Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за січень 2025 року: з чого почати?

Почнемо розповідь про те, як роботодавці звітуватимуть з ЄСВ, ПДФО та ВЗ по-новому, із загальних правил. Адже в них ви знайдете відповіді на 50% своїх запитань. Тож топ-5 запитань та відповідей, які ви обов’язково маєте знати, перш ніж починати звітувати. 

Запитання 1: Чому це називається «єдина звітність»?

Тому що раніше (і наші постійні читачі пам’ятають, як це було) треба було подавати звітність з ЄСВ і звітність з ПДФО та ВЗ окремо. Потім ці два звіти поєднали в один. І він отримав назву «єдиної», або подекуди – «об’єднаної» звітності. 

Щоправда, при об’єднанні обіцяли, що скоротиться не лише кількість форм звітів, а і частота їх подання. А насправді не вийшло ані першого, ані другого. 

Форма єдиної звітності (і досі!) містить фактично ту саму інформацію, яка раніше була в окремих звітах. 

А від обіцянки, що єдина звітність буде квартальною, законотворці відступили майже одразу після її запровадження. Адже поруч із квартальною «звітною» формою єдиної звітності існувала так звана «довідкова», яку потрібно було подавати посеред кварталу, щоб працівник міг оформити пенсію або соцвиплати. 

Тепер же, починаючи зі звітного періоду – січень 2025 року, єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ подаватиметься щомісяця! 

Запитання 2: Хто має звітувати?

Єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ подають насамперед податкові агенти. 

Податковим агентом визнається особа, на яку ПКУ покладається обов'язок з обчислення, утримання з доходів, що нараховуються (виплачуються, надаються) платнику, та перерахування податків до відповідного бюджету від імені та за рахунок коштів платника податків (ст. 18 ПКУ). 

Зокрема, податковий агент щодо ПДФО – це (пп. 14.1.180 ПКУ):

• юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ), 
• самозайнята особа (ФОП або фізособа, яка провадить незалежну професійну діяльність), 
• представництво нерезидента – юридичної особи, 
• інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції,

які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення норм ПКУ в порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПКУ. 

Тобто якщо ви нараховуєте/виплачуєте будь-які доходи фізособам, і не обов’язково навіть власним працівникам, ви маєте про це відзвітувати в єдиній звітності. 

А ще єдину звітність мають подавати нотаріуси. І не тільки в тих випадках, коли вони є роботодавцями! Відповідно до п. 172.4, п. 173.4, п. 174.4 ПКУ нотаріус щомісяця в порядку, встановленому розділом ІV ПКУ, подає до контролюючого органу за місцем розташування державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса інформацію про посвідчені ним протягом звітного кварталу договори купівлі-продажу (міни) між фізичними особами, включаючи інформацію про ціну таких договорів та розмір сплаченого ПДФО у розрізі кожного договору.

Але в єдиній звітності відображаються не лише доходи. Вона містить і кадрову інформацію (найбільше її у додатку 5, але деяка зазначається і в додатку 1). 

Тому навіть якщо ви власник юрособи (або ФОП) і складаєте звітність, не маючи статусу працівника, а всі ваші наймані працівники перебувають у відпустці без збереження зарплати – тобто, здається, що немає що декларувати! – подавати єдину звітність все ж таки треба. Адже навіть у такому випадку ви маєте показати, що трудові відносини із цими працівниками тривали. 

Отже, ви повинні подавати єдину звітність, якщо у вас є наймані працівники.  

Звідси і зворотне правило: якщо ви ФОП, який працює сам-один, у вас немає найманих працівників і ви не нараховували/не виплачували доходи стороннім фізособам, вам не потрібно подавати єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ! 

Запитання 3: За якою формою звітувати і коли?

Періодичність подання єдиної звітності ми вже розглянули вище. Тому зараз нагадаємо, що лютий 2025 року є унікальним у цьому сенсі місяцем – у ньому закінчуються граничні строки подання двох єдиних звітностей: 

• 10 лютого – останній день подання єдиної звітності за IV квартал 2024 року. Тобто це останній день, коли можна подати ще стару форму єдиної звітності! 
• 20 лютого – останній день подання єдиної звітності за січень 2025 року. Тобто це останній день, коли можна подати вже нову форму єдиної звітності за січень!

Нову форму єдиної звітності затверджено наказом Мінфіну від 24.01.2025 №39 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року №4». Ним викладено у новій редакції:

1) форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджену наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, з додатками:

• додаток Д1;
• додаток Д2;
• додаток Д3;
• додаток 4ДФ;
• додаток Д5;
• додаток Д6;

2) Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску з додатками:

• Додаток 1. Таблиця відповідності кодів категорій застрахованих осіб та кодів бази нарахування і розмірів єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
• Додаток 2. Довідник ознак доходів фізичних осіб.
• Додаток 3. Довідник кодів підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до закону.

