- Бланк Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів наведено у додатку 4 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Ведення Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (далі – Журнал) – це не просто формальність, а ключовий елемент касової дисципліни, що забезпечує прозорість, контроль та хронологічну послідовність усіх операцій з готівкою на підприємстві. Некоректне ведення цього регістру може призвести до плутанини в обліку та стати причиною штрафних санкцій.
Нормативна база та фундаментальні принципи
Основним документом, що регулює роботу з готівкою, є Положення №148. Саме воно встановлює обов'язковість ведення Журналу та затверджує його типові форми: №КО-3 та №КО-3а (додаток 4 до Положення №148).
Хто зобов'язаний вести Журнал та відповідає за його ведення?
Ведення Журналу є обов'язковим для всіх установ та підприємств, які проводять операції з готівкою в національній валюті з оформленням прибуткових (ПКО) та видаткових (ВКО) касових ордерів. Виняток: фізичні особи – підприємці (ФОП) не зобов'язані використовувати касові ордери для оформлення готівкових операцій, а отже, на них не поширюється вимога щодо ведення Журналу реєстрації.
Реєстрацію ПКО та ВКО здійснює бухгалтер або інша відповідальна особа, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів.
Важливо! Головне правило касової дисципліни:
Усі без винятку прибуткові та видаткові касові ордери підлягають реєстрації в Журналі до моменту їх передавання в касу підприємства (абз. 1 п. 33 розд. III Положення №148).
Введіть на підприємстві суворе правило: касир не приймає до виконання ордери, на яких відсутня відмітка про реєстрацію в Журналі. Це убезпечить від можливих помилок та зловживань. Тільки після реєстрації ордер вважається повністю оформленим і готовим до виконання.
Вибір форми Журналу та способу ведення
Журнал можна вести у двох формах (абз. 2 п. 33 розд. III Положення №148):
- У паперовій формі: Класичний варіант, що передбачає ведення прошнурованого та пронумерованого журналу.
- В електронній формі: Сучасний підхід з використанням бухгалтерських програм.
Увага! При веденні Журналу в електронній формі існує важлива вимога: щоденно необхідно формувати та роздруковувати документ «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів». Цей документ є фізичним підтвердженням операцій за день і забезпечує цілісність даних для обліку руху коштів.
Форма №КО-3 чи №КО-3а?
Рішення про вибір конкретної типової форми приймає керівник підприємства виходячи з потреб обліку.
| Критерій | Типова форма №КО-3 | Типова форма №КО-3а |
| Структура | Містить додаткові графи для деталізації надходжень та витрат за двома основними напрямами: «на заробітну плату, премії, стипендії» та «на відрядження та інші цілі» | Більш компактна та універсальна. Має окремі, чітко розмежовані блоки граф для прибуткових (гр. 2-5) та видаткових (гр. 6-9) документів |
| Призначення | Може бути зручною для бюджетних установ, які використовують детальну класифікацію витрат за КЕКВ | Рекомендується для більшості комерційних підприємств, оскільки візуально розділяє облік і не містить надлишкової аналітики, яка часто не потрібна |
Один чи два журнали?
Незважаючи на те, що Положення №148 вимагає вести Журнал окремо за прибутковими та видатковими операціями, це трактується як вимога про роздільний облік даних, а не про ведення двох фізично окремих журналів.
Суб'єкт господарювання веде один Журнал, в якому реєструє обидва види ордерів. Форма №КО-3а ідеально реалізує цю вимогу завдяки своїй структурі.
Правила нумерації касових ордерів
Номер касового ордера (ПКО чи ВКО) є унікальним ідентифікатором документа. Щоб уникнути плутанини та повторення номерів, необхідно дотримуватися наскрізної (послідовної) нумерації.
Хоча Положення №148 чітко не регламентує період, з якого має починатися нумерація, на практиці склалися два підходи:
- Нумерація з початку кожного календарного року. Ордери нумеруються послідовно з №1, починаючи з першого робочого дня року і до останнього. Це найпоширеніший і найнадійніший спосіб.
- Нумерація з початку кожного календарного місяця. Нумерація починається з №1 на початку місяця і завершується наприкінці.
Важливо! Порядковий номер запису в Журналі (графа «№з/п») – це внутрішній нумератор рядків самого Журналу. Він не зобов'язаний збігатися з номером касового ордера. Протягом дня можуть бути зареєстровані ПКО №5, ВКО №8, ПКО №6, і в Журналі вони йтимуть за порядком: запис 1, 2, 3.
Покрокова інструкція із заповнення Журналу (на прикладі форми №КО-3а)
| Графа | Назва реквізиту | Детальний порядок заповнення та рекомендації |
| 1 | №з/п | Проставляється послідовна нумерація рядків Журналу починаючи з «1» і далі (1, 2, 3...) |
| Блок «Прибутковий документ» | ||
| 2 | Дата | Зазначається дата складання ПКО. Ця дата має збігатися з датою фактичного приймання готівки до каси, оскільки операція проводиться тільки в день складання ПКО (абз. 3 п. 32 розд. III Положення №148) |
| 3 | Номер | Вказується порядковий номер ПКО, під яким він виписаний |
| 4 | Сума | Відображається сума готівки, оприбуткованої за цим ПКО |
| 5 | Примітки | Наводиться короткий опис господарської операції, що відбулася (наприклад, «Отримано готівкову виручку», «Повернення підзвітних коштів від Іваненка П.С.»). Також тут проставляється відмітка про анулювання ордера |
| Блок «Видатковий документ» | ||
| 6 | Дата | Зазначається дата складання ВКО. Аналогічно ПКО, вона має збігатися з датою видачі готівки. Виняток: ВКО, оформлені на підставі відомостей, реєструються за датою після здійснення виплат |
| 7 | Номер | Вказується порядковий номер ВКО |
| 8 | Сума | Відображається сума готівки, виданої за цим ВКО |
| 9 | Примітки | Аналогічно графі 5, зазначається короткий опис видаткової операції (наприклад, «Видано під звіт Коваленку Д.С. на відрядження», «Здано готівку до банку») |
Практичний приклад заповнення Журналу за робочий день.
