Що таке графік відпусток та чим він регламентується?
Графік відпусток – це інформаційно-аналітичний документ, що визначає черговість надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток протягом календарного року.
Складення, погодження й затвердження графіка щорічних відпусток регламентовано у ст. 10 Закону №504, де зазначається, що:
«Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку».
До графіка відпусток необхідно включати всіх працівників юрособи, прийнятих за трудовим договором, у тому числі сумісників, дистанційників (надомників) та працівників, з якими укладено строкові трудові договори. Не включаються лише особи, які працюють за цивільно-правовими договорами, оскільки вони не є працівниками у розумінні трудового законодавства.
Нормативна база, на яку ми будемо посилатись у подальшому – це:
- Закон №504 – Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон №2136 – Закон України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
Чи треба складати графік відпусток ФОПам?
Цей документ є обов’язковим для всіх роботодавців незалежно від форми власності чи кількості працівників, включаючи фізичних осіб-підприємців, що використовують найману працю. Саме так розглядають роботодавців фахівці Держпраці. І взагалі вимагають від ФОПів ведення кадрової документації, про що ми докладно розповідали у цій статті. А відповідне роз'яснення від Держпраці дивіться за цим посиланням.
Тому відпустки працівників ФОПа мають бути оформлені документально так само, як і у юросіб, із графіком відпусток включно. Причому це обов'язково навіть якщо у ФОПа працює лише один або кілька працівників.
Увага, виняток!
Виняток становлять роботодавці, діяльність яких відбувається на територіях активних та можливих бойових дій. Останній Перелік ТОТ та територій бойових дій ви можете знайти за посиланням.
Для цих роботодавців допускається спрощення ведення документації відповідно до ст. 7 Закону №2136. Тобто вони можуть не складати графік відпусток, для них головне – забезпечення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Строки складення й затвердження графіка відпусток
Строки складання графіка відпусток не встановлені жодним чинним нормативно-правовим актом. На практиці цей графік складають у другій половині грудня поточного року і затверджують не пізніше 5 січня наступного року.
Така дата була визначена в п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 №213, що тривалий час зберігала чинність в Україні. Згідно з Законом України від 21.04.2022 №2215‑IX «Про дерадянізацію законодавства України» встановлено, що акти органів управління СРСР (а також УРСР) не застосовуються на території України, за винятком окремих положень, що не суперечать Конституції та Закону про правонаступництво.
Але деякими галузевими нормативними актами встановлені інші строки затвердження графіка відпусток.
Так, наприклад, у п. 29 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників системи органів державної судової адміністрації, підприємств, установ та організації, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, затверджених наказом Державної судової адміністрації України 30.06.2004 №109/04, визначено, що:
«Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується керівником на кожен календарний рік не пізніше 15 січня».
Важливо!
Вважаємо, що роботодавець може самостійно визначити строк затвердження графіка відпусток і зафіксувати його у Правилах внутрішнього трудового розпорядку.
На нашу думку, графік щорічних оплачуваних відпусток на 2026 рік доцільно затвердити не на початку 2026 року, а наприкінці 2025 року, тому що працівники мають повне право на підставі затвердженого графіка оформити відпустку навіть з 1 січня 2026 року.
До того ж вже у січні 2026 року треба буде нараховувати забезпечення (резерв) на оплату відпусток. Але про це ми поговоримо в окремій статті!
Форма графіка відпусток
Законодавством не встановлено типову форму графіка відпусток. Тому кожна юрособа має право скласти цей документ у довільній формі. При цьому потрібно враховувати норми Закону №504 та вимоги Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
Рекомендуємо вам скористатися уніфікованою формою графіка відпусток зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 №1).
Зразок Уніфікованої форми графіка відпусток. (Завантажити >>)
Алгоритм складання та затвердження графіка відпусток
- ЕТАП 1 Опитування працівників у межах структурних підрозділів та узгодження їх пропозицій щодо планування періодів відпочинку
- ЕТАП 2 Збір та узагальнення пропозицій усіх структурних підрозділів про надання відпусток працівникам юрособи
- ЕТАП 3 Розроблення проєкту графіка відпусток кадровою службою (або особою, відповідальною за кадрове діловодство)
- ЕТАП 4 Підписання остаточного варіанту графіка відпусток керівником кадрової служби (або особою, відповідальною за кадрове діловодство)
- ЕТАП 5 Погодження графіка відпусток керівником первинної профспілкової організації (або уповноваженим представником трудового колективу юрособи)
- ЕТАП 6 Затвердження керівником юрособи шляхом проставлення відповідного «Грифу затвердження»
- ЕТАП 7 Ознайомлення зі змістом графіка відпусток усіх працівників юрособи
- ЕТАП 8 Набирання чинності з 1 січня 2025 року
- ЕТАП 9 Внесення змін до графіка у разі звільнення одних і прийняття на роботу нових працівників
Оформлення графіка відпусток на підприємстві
Графік відпусток оформлюють на загальному бланку юрособи або на чистих аркушах паперу формату А4.