Щоправда, нова форма єдиної звітності набрала чинності лише 6 лютого. Тоді ж податківці розмістили і е-формат нової звітності, про що ми повідомляли тут і тут. 

Запитання 4: Чи обов’язково подавати єдину звітність в е-форматі?

Згідно з оновленим Порядком складання єдиної звітності, її подають в один із таких способів:

• засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги»;
• на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;
• надсилається поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках не перевищує п’яти;
• на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках не перевищує п’яти.

Тобто щодо цього звіту ще залишаються три варіанти, які відповідають духу п. 49.3 ПКУ: можна подавати особисто (або через уповноважену особу, якій для цього знадобиться довіреність і паспорт), можна надіслати поштою (рекомендованим листом, із описом вкладення), а можна надіслати в електронній формі (за допомогою відповідного програмного забезпечення). Щоправда, для паперового варіанта (не важливо, подаєте ви його особисто чи надсилаєте поштою) є суворі обмеження щодо обсягу звіту. А якщо ви подаєте звіт із флешкою, це означає, що ви його зробили в певній програмі, яка сумісна із програмним забезпеченням ДПС, і наклали на нього потрібні електронні підписи. Додайте до цього Інтернет – і який сенс стояти у живій черзі? Це мало сенс для пришвидшення приймання звіту у сиву давнину, але тепер роботодавці та податкові агенти звітують або в паперовій, або в електронній формі. 

Запитання 5: Що буде за неподання єдиної звітності (або подання за застарілою формою)?

Почнемо з другої частини питання. Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ має статус податкової декларації, тож порядок її подання такий самий, як у будь-якої декларації, яку ви подаєте до ДПС. 

Подати декларацію за формою, яка вже не діє, означає, що податківці її не приймуть. В е-форматі це, найчастіше, вже і неможливо: після появи нової форми бланк застарілої форми, як правило, виключається із доступних. Хоча – все буває в нашому житті, тому слід пам’ятати: подавати податкову декларацію (і єдину звітність у тому числі) потрібно за формою, яка є діючою на момент подання (а не за тими форматами, які є доступними) – тобто завжди чекайте на оновлення ПЗ і на свіжі формати звітів. 

Щодо неподання або несвоєчасного подання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ наразі діють штрафи, встановлені п. 119.1 ПКУ: неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.

Причому мораторій на ці штрафи (як карантинний, так і воєнний) вже скасовано. Єдина пільга залишилась у тих платників податків, які не можуть виконувати свої податкові обов’язки (зокрема, і подавати податкову звітність) під час дії воєнного стану (п. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). 

Тож основні правила ми розглянули, а тепер подивимось нову форму звіту.  

Почнемо з основної частини, яка має назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску». Ті, хто складав квартальну єдину звітність, добре знають, як складати цей Податковий розрахунок. Проте нагадаємо правила складання ще раз, із урахуванням внесених змін. 

Заголовна частина Податкового розрахунку

Спочатку ми зазначаємо тип Податкового розрахунку рядки 011 – 013. Коли ми подаємо єдину звітність за певний місяць вперше, то тип завжди «Звітний» (ставимо відмітку «Х» у рядку 011). Якщо ми виявили помилки у вже поданій (і прийнятій ДПС) звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, то подаємо уточнення з відмітками «Х» у рядках 012 або 013. 

«Звітний новий» тип єдиної звітності (рядок 012) складається у разі, якщо помилку виявили до закінчення граничного строку подання такої звітності. Наприклад, якщо помилка була у звіті за січень 2025 року, а виявили її до 20 лютого 2025 року. 

«Уточнюючий» тип єдиної звітності (рядок 013) складається у разі, якщо помилку виявили після закінчення граничного строку подання такої звітності. 

Далі у рядку 02 треба зазначити звітний період, за який подається єдина звітність. Спочатку вказуємо рік (наприклад, 2025), потім місяць (цифрове значення від 1 до 12, тобто за січень це буде 1). Поруч вказуємо і порядковий номер Податкового розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку). Отже, звітний Податковий розрахунок за січень 2025 року, без варіантів, матиме номер 1. А, наприклад, звітний новий Податковий розрахунок, поданий за січень 2025 року, матиме номер 2. Відповідно наступний, вже звітний Податковий розрахунок за лютий 2025 року, матиме номер 3. 

