Відображення новоприйнятого працівника в Єдиній звітності за липень або 2 кв. 2026 року: поради від редакції

1. Чому важливо саме нове робоче місце, на яке прийняли працівника?
2. Як зазначити створення нового робочого місця в єдиній звітності?
3. Що треба вказати про новоприйнятого працівника в єдиній звітності, якщо робоче місце не є новоствореним?

Правила відображення новоприйнятого працівника з 1 серпня 2026 року не майже не змінилися. Зате змінилася форма Єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: тепер їх дві і вони складаються окремо юрособами та фізособами (ФОП та фізособами, що здійснюють незалежну професійну діяльність).

То як роботодавцям показати в нових формах звітності інформацію про прийняття на роботу в липні (або в наступних місяцях) нового працівника?

Перш ніж відповісти на це питання, треба звернути увагу на саме робоче місце, на яке працевлаштовується такий працівник: воно новостворене чи вже існує давно?

Чому важливо саме нове робоче місце, на яке прийняли працівника?

Знати відповідь на це питання та зазначити відповідні дані в єдиній «зарплатній» звітності важливо, бо в тих, хто створює нові робочі місця, є пільги. І щоб ними скористатися, треба попередити про це ПФУ, який отримає інформацію з єдиної звітності від ДПС в порядку електронного обміну.

Стимулюванню створення нових робочих місць присвячено ст. 27 Закону про зайнятість населення. Вона встановлює дві пільги:

Пільга №1. Для всіх роботодавців, що створюють нові робочі місця

Роботодавцю, який протягом 12 календарних місяців забезпечував створення нових робочих місць, працевлаштовував на них працівників і упродовж цього періоду щомісяця здійснював їм виплату заробітної плати в розмірі не менше ніж три мінімальні заробітні плати за кожну особу (у 2026 році це 25 941 грн), протягом наступних 12 календарних місяців за умови збереження рівня зарплати в розмірі не менше ніж три мінімальні заробітні плати за кожну таку особу щомісяця за рахунок коштів Держбюджету України, компенсуються фактичні витрати у розмірі 50 відсотків суми нарахованого ЄСВ за відповідну особу за місяць, за який він сплачений, у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

Порядок виплати компенсації затверджений постановою КМУ від 18.04.2023 №338. Ми про неї нагадували тут.

Увага!

Цю компенсацію починають платити не одразу, а через 12 календарних місяців після працевлаштування за новим робочим місцем нового працівника. Платять її в розмірі 50% витрат на сплату ЄСВ за такого працівника протягом ще 12 місяців.

Якщо взяти для прикладу ситуацію, коли нове робоче місце було створено і на нього було працевлаштовано працівника у січні 2025 року, та роботодавець дотримався умов щодо оплати праці – то в 2026 році (з січня по грудень) він зможе отримати компенсацію як мінімум 25 941 х 22% х 50% = 2 853,51 грн щомісяця. Чим більша зарплата працівника і чим більше нових робочих місць було створено, тим більша і компенсація.

Але: у разі зменшення штатної чисельності працівників та/або фонду оплати праці роботодавець втрачає право на компенсацію. Тобто, держава уважно слідкує за тим, щоб роботодавці не скорочували штат і не «створювали» потім нові робочі місця штучно, за рахунок відновлення чисельності працівників.

Пільга №2. Для суб’єктів малого підприємництва, які створюють нові робочі місця для безробітних

Суб’єктам малого підприємництва, які працевлаштовують зареєстрованих безробітних строком не менше ніж на 2 роки за направленням територіальних органів центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, на нові робочі місця, компенсуються фактичні витрати у розмірі ЄСВ за відповідну особу за місяць, за який він сплачений. Загальна тривалість виплати компенсації становить 12 місяців.

Хто належить до суб'єктів малого підприємництва?

Раніше те, хто належить до субєктів малого підприємництва, визначала ч. 2 ст. 55 ГКУ. Після скасування ГКУ, цей термін визначає ч. 4 ст. 2 Закону №4196.

Суб’єктами малого підприємництва є:

• фізичні особи, зареєстровані у встановленому законом порядку як фізичні особи – підприємці, у яких середня кількість працівників за звітний період (календарний рік) не перевищує 50 осіб та обсяг річного доходу від будь-якої діяльності не перевищує суму, еквівалентну 10 мільйонам євро, визначену за офіційним курсом гривні щодо іноземних валют, встановленим Національним банком України (середній за звітний період – календарний рік);
• юридичні особи – суб’єкти господарювання незалежно від організаційно-правової форми чи форми власності, у яких середня кількість працівників за звітний період (календарний рік) не перевищує 50 осіб та обсяг річного доходу від будь-якої діяльності не перевищує суму, еквівалентну 10 мільйонам євро, визначену за офіційним курсом гривні щодо іноземних валют, встановленим Національним банком України (середній за звітний період – календарний рік).

