Результати ведення бухгалтерського та податкового обліку підприємство відображає у фінансовій звітності. Але, крім регламентованих форм, які подаються до органів статистики та ДФС, підприємству може бути необхідно складати внутрішні звіти для прийняття управлінських рішень. Які можливості для складання фінансової й управлінської звітності надає Microsoft Dynamics NAV, — розглянемо в статті.
Складання регламентованих фінзвітів
Нагадаємо, що на сьогодні положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку встановлено два типи фінзвітності:
- фінансовий звіт малого підприємства (його форми затверджені П(С)БО 25);
- фінансовий звіт, який подають ті підприємства, що не відповідають критеріям малих підприємств (його форми затверджені НП(С)БО 1).
Такі форми звітності обов'язково подаються до органів управління статистики (щороку або щокварталу, залежно від типу підприємства). Також така фінзвітність подається до органів ДФС разом із декларацією з податку на прибуток (за правилами, встановленими п. 46.2 ПКУ). Ну і, звичайно, в разі потреби таку фінзвітність підприємство надає всім іншим особам, які мають право її зажадати: банкам для отримання кредиту, засновникам та акціонерам, правоохоронним органам тощо.
Регламентовані, тобто встановлені державою, форми фінансової звітності є «обличчям» підприємства. Тому не дивно, що програмний продукт, призначений для ведення бухгалтерського обліку, насамперед повинен дозволяти швидко, легко та правильно складати саме такий тип звітності.
Як це відбувається у Microsoft Dynamics NAV:
- за адресою Підрозділи/Фінансовий менеджмент/Періодичні операції/Фінансовий рік задаємо команду «Закрити рахунок Приб./Збит. (Укр.)». При цьому закриваються на рахунок 79 «Фінансові результати» рахунку доходів (7 клас рахунків) і витрат (8 та/або 9 клас рахунків), а сам рахунок 79 закривається в кореспонденції з рахунком 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки);
- за адресою Підрозділи/Фінансовий менеджмент/Головна книга/Аналіз і звітність/Регламентні звіти виконуємо завдання «Сформувати дані звіту» для відповідних форм звітності.
Те, за який період і з якими параметрами буде сформовано фінзвітність унаслідок виконання цієї команди, зазначаємо в налаштуваннях запущеного завдання.
Для заповнення кожної з форм фінансової звітності здійснюється відповідне налаштування того, як і в якому вигляді подати дані у звіті. Налаштування передбачає створення формул, суми з яких рахунків повинні потрапляти до конкретної статті звіту. Налаштування здійснюється один раз і не потребує спеціальних технічних знань. Іншими словами, якщо до регламентованих форм на законодавчому рівні будуть внесені зміни, бухгалтеру не доведеться чекати допомоги — він зможе сам змінити формулу, і звіт буде вивантажений у необхідному форматі.
З Microsoft Dynamics NAV створена фінзвітність може бути роздрукована, а також експортована у програму, що дозволяє надіслати її адресатові (органи статистики і ДФС). У розділі «Регламентні звіти»:
- для перегляду звітів вибираємо команду «Огляд»;
- для роздрукування звітів вибираємо команду «Експорт в Excel» (в цьому разі програма створить файл, який можна буде зберегти, пересилати, переглядати і звітність в якому можна буде роздрукувати);
- для експорту звіту вибираємо команду «Експортувати електронний файл» (при цьому створюється файл у форматі XML, який можна буде імпортувати у програму, що дозволяє подавати звітність).
Ось так швидко і просто формується така фінансова звітність.
Для перевірки правильності її складання можна за адресою Підрозділи/Фінансовий менеджмент/Головна книга/Операційна бух. звітність сформувати як оборотно-сальдову відомість, так і аналіз руху за кожним рахунком.
Є ще один спосіб перевірки — можливо, він видасться вам зручнішим. У Microsoft Dynamics NAV, звичайно, подано План рахунків бухгалтерського обліку. Він, як у більшості бухгалтерських програм, може змінюватися самим користувачем (наприклад, з метою додавання аналітичного субрахунку). Але в Microsoft Dynamics NAV План рахунків — це не просто довідник. Крім номера та назви рахунку, користувач може побачити в ньому рухи і залишки за кожним рахунком (за потреби — і за субрахунками кожного рахунку). Період, за який потрібна така інформація, можна задати тут само. А з кожної цифри за дебетовим і кредитовим оборотом за такими рахунками можна вийти (одним натисненням кнопки) до переліку документів, які такий оборот сформували, і далі зайти до кожного такого документа, щоб побачити суть проведених операцій.
