Основні труднощі, що виникають при об'єднанні облікових даних у транснаціональних компаніях, такі:
- облік у підрозділах (підприємствах) на територіях різних країн може вестися в різних валютах;
- правила формування облікових даних (оприбутковування активів, визнання доходів і витрат тощо) в різних країнах можуть бути різними;
- і, нарешті, плани рахунків бухгалтерського обліку і правила формування звітності про діяльність таких підрозділів (підприємств) також можуть кардинально різнитися.
Що пропонують фахівці зі системи Міcrosoft Dynamics NAV з «Інновер»?
По-перше, бухгалтери кожного з підрозділів (або централізована бухгалтерія), а також інші особи, які беруть участь у складанні первинних та управлінських документів, можуть вести облік в одній програмі. Microsoft Dynamics NAV дозволяє одночасно вести облік за будь-якою кількістю підрозділів, філій тощо паралельно. У такому разі для отримання облікових даних про той чи інший підрозділ не треба буде формувати окремі файли, імпортувати їх до бази Microsoft Dynamics NAV і трансформувати під правила обліку, прийняті в холдингу.
Для ситуації, коли кожне або деякі підрозділи ведуть облік в інших програмах, в Microsoft Dynamics NAV передбачено алгоритм дій для отримання, трансформації, аналізу та за потреби об'єднання облікових даних із різних облікових продуктів.
Для ведення звідного обліку в Microsoft Dynamics NAV створюється окремий підрозділ (назвемо його умовно «Консолідація»). Як правило, такий умовний підрозділ створюється головним офісом, керівником групою компаній або підрозділів.
Для об'єднання даних із різних підприємств (підрозділів) в обліковій програмі головного офісу створюються картки на кожне таке підприємство (підрозділ). Назвемо їх умовно «Філії»). У картці кожної Філії зазначається, серед іншого:
- Код Валюти, в якій ведеться облік такої Філії, і Таблиця обмінних курсів (для переведення облікових даних у ту валюту, в якій працює Консолідація (головний офіс). Таблиця обмінних курсів може бути локальною — якщо перерахунок відбуватиметься за курсами валют, які використовує головний офіс, або ж перерахунок може відбуватиметься за курсами валют, які встановлені Філією;
- Джерело даних, яке необхідне в тому разі, якщо на Філії облік ведеться одночасно в двох і більше валютах. Ця характеристика дозволить вибрати Консолідації, в якій з валют отримувати дані від Філії;
- Рахунки головної книги, які фіксують, за яким рахунком бухгалтерського обліку будуть відображені курсові різниці, отримані внаслідок перерахунку даних, отриманих від Філії;
- Залишковий рахунок, на якому збиратимуться ті облікові дані, які з якихось причин не рознеслися за іншими рахунками бухгалтерського обліку в процесі трансформації. Зрозуміло, що дані, які накопичуватимуться на такому рахунку, підлягають обробці бухгалтерією та рознесенню вже в ручному режимі за потрібними рахунками.
Якщо плани рахунків бухгалтерського обліку у Філій і «Консолідації» є різними, ця проблема вирішується таким чином. У картці кожного рахунку в плані рахунків Філій зазначаються номери рахунків, на які при трансформації даних після їх передачі Консолідації переноситимуться дані з цього рахунку. У такій картці показують не лише дебет і кредит потрібного рахунку, а й метод перерахунку даних, який при цьому використовуватиметься, код і курс валют тощо.
Таке налаштування не заважає обліковим операціям самих Філій, бо спрацьовує тільки на етапі трансформації облікових даних уже безпосередньо Корпорацією. Водночас таке налаштування дозволяє провести таку трансформацію в автоматичному режимі і дуже швидко.
Процес отримання даних від Філій відбувається шляхом здійснення простої дії «Імпорт Баз даних». Філії надсилають дані через дію «Експорт Корпорації».
З отриманих від Філій даних Microsoft Dynamics NAV дозволяє:
- як скласти окрему звітність щодо кожної Філії (використовуючи облікові правила самої Філії або ж Консолідації);
- так і скласти зведену (консолідовану) звітність, щодо всіх або декілької Філій.
Для того щоб зберегти індивідуальні характеристики облікових даних (а раніше ми писали, що для ведення не лише бухгалтерського, а й аналітичного обліку Microsoft Dynamics NAV використовує чимало аналітичних характеристик — «вимірювання»), при передачі даних зазначається дія «Копіювання вимірювань». Таким чином, користувач отримає не лише числові дані в розрізі рахунків і субрахунків бухгалтерського обліку, а й аналітичні характеристики таких даних Філії.
Трансформація вимірювань, які використовуються Філіями, в ті, які використовує Корпорація, відбувається аналогічно до трансформації даних, відображених за рахунками бухгалтерського обліку. У картках вимірювань зазначають ті, на які переноситимуться облікові дані при їх передачі.
Таїсія Бондар, операційний директор «Інновер», наголосила, що Microsoft Dynamics NAV — відмінний інструмент для об'єднання даних окремих структур холдингу. «Досвід наших клієнтів, коли дані юридичних осіб, які працюють в різних країнах, об'єднуються за заданими правилами за допомогою Microsoft Dynamics NAV, показує, що завдання складання холдингової звітності, яку прийнято вважати вкрай складною при формуванні «вручну», може бути перетворена на набір простих дій, що їх допомагає виконати система. Унаслідок цього формується консолідована звітність, якій довірятимуть і менеджмент, і акціонери, і аудитори. Під час впровадження проекту ми допомагаємо нашим клієнтам виробити правила, за якими повинна виконуватися консолідація даних, а також налаштувати їх у системі. Іншими словами, клієнти отримують методологічний документ, що описує процедури, та реалізований процес, який відбувається автоматично і дозволяє заощадити чимало часу, а також гарантувати позитивний висновок аудиторів».
Важливий момент: іноді Філії здійснюють господарські операції не лише зі сторонніми клієнтами і постачальниками, а й між собою. Якщо Корпорація не хоче бачити такі внутрішньогосподарчі обороти, для цього у Microsoft Dynamics NAV є налаштування «Виключення консолідації Головної книги». У ній зазначають ті види операцій (кореспонденції рахунків, вимірювання), які слід вилучити при обробці даних.
І, нарешті, після отримання даних, для перевірки якості проведеної трансформації даних Microsoft Dynamics NAV дозволяє скласти Пробний баланс. Або ж користувач може скласти на основі отриманих даних (і рознесення вручну тих із них, які потрапили на Залишковий рахунок) будь-який регламентований законодавством або створений самою Корпорацією звіт.