Далі у рядку 03 зазначаємо повне найменування юридичної особи або прізвище (за наявності), ім’я, по батькові (за наявності) самозайнятої фізособи згідно з реєстраційними даними. Інвестори (оператори) за угодою про розподіл продукції зазначають дату і номер договору (угоди). 

Зверніть увагу! Рядок 03 має кілька службових рядків для ідентифікації особи, яка або за яку подається єдина звітність. Для зручності ми навели їх у таблиці 1. 

Таблиця 1. Що зазначається в рядках 031 – 036 заголовної частини Податкового розрахунку?

У рядку 04 вказуємо власну податкову адресу, не забуваємо про поштовий індекс, а також контактні телефони та адресу електронної поштової скриньки.

У рядку 05 зазначаємо найменування органу ДПС, до якого ви подаєте єдину звітність. 

Рядок 06 є важливим – у ньому зазначається інформація про наявність у звітності додатків. Здебільшого додатки у складі єдиної звітності надаються. Тому в цьому рядку треба проставити відмітку «Х» – вона означатиме саме наявність додатків. А поруч вказується кількість аркушів додатків. Навпроти додатків, які не подаються, проставляється відмітка:

• на паперових носіях – прочерки;
• в електронній формі – поле залишається незаповненим. 

Далі знов продовжуємо ідентифікацію особи, яка подає єдину звітність. 

У рядку 07 – зазначається код основного виду економічної діяльності, він заповнюється згідно з класифікацією видів економічної діяльності ДК 009:2010.

У рядку 08 – зазначається клас професійного ризику виробництва роботодавця (у разі подання звітності за період до 01 січня 2016 року). 

Зверніть увагу! Виправлення будь-яких помилок будь-яких минулих звітних періодів, в тому числі подання звітів за старі періоди, коли ви не відзвітували, тепер здійснюється лише за новою місячною формою єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Саме для цього в ній ви можете зустріти реквізити, які не потрібні для складання поточного звіту, але необхідні для звітування або уточнення звітності попередніх років (такі, як клас професійного ризику, наприклад). 

У службових рядках рядка 09 позначкою «Х» зазначаються відповідні ознаки особи, яка подає єдину звітність:

• 091 – роботодавець, якщо Розрахунок подається юридичною особою або фізичною особою – підприємцем, що використовує працю найманих працівників;
• 092 – бюджетна установа;
• 093 – підприємство, організація всеукраїнської громадської організації осіб з інвалідністю, зокрема Українського товариства глухих та Українського товариства сліпих (далі – УТОГ та УТОС);
• 094 – підприємство, організація громадської організації осіб з інвалідністю;
• 095 – резидент Дія Сіті. 

А от далі починається вже статистика щодо працівників, які працюють на такого роботодавця: 

• рядок 101 – середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, у тому числі:
• рядок 101.1 – працівників, яким відповідно до чинного закону встановлено інвалідність;
• рядок 101.2 – працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню;
• рядок 102 – облікова кількість штатних працівників;
• рядок 103 – кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення); рядок 104 – кількість застрахованих осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення;
• рядок 105 – кількість застрахованих осіб у звітному періоді з числа непрацюючих інших з подружжя працівників дипломатичної служби, яким нараховано єдиний внесок;
• рядок 106 – жінок;
• рядок 107 – чоловіків;
• рядок 108 – кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.

Мінфін, попри затвердження нової редакції Порядку складання єдиної звітності, знову не навів чітких критеріїв, як заповнювати ці службові рядки рядка 10. Щоправда, вони перекочували з попередньої форми звіту, тож правила їх заповнення (хоч і не визначені чітко) не змінилися. 

Зокрема, в рядку 101 ми зазначаємо середньооблікову кількість штатних працівників. Вона визначається за правилами, встановленими Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженої постановою КМУ від 28.09.2005 №286 (читаємо уважно розділ 3 цієї Інструкції). 

Середньооблікову кількість не слід плутати з обліковою кількістю штатних працівників (рядок 102). Вона визначається згідно з розділом 2 зазначеної Інструкції. Проте Інструкція каже, що цей показник визначається на «певну дату звітного періоду, наприклад на перше або останнє число місяця». А якою є ця певна дата, не сказано навіть у ЗІР. ПФУ свого часу теж давав суперечливі поради. Тож яку з цих дат використовувати, фактично вирішує сам роботодавець. 

Якщо ви претендуєте на компенсацію ЄСВ за новоствореними робочими місцями – не забудьте зазначити їх у рядку 108. Показувати ці дані слід у місяці створення нової посади, – в наступних звітних періодах дублювати ці дані не потрібно. 

