Журнал реєстрації касових документів: як його складати у 2026 році

1. Нормативна база для роботи із готівкою
2. Хто зобов'язаний вести Журнал та відповідає за його ведення?
3. Вибір форми Журналу та способу ведення
4. Яку форму обрати: №КО-3 чи №КО-3а?
5. Один чи два журнали вести?
6. Правила нумерації касових ордерів
7. Складні випадки: реєстрація ВКО за відомостями
8. Виправлення помилок та анулювання касових ордерів

• Бланк Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
  
  
• Форму Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів наведено у додатку 4 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
  
  
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків. 

Ведення Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (далі – Журнал) – це не просто формальність, а ключовий елемент касової дисципліни, що забезпечує прозорість, контроль та хронологічну послідовність усіх операцій з готівкою на підприємстві. Перше, що ми зазначаємо в касовому документі, – дата і номер. А номер дізнаємося з Журналу! Некоректне ведення цього регістру може призвести до плутанини в обліку та стати причиною штрафних санкцій.

Нормативна база для роботи із готівкою

Основним документом, що регулює роботу з готівкою, є Положення №148. Саме воно встановлює обов'язковість ведення Журналу та затверджує його типові форми: №КО-3 та №КО-3а (додаток 4 до Положення №148).

Хто зобов'язаний вести Журнал та відповідає за його ведення?

Ведення Журналу є обов'язковим для всіх установ та підприємств, які проводять операції з готівкою в національній валюті з оформленням прибуткових (ПКО) та видаткових (ВКО) касових ордерів. Виняток: фізичні особи – підприємці (ФОП) не зобов'язані використовувати касові ордери для оформлення готівкових операцій, а отже, на них не поширюється вимога щодо ведення Журналу реєстрації.

Реєстрацію ПКО та ВКО здійснює бухгалтер або інша відповідальна особа, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів.

Важливо!

Головне правило касової дисципліни: усі без винятку прибуткові та видаткові касові ордери підлягають реєстрації в Журналі до моменту їх передавання в касу підприємства (абз. 1 п. 33 розд. III Положення №148).

Введіть на підприємстві суворе правило: касир не приймає до виконання ордери, на яких відсутня відмітка про реєстрацію в Журналі. Це убезпечить від можливих помилок та зловживань. Тільки після реєстрації ордер вважається повністю оформленим і готовим до виконання. 

Вибір форми Журналу та способу ведення

Журнал можна вести у двох формах (абз. 2 п. 33 розд. III Положення №148):

1. У паперовій формі: Класичний варіант, що передбачає ведення прошнурованого та пронумерованого журналу.
2. В електронній формі: Сучасний підхід з використанням бухгалтерських програм.

Увага!

При веденні Журналу в електронній формі існує важлива вимога: щоденно необхідно формувати та роздруковувати документ «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів». Цей документ є фізичним підтвердженням операцій за день і забезпечує цілісність даних для обліку руху коштів. 

Яку форму обрати: №КО-3 чи №КО-3а?

Рішення про вибір конкретної типової форми приймає керівник підприємства виходячи з потреб обліку.

Один чи два журнали вести?

Незважаючи на те, що Положення №148 вимагає вести Журнал окремо за прибутковими та видатковими операціями, це трактується як вимога про роздільний облік даних, а не про ведення двох фізично окремих журналів. 

Суб'єкт господарювання веде один Журнал, в якому реєструє обидва види ордерів. Форма №КО-3а ідеально реалізує цю вимогу завдяки своїй структурі.

Правила нумерації касових ордерів

Номер касового ордера (ПКО чи ВКО) є унікальним ідентифікатором документа. Щоб уникнути плутанини та повторення номерів, необхідно дотримуватися наскрізної (послідовної) нумерації.

Хоча Положення №148 чітко не регламентує період, з якого має починатися нумерація, на практиці склалися два підходи:

1. Нумерація з початку кожного календарного року. Ордери нумеруються послідовно з №1, починаючи з першого робочого дня року і до останнього. Це найпоширеніший і найнадійніший спосіб.
2. Нумерація з початку кожного календарного місяця. Нумерація починається з №1 на початку місяця і завершується наприкінці.

Важливо!

