Відповідно до п. 49.3. ст. 49 глави 2 ПКУ від 2 грудня 2010 року №2755-VІ, зі змінами та доповненнями, податкова декларація подається за вибором платника податків, якщо інше не передбачено ПКУ, в один із таких способів: а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою; б) надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладеного; в) засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Згідно з п. 49.4 ст. 49 глави 2 ПКУ платники податків, що належать до великих та середніх підприємств, подають податкові декларації до органу ДПС в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством. Формою розрахунку податкових зобов’язань щодо сплати консолідованого податку на прибуток підприємства, яка затверджена наказом ДПАУ від 24.01.11 р. №36, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.01.11 р. за №188/18926, передбачено підписи керівника підприємства, головного бухгалтера та керівника філії.
Для подання такого звіту на паперових носіях усі три підписи є обов’язковими. При поданні податкової звітності в електронній формі засобами телекомунікаційного зв’язку з накладанням електронного цифрового підпису слід керуватися Інструкцією з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, яка затверджена наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. №233 «Про подання електронної податкової звітності», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16.04.2008 р. за №320/15011 (далі — Інструкція). Відповідно до п. 7.1 розділу ІІІ Інструкції накладання електронного цифрового підпису здійснюється у такому порядку: першим електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера), другим — електронний цифровий підпис керівника, третім електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
Посилений сертифікат електронного цифрового підпису видається акредитованими центрами сертифікації ключів з прив’язкою Реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта посадової особи до коду ЄДРПОУ організації. Ідентифікація податкової звітності платника податків відбувається за комбінацією Реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта власника підпису і коду ЄДРПОУ організації.
Отже, якщо податкову звітність будуть підписувати посадові особи головного підприємства, для подання звітності в електронній формі відокремленими підрозділами посадовим особам, які мають право підпису, слід отримати електронні цифрові підписи у комбінації з кодом ЄДРПОУ кожного відокремленого підрозділу, а також електронні печатки для кожного відокремленого підрозділу. Порядок накладання електронного цифрового підпису, у т. ч. для розрахунків з консолідованої сплати податку на прибуток, визначено у п. 7.1. розділу ІІІ Інструкції, тобто без електронного цифрового підпису керівника філії. Якщо податкову звітність будуть підписувати посадові особи відокремленого підрозділу, порядок накладання електронного цифрового підпису є таким: першим ставиться електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) відокремленого підрозділу, другим — електронний цифровий підпис керівника відокремленого підрозділу, третім — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки платника податків — відокремленого підрозділу.