Чи можна у 2026 році знищити старі документи, якщо перевірок не було з 2016 р.: роз’яснення ДПС

1. Про що підприємство запитало ДПС?
2. Скільки часу треба зберігати первинні документи?
3. Як зупинявся час для податкових строків під час карантину та воєнного стану?
4. Що каже архівне законодавство про знищення паперів, датованих 2016 роком?
5. Які документи треба зберігати станом на осінь 2026 року, а що можна знищувати?
6. Практичні рекомендації для бізнесу

Коментар до листа ДПС від 09.10.2026 №1166/2/99-00-21-01-01-02 (ситуація 3)

Про що підприємство запитало ДПС?

Існують підприємства, які потрапляють у плани-графіки документальних планових перевірок із постійною регулярністю. Натомість є підприємства, яким щастить значно більше – їх роками податкові органи не перевіряють.

• Якщо планова перевірка підприємства не проводилася, наприклад, з 2016 року, то які документи підприємство повинно зберігати станом на осінь 2026 року, а які навпаки можуть бути знищені?
• Чи зупинявся перебіг строків зберігання документів у період дії карантину та воєнного стану?
• Як це впливає на визначення строків зберігання документів?

ДПС відповіла на ці запитання. Але не варто очікувати на те, що вона сказала щось конкретне: занадто багато нюансів впливає на строки зберігання документів. Тому ДПС лише озвучила ці нюанси. А вони вимагають від бухгалтерів та керівників неабиякої уважності.

Давайте подивимось на норми законодавства і прокоментуємо відповідь ДПС.

Скільки часу треба зберігати первинні документи?

Основою для будь-якого податкового обліку є правило: немає первинного документа – немає підтвердження правильності показників у податковій звітності.

Важливо!

Пункт 44.1 ПКУ зобов’язує платників податків вести облік доходів, витрат та інших податкових показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Формувати показники податкової декларації на власний розсуд заборонено – кожна цифра має бути підтверджена документально.

Як наслідок, документи, які використовувалися для складання податкової звітності, потрібні податківцям для проведення документальної перевірки.

Стандартні мінімальні строки зберігання таких документів визначені п. 44.3 ПКУ і становлять 1095, 1825 або 2555 днів залежно від їхнього типу та призначення. Ці строки пов’язані із базовими строками давності, визначеними п. 102.1 ПКУ – це строки, протягом яких податківці можуть визначити суму податку та застосувати штраф.

Проте ці строки – не фінальні показники. На їх збільшення впливають різні фактори, зокрема, карантин через COVID-19 та воєнний стан в Україні.

Як зупинявся час для податкових строків під час карантину та воєнного стану?

Податківці нагадали, що відбувалося із строками давності у ці періоди:

• Карантинний період (18.03.2020 – 16.03.2022): згідно з п. 52-2 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ перебіг строків давності (а відповідно, і продовження строків зберігання документів згідно з абзацом восьмим п. 44.3) зупинявся на період із 18 березня 2020 року до останнього календарного дня місяця, в якому завершився карантин.
• Воєнний мораторій (24.02.2022 – 31.07.2023):пп. 69.9 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ встановив, що тимчасово – до 1 серпня 2023 року – для платників податків та контролюючих органів зупинявся перебіг строків, визначених податковим законодавством. Окремо пп. 69.36 зупиняє для контролюючих органів та платників податків відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з пп. 69.2-2, 69.35-1 та 69.35-2 підр 10 розд ХХ ПКУ; на період такого зупинення платникам продовжуються і строки зберігання документів.

Зверніть увагу!

Вплив цих періодів на податкові перевірки ми докладно розглянули в статті «Строки давності для перевірок ДПС у 2026 році: за які роки вже не перевірятимуть».

Але вони призвели і до продовження строків зберігання первинних документів на весь період такого зупинення.

Разом з тим, ДПС не розглядає 1 серпня 2023 року єдиною датою поновлення відліку строків давності щодо всіх документальних планових та позапланових перевірок. Тому вважати, що 1 серпня 2023 року стало універсальним стартом для поновлення всіх строків давності, не варто. Визначення строків давності відбувається індивідуально для кожного випадку.

