраф за уточнення декларації з ПДВ?

В мирний час, звісно, що був би, згідно зі ст. 50 ПКУ (так званий «самоштраф»). Але під час воєнного стану «самоштраф» при самостійному виправленні помилок у податковій звітності не застосовується.

Тож не чекайте, доки до вас прийде податкова перевірка – виправляйте помилки самостійно і безоплатно.

Чи буде штраф за несвоєчасну реєстрацію ПН?

А ось тут штраф буде. Докладно про нього ми розповідали у статті «Які штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН та РК до них у 2026 році?».

Відповідно до п. 90 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ щодо ПН, датованих після 16.01.2023, штраф за порушення платником ПДВ граничних строків реєстрації ПН/РК у ЄРПН, передбачених п. 89 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ, встановлюється у таких розмірах:

• до 15 календарних днів – 2% суми ПДВ, зазначеної у таких ПН/РК;
• від 16 до 30 календарних днів – 5% такої суми ПДВ;
• від 31 до 60 календарних днів – 10% такої суми ПДВ;
• від 61 до 365 календарних днів – 15% такої суми ПДВ;
• на 366 і більше календарних днів – 25% такої суми ПДВ.