- Форми яких документів було затверджено наказом Мін’юсту №1860/5?
- Де знайти усі 42 примірні форми?
- Для кого нові форми є обов'язковими, а для кого – рекомендованими?
- Чи є штрафи або інша відповідальність за незастосування примірних форм?
- Як адаптувати примірні форми до потреб вашого підприємства?
- Висновки
Форми яких документів було затверджено наказом Мін’юсту №1860/5?
Наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5 (далі – Наказ №1860/5) було затверджено 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи.
До Наказу №1860/5 увійшли:
- 10 форм організаційних документів (додатки 1–10). Серед організаційних документів – структура юрособи, штатний розпис, посадова та робоча інструкції, колективний договір;
- 13 форм розпорядчих документів (додатки 11–23). Групу розпорядчих документів складають накази та розпорядження з основної діяльності юрособи, адміністративно-господарських і кадрових питань;
- 19 форм інформаційно-аналітичних документів (додатки 24–42). До інформаційно-аналітичних документів віднесено акт, протокол, довідку, заяву, доповідну, пояснювальну та службову записки, автобіографію, характеристику, графік відпусток, службовий лист.
До кожної форми наведено короткий опис, що уточнює порядок розташування реквізитів відповідного документа.
Де знайти усі 42 примірні форми?
Про затвердження Наказу №1860/5 ми повідомляли у новині. Там же можна знайти посилання для завантаження усіх примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів з сайту Мінюсту. Також текст наказу з усіма додатками дивіться тут.
А ще ми оперативно розмістили усі ці бланки у нас на сайті, тож ви можете переглянути і завантажити примірні форми та описи до них за цим посиланням.
Для кого нові форми є обов'язковими, а для кого – рекомендованими?
Зауважимо, що неможливо створити типові форми управлінських документів, які були б універсальними для всіх юридичних осіб. Адже слід ураховувати сферу діяльності, форму власності, організаційну структуру юридичної особи, а також особливості організації її документообігу.
Саме з цієї причини Мін'юст затвердив примірні, а не типові форми. Їх можна адаптувати до власної системи документації, вносячи необхідні зміни без порушення вимог законодавства та Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020).
Важливо!
Затверджені Наказом №1860/5 форми мають статус примірних, а тому не є обов'язковими для застосування. До того ж сам Наказ №1860/5 не зареєстрований у Міністерстві юстиції України як нормативно-правовий акт.
Отже, нові форми мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися всіма юридичними особами як основа для розроблення власних форм документів. Можуть використовувати деякі з них за потреби і ФОПи.
Чи є штрафи або інша відповідальність за незастосування примірних форм?
Оскільки Наказом №1860/5 затверджено саме примірні, а не типові чи обов'язкові форми, відповідальності за їх незастосування законодавством не передбачено.
Водночас відповідальність може наставати за порушення вимог законодавства щодо створення, оформлення, виконання та зберігання документів, зокрема у разі:
- відсутності документів, складення яких є обов'язковим відповідно до законодавства (наприклад, графіка відпусток, протоколу загальних зборів трудового колективу, кадрових наказів тощо);
- порушень в оформленні реквізитів, що надають документові юридичної сили (зокрема, дати документа, реєстраційного індексу тощо);
- порушень строків виконання чи зберігання документів.
Важливо!
Переходити на нові примірні форми з 09 липня 2026 року не обов’язково! Роботодавець не несе відповідальності за використання власних форм документів, якщо вони відповідають вимогам законодавства та містять усі необхідні реквізити.
Як адаптувати примірні форми до потреб вашого підприємства?
Відзначимо, що Правила №1000/5 передбачають можливість розроблення власних уніфікованих форм документів та їх об'єднання у збірник (альбом).
Так, у п. 13 глави 1 розділу ІІ Правил №1000/5 зазначено:
«З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.»
На практиці для цього можна використати затверджені Мін'юстом примірні форми як основу для розроблення власних уніфікованих форм документів із трафаретним текстом (див. зразок).
Для початку слід визначити особу або кількох осіб, які будуть займатися підбором й удосконаленням форм документів. Зазвичай таке завдання покладається керівником на працівника, відповідального за діловодство на підприємстві.
Визначеній особі / особам доцільно діяти за таким алгоритмом:
- Завантажити всі 42 примірні форми з офіційного сайту Мін'юсту на комп'ютер відповідальної особи. Не рекомендуємо використовувати примірні форми, розміщені на сторонніх вебресурсах, оскільки вони нерідко мають порушене форматування, містять технічні помилки або не повністю відповідають офіційним оригіналам.
- Проаналізувати завантажені примірні форми, визначити, які з них доцільно використовувати в діяльності підприємства, та перейменувати відібрані файли відповідно до назв видів документів. Наприклад, якщо на підприємстві не розробляють робочі інструкції, то немає потреби створювати й відповідну форму документа.
- Скласти перелік документів, форми яких планується використовувати на підприємстві, та винести його на обговорення з керівництвом і ключовими працівниками (юрисконсультом, кадровиком, бухгалтером тощо).
- Після погодження переліку адаптувати кожну відібрану примірну форму до потреб підприємства. Зокрема, можна одразу зазначити найменування юридичної особи, додати її емблему, уточнити назву посади керівника (директор, генеральний директор, голова правління тощо), а також за потреби внести інші постійні реквізити (див. зразок).
- Упорядкувати власні уніфіковані форми документів у збірник або альбом, затвердити його наказом та запровадити у практичну діяльність підприємства.
- Забезпечити структурні підрозділи підприємства примірниками збірника (альбому) в паперовій та/або електронній формі.
Приклад адаптації примірної форми кадрового наказу про відрядження до потреб конкретного підприємства
Висновки
- Наказом Мін'юсту №1860/5 затверджено 42 примірні форми організаційно-розпорядчих документів.
- Ці примірні форми мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися юридичними особами як основа для розроблення власних форм (шаблонів) документів.
- Відповідальність за незастосування примірних форм законодавством не передбачена. Водночас документи повинні відповідати вимогам законодавства та містити всі обов'язкові реквізити.
- Правила №1000/5 передбачають можливість розроблення власних уніфікованих форм документів та їх об'єднання у збірник (альбом).
- Адаптація примірних форм дає змогу створити власну систему уніфікованих документів з урахуванням особливостей діяльності підприємства.