Порядковий номер запису в Журналі (графа «№з/п») – це внутрішній нумератор рядків самого Журналу. Він не зобов'язаний збігатися з номером касового ордера. Протягом дня можуть бути зареєстровані ПКО №5, ВКО №8, ПКО №6, і в Журналі вони йтимуть за порядком: запис 1, 2, 3.

Покрокова інструкція із заповнення Журналу (на прикладі форми №КО-3а)

Приклад 1. Заповнення Журналу за робочий день

Розглянемо приклад реєстрації різних касових операцій, які відбулися протягом одного дня (наприклад, 25.06.2026):

Заповнений Журнал (форма №КО-3а)

Складні випадки: реєстрація ВКО за відомостями

Це найпоширеніший і найважливіший виняток із загального правила реєстрації.

Суть винятку: ВКО, оформлені на підставі видаткових відомостей (наприклад, для виплати зарплати), реєструються в Журналі лише після фактичного здійснення всіх виплат, зазначених у відомості (абз. 1 п. 33 розд. III Положення №148).

Чому так? Виплата зарплати за відомістю може тривати кілька днів (до 5 робочих днів). ВКО, оформлений на загальну суму, є фінальним документом, що закриває всю операцію.

Зареєструвати його можна лише тоді, коли касир виконав усі необхідні дії:

• Здійснив виплати.
• Поставив відмітку «Депоновано» навпроти прізвищ осіб, які не отримали готівку.
• Підрахував фактично виплачену та депоновану суми.
• Засвідчив відомість своїм підписом.

Приклад 2. Реєстрація в Журналі ВКО за виплаченою та депонованою зарплатою

Виплата зарплати за відомістю №12 тривала з 01.07.2026 по 03.07.2026. Загальна сума за відомістю – 60 000,00 грн. Фактично виплачено – 50 900,00 грн. Сума, що підлягає депонуванню, – 9 100,00 грн.

Дії бухгалтера 03.07.2026 (після завершення виплат):

• Складається ВКО №36 на фактично видану суму 50 900,00 грн.
• Складається ВКО №37 на депоновану суму 9 100,00 грн (для здавання її до банку).
• Обидва ВКО (№36 та №37) реєструються в Журналі одночасно, датою 03.07.2026.

Фрагмент Журналу до прикладу 2

Виправлення помилок та анулювання касових ордерів

Запам’ятайте: виправлення в самих бланках ПКО та ВКО суворо заборонені (абз. 4 п. 32 розд. III Положення №148). Якщо в ордері допущено помилку, його необхідно анулювати та виписати новий.

Анулювання касових ордерів

Якщо зареєстрований ордер не був виконаний в день складання (готівка не отримана/не видана), він втрачає чинність.

1. Повернення ордера: Касир зобов’язаний повернути такий ордер до бухгалтерії.
2. Відмітка в Журналі: Бухгалтер у графі «Примітки» того рядка, де зареєстровано ордер, робить запис, наприклад: «Анульовано. Готівка не видана 01.07.2026».

Виправлення помилок у Журналі

На відміну від ордерів, у самому Журналі, якщо він ведеться в паперовій формі, виправлення допускаються. Для цього використовується коректурний спосіб.

Алгоритм коректурного виправлення:

1. Закреслення: Неправильний текст або цифри закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
2. Проставлення: Над закресленим записом проставляється правильний текст або цифри.
3. Засвідчення: Робиться напис «Виправлено».
4. Дата та підписи: Проставляється дата виправлення та підпис відповідального бухгалтера.

Приклад 3. Виправлення помилки в Журналі

Бухгалтер помилково зареєстрував ВКО №12 на суму 1 200,00 грн, хоча фактична сума видачі становила 1 500,00 грн.

Дії бухгалтера: У графі «Сума» він закреслює число 1 200,00 однією рискою, зверху пише 1 500,00. Наприкінці рядка або в полі «Примітки» робить напис: «Виправлено. 25.05.2026. Бухгалтер (підпис)».

Якщо Журнал ведеться в електронній формі, законодавчо процедуру виправлення не визначено. Рекомендується застосовувати той самий порядок, що й для паперових носіїв, але таке виправлення має супроводжуватися складанням бухгалтерської довідки, яка обґрунтовує зміни.

Про те, що таке бухгалтерська довідка, правила її оформлення та використання згідно роз’яснень Мінфіну - читайте у іншій статті від редакції.