Компенсація виплачується за рахунок коштів, передбачених на такі цілі у бюджеті Фонду безробіття та Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю (у разі працевлаштування особи з інвалідністю з числа зареєстрованих безробітних), у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України. І знову, порядок виплати цієї компенсації затверджено постановою КМУ від 18.04.2023 №338.

Процедура виплати компенсації вже вам знайома: створюється нове робоче місце, на нього працевлаштовується працівник (тільки цього разу безробітний за направленням від центру зайнятості) і перші кошти компенсації роботодавець починає отримувати вже через 12 місяців (тільки цього разу протягом наступних 12 місяців компенсується уся сума ЄСВ, сплачена за такого працівника – тобто, сума компенсації в два рази більша).

У разі звільнення працівника, за якого виплачувалася компенсація, до закінчення 2 років, сума виплачених коштів повертається роботодавцем у повному обсязі до Фонду безробіття або Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю залежно від джерела фінансування компенсації!

Уникнути цього можна тільки якщо на це робоче місце роботодавцем працевлаштовано іншого зареєстрованого безробітного за направленням від центру зайнятості, до закінчення потрібних 2 років. Тобто, якщо ваш працівник, що дає вам право на цю пільгу, вирішить звільнитися або ви бажаєте його звільнити – швидко шукайте йому заміну. Центр зайнятості вам в цьому допоможе.

Отже, зміст пільг ми коротко описали, на кого вони поширюються нагадали, тепер давайте розбиратися, як зазначити інформацію про створення нових робочих місць в Єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Як зазначити створення нового робочого місця в єдиній звітності?

Перш за все, наголосимо, що повідомити про створення нового робочого місця в єдиній «зарплатній» звітності треба одразу ж, в місяці його створення (а не тільки тоді, коли ви вже працевлаштували на це місце працівника).

Це робиться не помилково: держава (в особі ПФУ) таким чином дізнається, що роботодавець планує в наступному році отримувати компенсацію ЄСВ за того, кого працевлаштує на це робоче місце. Зазначення інформації про працевлаштування на таке нове робоче місце вже запускає відлік 12 місяців, після сплину яких компенсацію доведеться платити. Таким чином, Фонди мають можливість запланувати відповідне фінансування.

Звідси і вже досить стара логіка заповнення «зарплатної» звітності (якої, на жаль, немає в Порядку заповнення): якщо ви не претендуєте на компенсацію, то можете цю інформацію державі не надавати. На страховий стаж працівника нове чи старе робоче місце, на яке його працевлаштували, не вплине ніяк; ця інформація стосується тільки роботодавця і держави щодо наступної компенсації ЄСВ.

І ще один нюанс – про створення та про працевлаштування за новоствореним робочим місцем ви повідомляєте державу в єдиній звітності лише в одному звітному періоді (відповідно, створення та/або працевлаштування) саме з цієї ж причини. ПФУ зафіксує в себе інформацію про місяць, коли ці події відбулися, і далі про це робоче місце для отримання компенсації можна не нагадувати.

Повідомлення у звітному періоді, в якому ви створили нове робоче місце

В Податковому розрахунку за цей період (місяць у ЮО, квартал у ФОП та фізосіб-«незалежників») треба вказати кількість створених нових робочих місць. Юрособи це роблять у рядку 111, ФОП та фізособи-«незалежники» – у рядку 101 в розрізі місяців.

Повідомлення у звітному періоді, в якому ви працевлаштували працівника на нове робоче місце

Крім іншої інформації про такого працівника (про яку ми розповімо далі), про нього треба зазначити і те, що він працевлаштований саме за новим робочим місцем.

Для цього всі роботодавці, як юрособи, так і самозайняті фізособи, заповнюють графу 24 «Ознака нового робочого місця» в додатку Д1. В ній зазначається 1 – якщо працівника прийнято на нове робоче місце і 0 – якщо місце роботи старе (не новостворене, за яким роботодавець претендує на компенсацію). Втім, цю графу заповнюємо щодо кожного працівника і щомісячно.

А ще в графі 18 додатку Д5 треба вказати дату створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований працівник. Ось ця графа заповнюється тільки в тих звітних періодах, у яких відбулося таке працевлаштування!

Що треба вказати про новоприйнятого працівника в єдиній звітності, якщо робоче місце не є новоствореним?

В самому Податковому розрахунку спеціальних рядків для таких працівників немає. А от у додатках Д5 і 4ДФ треба буде їх виділити. Це стосується усіх роботодавців, які подають єдину «зарплатну» звітність.

В додатку 4ДФ у графі 7 «Дата прийняття на роботу» проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу. Наприклад, якщо дата прийняття – 13 липня 2026 року, то у графі 7 потрібно вказати «13.07.2026».

В додатку Д5 у графі 10 зазначається в такому ж форматі дата початку трудових відносин. Не забудьте вказати і реквізити документу-підстави такого початку у графі 16 додатку Д5. Наприклад, «наказ про прийняття на роботу від 01.07.2026 №145-к».

Решта даних про такого працівника вносяться в загальному порядку.