Складання управлінських (аналітичних) звітів
Створення регламентованої звітності — це просто, бо форми такої звітності і принципи її складання затверджені вже наявними бухгалтерськими стандартами.
А ось якщо керівникові доведеться проаналізувати конкретну ситуацію, вплив на діяльність підприємства багатьох, в тому числі неочевидних, чинників, — і форму звіту, і його параметри слід буде розробляти самостійно. І в Microsoft Dynamics NAV усе необхідне для цього є! Причому в більшості випадків розроблення як таке не потрібне — користувач може виконати необхідні налаштування в системі самостійно.
Для наочності результати такого звіту можуть бути перетворені у графіки або діаграми, але, як правило, користувачі аналітичних звітів вважають за краще працювати з таблицями.
Для складання управлінської (а іноді і фінансової) звітності часто є потреба, крім синтетичних рахунків бухгалтерського обліку, використовувати додаткові аналітичні ознаки, в розрізі яких можна надалі збирати й обробляти необхідну інформацію про господарську діяльність підприємства.
У Microsoft Dynamics NAV роль таких аналітичних ознак відіграють виміри (назва виникла від перекладу англійського терміну dimension). Усі види таких вимірів, що використовуються в програмі, розміщені за адресою /Підрозділи/Фінансовий менеджмент/Адміністрування/Виміри.
Виміри можуть вводиться користувачем, якому надано таке право, самостійно, без участі консультантів системі.
Операційний директор «Інновер» Таїсія Бондар розповіла докладніше про те, як на практиці компанії-користувачі Microsoft Dynamics NAV працюють із вимірами: «Виміри у Microsoft Dynamics NAV — це аналітична ознака, яку можна прив'язати до будь-якої господарської операції, проведеної в системі. Наприклад, якщо управлінська політика підприємства передбачає аналіз витрат за відділами (HR, фінансовий департамент, канцелярія, бухгалтерія тощо), у системі користувачеві треба створити вимірювання, дати йому назву (наприклад, «Підрозділ») і внести ті значення, які цей вимір може мати (HR, фінансовий департамент, канцелярія, бухгалтерія тощо). Тепер користувач має можливість прив'язати до операцій одне із значень виміру «Підрозділ» й отримувати цифри у звітах у розрізі відділів. Але це не все. Як допомогти користувачеві не забувати зазначати вимір під час проведення операцій у системі? Для цього у Microsoft Dynamics NAV передбачено механізм встановлення точок контролю. Зокрема, для тих фінансових рахунків, для яких відповідно до управлінської політики компанії аналітика необхідна, зазначається, що вимір для цього рахунка/рахунків є обов'язковим, і тоді жодна операція на цьому рахунку не буде проведена без вказівки на значення виміру. Система не дасть цього зробити і нагадає користувачеві. У моєму прикладі з виміром «Підрозділ» є сенс на відповідних рахунках витрат, за якими ця аналітика повинна проходити, зробити налаштування, що вимір «Підрозділ» для цього рахунку є обов'язковим. Тоді будь-хто з користувачів, який проводитиме операцію з використанням рахунків витрат, точно не забуде зазначити відділ, з яким операція асоційована, — система видасть нагадування».
Кількість вимірів у системі не обмежена. До будь-якої господарської операції може бути прив'язане стільки вимірів, скільки потрібно.
Аналітичні дані, збережені в системі щодо кожної операції, дозволяють отримати користувачеві потрібну управлінську інформацію за допомогою певних спеціальних механізмів. Насамперед йдеться про функціональність Microsoft Dynamics NAV «Фінансові звіти» та функціональність «Аналіз по аналітикам».