Під час оформлення графіка відпусток потрібно враховувати, що:
- повне найменування юрособи у графіку відпусток зазначають відповідно до статуту або положення про юрособу;
- назву виду документа – ГРАФІК ВІДПУСТОК друкують великими літерами напівжирним шрифтом;
- дату і реєстраційний індекс графіка відпусток проставляють у день його затвердження. Реєстраційний індекс графіку відпусток надають за журналом або електронною реєстраційно-моніторинговою карткою, призначеними для реєстрації внутрішніх документів;
- місце складення графіка відпусток має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було його складено;
- у заголовку до тексту графіка відпусток зазначають рік, на який графік відпусток є чинним, наприклад: на 2026 рік;
- текст графіка відпусток оформлюють у вигляді таблиці, що складається з восьми граф;
- підписує графік відпусток керівник кадрової служби (особа, відповідальна за роботу з кадрами в юрособі);
- гриф погодження складається з таких елементів: слова «ПОГОДЖУЮ», що друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника первинної профспілкової організації або уповноваженого представника трудового колективу юрособи, дати погодження;
- після погодження графік відпусток затверджує керівник юрособи. Гриф затвердження складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», що друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника юрособи, дати затвердження;
- відмітка про ознайомлення працівників з графіком відпусток складається з таких елементів: слів «З графіком відпусток ознайомлені:» (друкують без лапок), підписів, власних імен і прізвищ, дат ознайомлення. Цей реквізит дозволяється оформлювати на зворотному боці останнього аркуша графіка відпусток.
У компаніях зі штатної чисельністю понад 50 працівників доцільно замість реквізиту «Відмітка про ознайомлення з документом» передбачити у тексті графіка відпусток додаткову графу «Підпис і дата ознайомлення».
Важливо! Якщо деякі працівники юрособи працюють дистанційно або хворіють чи відсутні на роботі з інших причин, то їх все одно обов’язково потрібно ознайомити з графіком відпусток під підпис. Довести графік відпусток до таких працівників можливо у той спосіб, про який працівник і роботодавець домовилися у трудовому договорі (контракті) – через систему електронного документообігу юрособи, електронну платформу «Вчасно», корпоративну електронну пошту, Viber, Telegram тощо.
Факт ознайомлення у цьому випадку – одержання від працівника повідомлення про ознайомлення з графіком відпусток з датою та підписом (бажано КЕП).
Що має містити графік відпусток
Як було зазначено вище, текст графіка відпусток оформлюють у вигляді таблиці, що складається з восьми граф. У них зазначають:
- Прізвище, ініціали працівника
- Посаду (професію) згідно зі штатним розписом
- Вид відпустки
- Кількість календарних днів
- Період роботи, за який надається відпустка
- Запланований період надання відпустки
- Фактичний період перебування у відпустці
- Примітку (наприклад, для внесення інформації про причину перенесення відпустки, звільнення працівника тощо).
Систематизувати прізвища працівників і робітників у тексті графіка відпусток доцільно насамперед за структурними підрозділами юрособи, а у безструктурних юрособах – за напрямами їх діяльності. Тому відповідно текст графіка відпусток поділяють на розділи, назви яких відповідають найменуванням структурних підрозділів або напрямам діяльності юрособи. У межах кожного розділу систематизувати інформацію на розсуд керівництва можна одним із способів:
- за прізвищами працівників в алфавітному порядку,
- за ієрархією посад від керівника до робітника,
- за періодом запланованих відпусток;
Наприкінці – дві поради від Мінсоцполітики
Поради, щоправда, старі, вони наведені у листі від 25.08.2015 №475/13/116-15, проте й досі можуть стати у пригоді.
Отже:
- Порада 1. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
- Порада 2. Графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня. У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.
Висновки:
1. Графік щорічних оплачуваних відпусток працівників на 2026 рік доцільно скласти та затвердити до кінця грудня 2025 року.
2. Типової форми графіку не існує. Однак при оформленні графіка відпусток доцільно скористатися уніфікованою формою графіка відпусток зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
3. Працівники мають бути ознайомлені з графіком відпусток під підпис (навіть ті, які працюють дистанційно, хворіють чи відсутні на роботі з інших причин).