Таблична частина Податкового розрахунку

Так ми її називаємо умовно, тому що раніше попередні дані наводились просто у рядках, а далі вже йшла таблиця із зарплатними даними. Тепер, коли вся форма має вигляд таблиці, ми говоримо про складання Податкового розрахунку починаючи з Розділу І. 

У Розділі І ми вказуємо доходи, які нараховувались фізособам у звітному місяці. 

Зверніть увагу! Виплата доходів зазначається в єдиній звітності лише в додатку 4ДФ. Отже, в Податковому розрахунку та в інших додатках ви цієї інформації не побачите! 

У Розділі І традиційно зазначаються:

• зарплата, лікарняні та декретні, винагорода за договорами ЦПХ, у фактично нарахованому розмірі (рядок 1). Ті самі доходи, але окремо за їх видами (рядки 1.1 – 1.6.3);
• ті самі доходи, але в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Нагадаємо, що протягом усього 2025 року ця величина становить 160 000 грн. Вони відображаються в рядках 2.1 – 2.6.3 у розрізі ставок ЄСВ і загальною сумою в рядку 2. Там же, у рядку 2.5 відображається так звана «додаткова база нарахування єдиного внеску» – це різниця між розміром нарахованого працівнику місячного доходу (зарплатою, лікарняними, декретними) та мінімальним розміром заробітної плати в такому місяці (у 2025 році МЗП становить 8000 грн.) Цей рядок заповнюють лише роботодавці за основним місцем роботи працівника в разі необхідності зробити доплату до мінімального страхового внеску. Тому ставка ЄСВ для цього рядка завжди 22% (за осіб з інвалідністю така доплата не здійснюється);
• саму суму нарахованого ЄСВ показуємо в рядку 3 (загальна сума) і в службових рядках 3.1 – 3.67.3. Наприклад, звичайний ЄСВ, нарахований на зарплату за ставкою 22% (з рядка 2.1), показуємо в рядку 3.1. А доплату до мінімального страхового внеску – в рядку 3.5. 

Рядки 4, 5 та 6 (з їхніми службовими рядками) Розділу І заповнюють не всі роботодавці! А лише ті, які бажають виправити помилки минулих звітних періодів. Про їх заповнення та про виправлення помилок в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ ми поговоримо в окремій статті. 

Якщо ви жодних помилок виправити не бажаєте, то після рядка 3 переходите одразу до рядка 7. У ньому зазначається загальна сума нарахованого за звітний місяць ЄСВ. Тобто у вашому випадку значення рядків 3 та 7 буде однаковим. 

Розділ ІІ має назву «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги військовослужбовцям-жінкам у зв’язку з вагітністю та пологами (крім військовослужбовців строкової військової служби)». З назви очевидно, що звичайних роботодавців він не стосується і ними не заповнюється (в паперовій формі звіту ставимо прочерки). Тож зараз ми його не розглядаємо, зазначимо лише, що докладно про його заповнення говорить п. 3 розд. ІІІ Порядку складання єдиної звітності. 

З Розділом ІІІ «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків-вихователів та прийомних батьків» та сама історія. Його складають лише управління праці та соціального захисту населення або виконавчі органи місцевих рад, про нарахування та сплату ЄСВ (із грошового забезпечення) за патронатних вихователів, батьків-вихователів дитячих будинків сімейного типу, прийомних батьків, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до закону. 

Звичайних роботодавців цей розділ не стосується, тому зараз ми його не розглядаємо. Але зазначимо, що докладно про його заповнення говорить п. 4 розд. ІІІ Порядку складання єдиної звітності.

Наприкінці Податкового розрахунку зазначається:

• інформація про доповнення в довільній формі, яке можна подати з будь-якою податковою декларацією згідно з п. 46.4 ПКУ. Доповнень може бути і кілька, тому зазначається номер такого доповнення і його зміст;
• дата подання єдиної звітності у цифровому форматі (оскільки Податковий розрахунок і його додатки та доповнення подаються разом, то для всіх них дата подання буде однаковою). Наприклад «20.02.2025»;
• інформація про осіб, які підписують єдину звітність – окремо про керівника та про головного бухгалтера. Якщо єдину звітність подає самозайнята особа, то вона розписується в рядку, призначеному для підпису керівника. 

Зверніть увагу! У разі коли штатним розписом не передбачено посаду головного бухгалтера, а ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації здійснюється безпосередньо керівником, то така податкова декларація підписується лише у графі «керівник», а у графі «головний бухгалтер» проставляється прочерк. Однак така форма підпису податкової декларації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах («ЗІР», категорія консультації 129.02). 

Як скласти додатки до Податкового розрахунку, ми розглянемо у наступній статті.