«Фінансові звіти» — це механізм у Microsoft Dynamics NAV, що дозволяє налаштовувати в системі необмежену кількість шаблонів звітів. При цьому зручність механізму полягає в максимальній гнучкості — користувач може створити статті звіту і джерело даних для кожної статті. Саме користувач встановлює, дані за якими вимірами, за який період та з якою деталізацією він хотів би побачити в звіті. В окремих стовпцях та рядках шаблону звіту можуть виводиться не тільки дані виходячи із заданих вимірів/періодів, а й дані, розраховані на підставі введеної користувачем формули, або так зване бюджетне значення — величина показника, запланована на початку звітного періоду, з якою порівнюватиметься його фактичне значення.
Один раз складений та збережений у програмі шаблон звіту використовується для складання аналогічних звітів за будь-який період.
Ще простішим і швидшим способом отримання необхідних даних у розрізі фінансових рахунків, аналітик та періодів є «Аналіз по аналітикам». Ця функціональність дозволяє один раз зазначити в окремому звіті його параметри (фільтри за планом рахунків, періодом та вимірами, в розрізі яких треба отримати дані) і виконати вибірку (вручну або автоматично під час обліку кожної операції). Зручність полягає в тому, що користувачеві не потрібно створювати статті і прив'язувати до них джерела формування на відміну від функціональності «Фінансові звіти». «Аналіз по аналітикам» дозволяє дуже швидко знайти інформацію для прийняття управлінських рішень.
Для отримання результатів запускаємо звіт за вимірами, вибираємо, що ми хочемо бачити в рядках звіту, а що — у стовпцях, з урахуванням яких фільтрів, і, натиснувши кнопку Показати, отримуємо матрицю.
«Аналіз по аналітикам» використовується для оперативного управління. Наведу такий приклад. Компанії потрібно збирати витрати за проектами, які вона виконує. Для цієї мети в системі налаштовано вимір «Проекти», і під час проведення в системі операцій користувач обов'язково зазначає, з яким проектом операція асоційована. Такий підхід забезпечує прив'язку необхідної аналітики до операцій у момент внесення даних до системи. Припустімо, фінансового директора компанії цікавлять фактичні витрати за проектами на сьогодні і деталізація витрат за конкретним проектом за останні півроку за місяцями. Обидві відповіді можна отримати декількома натисненнями мишки, а саме: фактичні витрати за проектами на сьогодні — відкриваємо «Аналіз по аналітикам», зазначаємо, що звіт повинен показати в рядках, а що у стовпцях (статті витрат і проекти, відповідно), і проставляємо фільтр за датою (поточна дата). У матриці з'являться суми на перетині статей витрат і проектів. Для отримання деталізації витрат за конкретним проектом за останні півроку за місяцями зазначаємо, що в рядках повинні бути показані статті витрат, а у стовпцях — періоди, зазначаємо фільтр за періодами — останні півроку і групування періодів — місяць, проставляємо фільтр за конкретним проектом. Дані отримано. Іншими словами, «Аналіз по аналітикам» дає можливість користувачеві робити ту вибірку, яка йому потрібна в конкретний момент часу і надає дані в звіті у найзручнішій формі», — коментує Таїсія Бондар.
Висновки
Складання фінансової звітності з Microsoft Dynamics NAV — це одне задоволення! Її легко отримати за умови, що протягом усього звітного періоду користувачі вчасно і правильно вводили до програми дані про господарські операції підприємства.
Ви хочете вести консолідований бухгалтерський і податковий облік групи підрозділів? Теж немає нічого простішого! ERP система Microsoft Dynamics NAV дозволяє збирати дані, надані такими підрозділами, в будь-які форми регламентованих звітів. Докладніше про консолідацію даних ми напишемо в наступній статті.
Але вищий пілотаж — це аналіз господарської діяльності, який обмежується лише бажаннями користувача. І ось тут Microsoft Dynamics NAV дозволить вам побачити значно більше, ніж можна почерпнути з фінансової або податкової звітності. Таблиці, графіки, формули, вплив один на одного будь-яких показників, порівняння витрат і доходів не лише за періодами, а й за місцями їх виникнення — все це доступно, швидко і просто пов'язує в аналітичних обліках ця програма.
Тому якщо вам потрібне щось більше, ніж простий бухгалтерський або податковий облік, рекомендуємо Microsoft Dynamics NAV.