Відповідно до Довідника ознак доходів, який наведений у додатку до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. №4 (далі – Порядок), кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки, відображаються у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу «118».
Згідно з п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу України до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України.
При цьому підпунктом 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу України передбачено, що не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 цього кодексу.
Нормами п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.
Відтак в податковому розрахунку за ф. 1 ДФ під ознакою доходу «118» відображаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки.