Податковий облік з ПДВ ведеться у Microsoft Dynamics NAV у розділі «Фінансовий менеджмент», у підрозділі «Податковий облік».
Але оскільки як виписані, так і отримані податкові накладні (і розрахунки коригувань до них) тісно пов’язані з господарськими операціями з товарами, послугами, необоротними активами, побачити такі податкові документи можна і шляхом переходу з прибуткових та поворотних накладних, актів тощо.
Створюються як вхідні, так і вихідні податкові накладні у Microsoft Dynamics NAV трьома способами:
— вручну;
— автоматично (при зазначенні потрібних параметрів у налаштуваннях);
— шляхом імпорту до нього з ЄРПН.
Безумовно, для того щоб при автоматичному створенні податкові накладні та розрахунки коригувань до них були складені програмним продуктом правильно, треба зробити правильні налаштування і заповнити картки контрагентів (покупців та постачальників), наприклад уточнити, чи є вони платниками ПДВ, чи ні.
Крім того, оскільки в обліку слід відображати тільки зареєстровані в ЄРПН вхідні податкові накладні (точніше, суму ПДВ з них), то при створенні таких вхідних податкових накладних вручну й автоматично слід звірити дані з реєстру в Microsoft Dynamics NAV із даними ЄРПН. Не зайвою буде така процедура і для вихідних податкових накладних, аби переконатися, що всі вони були не тільки створені, а й зареєстровані в ЄРПН.
За словами Таїсії Бондар, операційного директора компанії «Інновер», функціональність ERP-системи Microsoft Dynamics NAV дозволяє реалізувати процес роботи з податковими накладними по-різному. «Кожен із наших клієнтів обирає найбільш прийнятний варіант, який залежить і від розміру компанії, від обсягу документообігу, і від того, як на підприємстві побудовано процес роботи з податковими накладними. Наприклад, один із наших клієнтів обрав такий варіант роботи з податковими накладними: у Microsoft Dynamics NAV щодня імпортуються вхідні ПН із ЄРПН, а вихідні, які формуються автоматично в Microsoft Dynamics NAV, експортуються в ЄРПН».
Оскільки Microsoft Dynamics NAV дозволяє не лише вести облік, а й створювати первинні документи, від замовлення до накладних, актів тощо, то помилитися з датою, коли має бути виписана податкова накладна чи розрахунок коригування, важко.
Але якщо з якоїсь причини операції відображаються в програмному продукті не в хронологічному порядку (пізніше, ніж була проведена операція), можливими є два варіанти:
- якщо за господарськими операціями вже були складені податкові накладні, але вони не були проведені в обліку (за ними ще не були сформовані проведення) і не були зареєстровані в ЄРПН, такі податкові накладні можна переформувати. Робиться це в режимі «Правки», в розділі «ПДВ періоди», командою «Переформувати ПН за період». Таке переформовування є можливим як щодо конкретних покупців, так і за певний період;
- якщо податкові вже були зареєстровані в ЄРПН, то просто переформувати їх не вийде. Вони повинні бути проведені в обліку (ПДВ-період у програмному продукті до певної дати закривається), а помилки в них (у тому числі щодо надміру виписаних податкових накладних) мають бути виправлені шляхом складання розрахунків коригування до них.
Розгляньмо, як відображаються вхідні та вихідні суми ПДВ у Microsoft Dynamics NAV, докладніше на прикладах.
Податковий кредит
Податковий кредит з ПДВ виникає у зв’язку з купівлею товарів, послуг, необоротних активів. При їх придбанні спочатку складається замовлення, а при отриманні — прибуткова накладна (акт).
Після реєстрації постачальником в ЄРПН у програмному продукті з’являється і податкова накладна.
Імпортується в Microsoft Dynamics NAV така податкова накладна в розділі «Фінансовий менеджмент», у підрозділі «Податковий облік»/«Дані з ЄРПН». Такий імпорт передбачає передачу двох видів даних — самої податкової накладної («Імпортувати XML») і квитанції про її реєстрацію («Імпортувати DBF»). Це дозволяє (як видно з малюнка) бачити не лише вміст вхідної податкової накладної, а й дату її складання та реєстрації, а також строк між цими датами.
Далі вже — справа техніки і вибору самого платника податків. Адже на сьогодні він має право включити до податкового кредиту суму ПДВ, підтверджену податковою накладною, протягом 365 днів з дати її складання. А якщо строки реєстрації податкової накладної порушено, то таке право виникає у покупця не раніше місяця, в якому така податкова накладна зареєстрована в ЄРПН. І якщо останній момент Microsoft Dynamics NAV автоматично контролює, то вибір, в якому місяці скористатися правом на податковий кредит, робить сам платник податків (або, точніше, його бухгалтер). І це теж видно у податковій накладній («Поч. дата ПДВ періоду»).
Якщо відбувається повернення товару (передоплати, зміна ціни), то, згідно з п. 192.1 ПКУ, постачальник виписує розрахунок коригування до податкової накладної. Після його реєстрації в ЄРПН він також потрапляє до програмного продукту.
Податкове зобов’язання
Податкове зобов’язання з ПДВ виникає у зв’язку з постачанням товарів, послуг, необоротних активів. Спочатку складається замовлення, на підставі якого складається накладна (акт).
Податкова накладна на таке постачання, як зазначалося вище, формується автоматично і виглядає так.
Повернення товарів оформляється поворотною накладною, складання якої спричинюється до створення розрахунку коригування до податкової накладної.
Експорт складених податкових накладних та розрахунків коригування до програми, яка реєструє їх в ЄРПН, здійснюється так: у розділі «Фінансовий менеджмент» у підрозділі «Податковий облік» вибирається одна з команд (див. малюнок вище):
- «Податкова накладна (Export XML)»;
- «ПН Додаток 2 (Export XML)».
Таким чином, ви створюєте файл у форматі XML, зберігаєте його та передаєте до відповідної програми.
Складання декларації
Отже, первинні податкові документи складено, проведено в обліку та зареєстровано.
Перевірити правильність нарахування податкових зобов’язань та податкового кредиту можна, склавши оборотні відомості за контрагентами (постачальниками і покупцями).
Далі треба скласти податкову декларацію.
Але якщо в частині зареєстрованих податкових накладних програма і може скласти перший розділ декларації, то які податкові накладні включити до податкового кредиту, а які відкласти на наступні звітні періоди, вирішує сам платник податків. Тому для складання декларації формується спеціальний файл у форматі XML «Реєстр ПН».
До нього входять документи, що формують податкове зобов’язання та податковий кредит звітного періоду, за який він складається. За вихідними податковими накладними він формується за датою складання. За вхідними податковими накладними — за період, який був зазначений платником податків як той, в якому така податкова накладна обліковується. За потреби внести зміни файл можна сформувати заново і, навіть якщо він був експортований, замінити його на оновлений.
А далі на підставі такого файлу в програмі, що дозволяє подавати декларацію, формується сама декларація з ПДВ за звітний період, що перевіряється, підписується ЕЦП та надсилається до органу ДФС.
Висновки. Виходячи з розглянутого, Microsoft Dynamics NAV створює все необхідне для формування податкової декларації з ПДВ у програмі, яка надсилає податкову звітність до органів ДФС. Microsoft Dynamics NAV дозволяє створити файл із податковими накладними у форматі XML, який експортується в таку програму і на підставі якого формується декларація з ПДВ.
Можлива і зворотна операція. Для того щоб внести до Microsoft Dynamics NAV дані про податкові накладні, створені постачальниками і зареєстровані в ЄРПН, відбувається імпорт таких податкових накладних.
Завдяки сучасному інтерфейсу та швидкості обробки і передачі інформації здійснюються обидві ці операції швидко й ефективно.
ERP-система (система управління ресурсами підприємства) Microsoft Dynamics NAV орієнтована на спільну роботу з будь-яким програмним забезпеченням, за допомогою якого на сьогодні платники ПДВ реєструють податкові накладні та подають декларацію з ПДВ.
Це, а також автоматизація облікових процесів, дозволяє швидко та правильно вести податковий облік з ПДВ, своєчасно складати, реєструвати і відображати в обліку податкові документи, на підставі яких за декілька хвилин можна скласти і подати контролюючому органу звітність з ПДВ.