Розглянемо приклад реєстрації різних касових операцій, які відбулися протягом одного дня (наприклад, 02.10.2025):
Заповнений Журнал (форма №КО-3а)
| №з/п | Дата | Прибутковий док. № | Сума | Примітки | Дата | Видатковий док. № | Сума | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | 02.10.25 | 31 | 500,00 | Отримано готівку з банку для виплати авансу на відрядження | ||||
| 2 | 02.10.25 | 02.10.25 | 24 | 3000,00 | Видано аванс на відрядження Петренку Д.С. | |||
| 3 | 02.10.25 | 32 | 5600,00 | Отримано виручку від реалізації продукції | ||||
| 4 | 02.10.25 | 33 | 156,20 | Повернення підзвітних коштів Біленко Д.Ю. | ||||
| 5 | 02.10.25 | 02.10.25 | 25 | 75690,00 | Виплачено зарплату за відомістю №9 | |||
| 6 | 02.10.25 | 02.10.25 | 26 | 5700,00 | Повернено депоновану зарплату до банку | |||
| 7 | 02.10.25 | 02.10.25 | 27 | 5600,00 | Здано виручку від реалізації продукції до банку |
Складні випадки: реєстрація ВКО за відомостями
Це найпоширеніший і найважливіший виняток із загального правила реєстрації.
Суть винятку: ВКО, оформлені на підставі видаткових відомостей (наприклад, для виплати зарплати), реєструються в Журналі лише після фактичного здійснення всіх виплат, зазначених у відомості (абз. 1 п. 33 розд. III Положення №148).
Чому так? Виплата зарплати за відомістю може тривати кілька днів (до 5 робочих днів). ВКО, оформлений на загальну суму, є фінальним документом, що закриває всю операцію. Зареєструвати його можна лише тоді, коли касир виконав усі необхідні дії:
- Здійснив виплати.
- Поставив відмітку «Депоновано» навпроти прізвищ осіб, які не отримали готівку.
- Підрахував фактично виплачену та депоновану суми.
- Засвідчив відомість своїм підписом.
Приклад реєстрації ВКО за виплаченою та депонованою зарплатою. Виплата зарплати за відомістю №12 тривала з 01.10.2025 по 03.10.2025. Загальна сума за відомістю – 60 000,00 грн. Фактично виплачено – 50 900,00 грн. Сума, що підлягає депонуванню, – 9 100,00 грн.
Дії бухгалтера 03.10.2025 (після завершення виплат):
- Складається ВКО №36 на фактично видану суму 50 900,00 грн.
- Складається ВКО №37 на депоновану суму 9 100,00 грн (для здавання її до банку).
- Обидва ВКО (№36 та №37) реєструються в Журналі одночасно, датою 03.10.2025.
Фрагмент Журналу до прикладу 1:
| №з/п | … | Видатковий док. | Примітки |
| Дата | № | ||
| … | … | … | … |
| 45 | 03.10.25 | 36 | |
| 46 | 03.10.25 | 37 |
Виправлення помилок та анулювання ордерів
Запам’ятайте: виправлення в самих бланках ПКО та ВКО суворо заборонені (абз. 4 п. 32 розд. III Положення №148). Якщо в ордері допущено помилку, його необхідно анулювати та виписати новий.
Анулювання касових ордерів
Якщо зареєстрований ордер не був виконаний в день складання (готівка не отримана/не видана), він втрачає чинність.
- Повернення ордера: Касир зобов’язаний повернути такий ордер до бухгалтерії.
- Відмітка в Журналі: Бухгалтер у графі «Примітки» того рядка, де зареєстровано ордер, робить запис: «Анульовано. Готівка не видана 07.10.2025».
Виправлення помилок у Журналі
На відміну від ордерів, у самому Журналі, якщо він ведеться в паперовій формі, виправлення допускаються. Для цього використовується коректурний спосіб.
Алгоритм коректурного виправлення:
- Закреслення: Неправильний текст або цифри закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
- Проставлення: Над закресленим записом проставляється правильний текст або цифри.
- Засвідчення: Робиться напис «Виправлено».
- Дата та підписи: Проставляється дата виправлення та підпис відповідального бухгалтера.
Приклад: Бухгалтер помилково зареєстрував ВКО №12 на суму 1 200,00 грн, хоча фактична сума видачі становила 1 500,00 грн.
Дії бухгалтера: У графі «Сума» він закреслює число 1 200,00 однією рискою, зверху пише 1 500,00. Наприкінці рядка або в полі «Примітки» робить напис: «Виправлено. 07.10.2025. Бухгалтер (підпис)».
Якщо Журнал ведеться в електронній формі, законодавчо процедуру виправлення не визначено. Рекомендується застосовувати той самий порядок, що й для паперових носіїв, але таке виправлення має супроводжуватися складанням бухгалтерської довідки, яка обґрунтовує зміни.