Південне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Одеса) розповідає, що під час припинення діяльності арбітражного керуючого постає практичне і водночас відповідальне запитання: що робити з усіма документами, які накопичились за роки роботи? І тут важливо знати: куди, як і в які строки потрібно передати всі документи. Адже кожна справа, кожен запис – це частина офіційної історії, що має бути збережена належним чином.
Арбітражний керуючий є суб’єктом незалежної професійної діяльності, що підлягає документуванню. Із моменту припинення такої діяльності, з ініціативи особи чи з інших передбачених законодавством підстав, постає питання про зберігання сформованих справ (документів).
Згідно з Правилами ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого, затвердженими наказом Мін’юсту від 10.01.2020 №93/5, особа зобов’язана протягом одного місяця з дати одержання копії наказу Мін’юсту про припинення її діяльності передати справи за описами для подальшого зберігання. Якщо цього строку недостатньо – його можна продовжити на місяць за погодженням із територіальним органом Мін’юсту.
Документи розподіляються таким чином:
- Справи з кадрових питань – передаються до архівної установи органу місцевого самоврядування за місцем знаходження контори (офісу). Якщо такої установи немає – документи подаються до державної архівної установи або архівного відділу міської ради.
- Документи тривалого (понад 10 років) зберігання, ті, строк зберігання яких ще не завершено, а також незавершені справи поточного діловодства – передаються до архіву територіального органу Мін’юсту за місцем знаходження офісу арбітражного керуючого.
Керуючий, чию діяльність припинено, зобов’язаний не тільки передати документи, а й забезпечити їх впорядкування, комплектність і збереження. Це стосується всіх видів документації: з кадрових питань, бухгалтерських реєстрів, фінансової звітності, документів щодо податків і зборів, а також зарплат працівникам, що перебували в трудових відносинах.
Якщо з будь-яких причин арбітражний керуючий відмовляється або не може виконати цей обов’язок – процес передачі бере на себе територіальний орган Мін’юсту. У такому випадку він самостійно передає документи до відповідної архівної установи чи архіву Мін’юсту, складаючи відповідні описи справ та акт про їх вилучення.
Перед переданням справ на зберігання проводиться обов’язкова перевірка формування, оформлення та відповідності справ їх описом або номенклатурі. Цю перевірку здійснює територіальний орган Мін’юсту разом з членами експертної комісії. Перевіряється не лише зміст документів, а й їх фізична наявність.
Усі документи передаються на підставі затверджених описів справ з оформленням акта приймання-передавання. Це фінальна, але обов’язкова ланка у професійній відповідальності арбітражного керуючого, навіть після завершення його повноважень.