Чергові зміни у законодавстві з діловодства з вересня 2025 року: що слід врахувати в роботі?

Що варто знати про Постанову №55

Нагадаємо, що Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі – Типова інструкція) затверджено постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі – Постанова №55). З назви цього нормативно-правового акту вже зрозуміло, що положення Типової інструкції є обов’язковими для застосування у діловодстві міністерств та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – органи виконавчої влади).

Також слід відзначити, що Постановою №55 було затверджено ще одну інструкцію – Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, та Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

Постанова №55 зобов’язала органи виконавчої влади привести власні нормативно-правові акти, зокрема про затвердження інструкцій з діловодства для юросіб, що належать до сфери їх управління, у відповідність із цією постановою. А також рекомендувала зробити те саме органам місцевого самоврядування.

Періодично до затверджених Постановою №55 нормативно-правових актів вносяться зміни. Останні такі зміни до Типової інструкції були затверджені Постановою КМУ "Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади" від 25 вересня 2025 р. №1188.(далі – Зміни №1188).

Зокрема, змін зазнали деякі пункти Типової інструкції та додатки 9 – 12 до неї.

Кому потрібно врахувати зміни

Органам виконавчої влади зобов’язані обов’язково привести у відповідність до Змін №1188 власні інструкції з діловодства, а також типові та примірні інструкції з діловодства для юросіб, що належать до сфери їх управління.

Органам місцевого самоврядування рекомендовано зробити те саме з власними інструкціями з діловодства.

Важливо! Інші юрособи не зобов’язані це робити. Водночас, за рішенням керівництва, деякі уточнення можуть бути внесені до чинної інструкції з діловодства у відповідній юрособі. 

Які зміни заслуговують на увагу юросіб?

Насамперед, рекомендуємо звернути увагу на п. 5 Змін №1188, що стосується уточнення біографічних даних працівника у тексті кадрових наказів з додаванням слів «, по батькові (за наявності)».

Оновлений відповідний пункт в інструкції з діловодства можна подати в такій редакції:

«Розпорядча частина наказу з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – його ім’я, по батькові (за наявності) та текст наказу».

Також рекомендуємо звернути увагу на оновлені згідно з п. 7 і 8 Змін №1188 правила оформлення протоколів. 

Зауважимо, що вимоги до оформлення протоколів детально викладені лише в пунктах у п. 106 – 122 Типової інструкції. І ці вимоги варто перенести до інструкції з діловодства в рособі. На жаль, у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), що є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма юрособами, такої деталізації немає. Через це щодо оформлення протоколів виникає багато запитань.

Очікуємо на затвердження уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів

Важлива інформація була додана до Типової інструкції згідно з пп. 2 п. 1 Змін №1188:

«Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін’юстом».

Роз’яснімо, що це означає та чого варто очікувати найближчим часом.

Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства оновлено, а Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України схвалено (протокол від 08.04.2025 №1) Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (далі – Збірник №1). Втім, досі Збірник №1 не оприлюднено на жодному сайті.

І от нарешті Уряд надав Мін’юсту повноваження на затвердження зазначених уніфікованих форм, що зробить ці форми обов’язковими для застосування. Після затвердження Мін’юстом ці форми будуть оприлюднені на офіційному сайті.