Під час розрахунків строків зберігання документів ДПС рекомендує враховувати такі фактори:

• конкретний податковий (звітний) період;
• тривалість строку давності (ст. 102 ПКУ);
• граничний строк та фактичну дату подання податкової декларації (або уточнюючого розрахунку до неї);
• вид, предмет та підстави проведення перевірки;
• усі періоди, коли перебіг строків відповідно до ПКУ зупинявся та поновлювався у відповідні періоди.

Додатково варто пам'ятати про спеціальні строки зберігання документів.

Наприклад, якщо документи пов'язані з предметом перевірки, процедурою адміністративного оскарження чи судовим розглядом, їх зобов'язані зберігати до закінчення всіх процесів та строків оскарження, але не менше стандартних мінімальних термінів (п. 44.4 ПКУ).

Що каже архівне законодавство про знищення паперів, датованих 2016 роком?

ДПС згадала про архівне законодавство, яке встановлює власні правила зберігання, архівації та знищення документів суб’єкта господарювання.

Пам’ятайте про:

• строки зберігання типових документів (Перелік №578/5). Так, первинні документи й додатки до них (касові, банківські документи, виписки, акти приймання-здавання, накладні, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) зберігаються протягом п'яти років;
• порядок роботи з архівами всередині підприємства (Правила №1000/5).

А ще податківці нагадали про те, що рішення, чи знищити документи, за якими закінчився строк зберігання, підприємство приймає не на власний розсуд.

ДПС нагадала ключове правило архівної справи: забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Тим самим ДПС підкреслює, що навіть якщо всі можливі податкові строки давності минули, документи не можна просто викинути у смітник чи спалити:

• треба залучити експертну комісію для оцінки цінності кожного документа,
• тільки ця комісія може поділити документи на ті, що можна знищити, і ті, які треба продовжувати зберігати в архіві;
• і передача в архів, і знищення первинних документів повинно бути оформлено відповідними актами.

Які документи треба зберігати станом на осінь 2026 року, а що можна знищувати?

ДПС не відповіла на запитання платника податків однозначно. Але, з огляду на її поточний лист та норми ПКУ, спробуємо окреслити часові рамки більш конкретно.

Станом на зараз обов’язково варто зберігати усі документи, щодо яких мінімальний строк зберігання (з урахуванням зупинень) ще не минув. Точна межа залежить від дати подання конкретної звітності, тривалості строку її зберігання (1095/1825/2555 днів) та періодів зупинення, що припали на відлік цього строку. Документи, строк зберігання яких (тоді – 1095 днів) сплив ще до 18.03.2020, під зупинення спливу строк зберігання не потрапили. Для решти документів ТОВ межа залежить від того, чи поновився для нього відлік з 01.08.2023. 

Документи за періоди до 2018 року потенційно можуть бути знищені, якщо:

• минув мінімальний строк за ст. 44 ПКУ та усі періоди зупинення;
• немає інших підстав для збереження (незавершені перевірки/оскарження, суди, ТЦУ, кримінальні провадження тощо);
• проведено експертизу цінності документів;
• не йдеться про окремі довгі строки зберігання документів.

Увага!

У Переліку №578/5 щодо строків зберігання є така примітка «Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення».

Документи з такою приміткою зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе.

Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).

А ще є примітка «Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39-2 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років» – вона теж конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.

Практичні рекомендації для бізнесу

Підсумовуючи роз'яснення податківців, можна сформувати чіткий алгоритм дій для керівників та бухгалтерів компаній:

1. Знищення документів «за давністю років» без проведення їх експертизи заборонене. Навіть якщо минуло багато часу від звітного періоду 2016 року, відсутність перевірки є лише одним із сигналів до очищення архівів.
2. Рахуйте строки щодо кожного документа окремо. Перебіг строків зберігання документів залежить від низки нюансів.
3. Пам'ятайте про суди та спори. Якщо документи стосуються незавершених судових справ, невирішених податкових спорів або підозрілих операцій, тримайте їх стільки, скільки вимагає закон.
4. Перш ніж ухвалити рішення про знищення ліквідацію будь-якого документу, проведіть експертизу цінності документів. Саме експертиза має встановити, які документи можна знищити, а які – залишити на подальше зберігання.
5. Як знищення, так і передачу до архіву на зберігання слід оформити відповідними актами. Наявність акту експертизи та акту про знищення документів на підставі висновку експертів зніме з суб’єкта господарювання всі питання щодо обов’язку зберігати ці первинні документи.