Міcrosoft Dynamics NAV дозволяє це зробити. Причому на підставі внесених до системи даних можна буде не лише проаналізувати вже здійснені підприємством операції, але й спрогнозувати рух коштів у майбутніх облікових періодах.
Загальний функціонал системи, присвячений операціям із безготівковими коштами, можна знайти за адресою Фінансовий журнал/Кошти/Банківські рахунки.
Основні документи, з якими мають справу працівники, у яких є право доступу до коштів підприємства, — це платіжні доручення і банківська виписка. Такі документи, як правило, формуються у системі «Клієнт-Банк», і їх зовнішній вигляд, а також правила складання регламентуються НБУ і встановлюються уповноваженим банком.
Імпорт банківської виписки
Можливість імпортувати банківську виписку, отриману в електронному вигляді, з системи «Клієнт-Банк» до бухгалтерської програми — це вже стандарт якісної системи управління. Тож, зрозуміло, у Microsoft Dynamics NAV така функція є. Мало того, на сьогодні у системі реалізовано можливість проведення такого імпорту з автоматично внесеними налаштуваннями для формату банківських виписок низки банків України. Отже, якщо підприємство має відкритий рахунок в одному з таких банків, бухгалтерові не потрібно здійснювати налаштування самостійно або запрошувати для цього фахівця, — слід лише поставити відмітку про те, який із шаблонів банківської виписки слід застосувати.
Якщо ж такого шаблону для банківської виписки саме вашого банку у системі немає, його дуже просто налаштувати.
Після того як попереднє налаштування буде завершене, у Журналі банківських платежів виконується операція «Імпортувати банківську виписку». При цьому відбувається сам імпорт даних і створення документа — банківська виписка, перед проведенням якого в обліку (створенням бухгалтерських проведень) бухгалтер має можливість внести до нього потрібні правки. Так, наприклад, контрагентів, зазначених у виписці, яку отримано з банку, система розносить у документі самостійно (орієнтуючись на базу даних системи та їхні ЄДРПОУ, МФО, за поточним рахунком, призначенням платежу тощо). Проте якщо такий контрагент з'явився вперше і даних щодо нього з будь-якої причини у системі немає, звісно, потрібно створити картку такого контрагента і внести дані про нього у виписку. Можливі і грошові операції, не прив'язані в обліку до безпосереднього контрагента, — наприклад, платежі до бюджету. У такому разі, якщо у системі немає налаштувань автоматичного рознесення таких платежів за потрібними реквізитами, їх слід рознести у документі вручну.
У Журналі банківських платежів наводяться дані щодо руху коштів на рахунках у банку, підсумовані на підставі отриманих банківських виписок. Отже, підприємство, яке має не один відкритий рахунок (а так, зазвичай, нині і буває навіть у малих підприємств), може одночасно контролювати рух безготівкових коштів за будь-який вибраний (у фільтрі) період. Звісно, кожну з цифр такого руху можна перевірити, перейшовши із Журналу безпосередньо у банківську виписку.
Імпорт курсів валют
Важливим моментом обліку коштів є зазначення курсу валют на щодень. До Microsoft Dynamics NAV такі дані можна вносити двома способами:
- шляхом імпорту із довідника валют на сайті НБУ (вибравши потрібний формат файлу для стягнення). Встановивши таке налаштування у системі один раз, можна бути впевненим, що такі дані система отримуватиме щодня в автоматичному режимі;
- вручну, вибравши інше джерело отримання інформації у потрібному форматі.
Знайти імпортовані курси валют можна у довіднику «Валютні курси» за адресою Фінансовий менеджмент/Періодичні операції/Валюти.
Експорт платіжних доручень
Система Microsoft Dynamics NAV дозволяє створювати платіжні доручення й експортувати їх у «Клієнт-Банк». Таким чином, система дозволяє встановити контроль за черговістю платежів, сумами, які списуватимуться з банківських рахунків, планувати витрати і доходи підприємства. Ну і, зрозуміло, оскільки кожне платіжне доручення не лише затверджуватиметься, але й перевірятиметься контролером, відсоток помилок під час їх створення (які є неминучими, якщо платіжне доручення створюється і підписується за допомогою ЕЦП однією особою) зменшується.
Для того щоб експорт відбувся успішно, потрібно налаштувати шаблон платіжного доручення. Це робиться у розділі «Налаштування експорту/імпорту банку». Проведення таких налаштувань аналогічно до того, яке робиться для банківської виписки.
Платіжні доручення можуть створюватися:
- вручну, тобто з нуля, якщо потреба здійснити платіж жодним чином не пов'язана з операціями, які раніше було відображено у системі;
- на підставі вже введених до системи документів, наприклад як оплата за введеним у систему замовленням на ТМЦ, якщо його було схвалено керівником і затверджено до оплати на певну дату.
Контролювати і затверджувати до оплати створені платіжні доручення (або ж змінювати дату оплати) посадова особа підприємства може у Журналі платежів.
Експорт створених і затверджених платіжних доручень здійснюється командою «Експорт платежів у файл». Система сама відстежує помилки, що виникли під час такого експорту.
Цю операцію (тобто надсилання одного і того ж платіжного доручення у «Клієнт-Банк») можна повторити стільки разів, скільки потрібно, наприклад, після виправлення помилки в документі. А історію (тобто перелік) експортованих платежів можна переглянути у відповідному Регістрі.
Контроль за витратою коштів
Використання коштів, як найбільш ліквідного активу підприємства, має належним чином контролюватися. Про те, як це може бути реалізовано у Microsoft Dynamics NAV, нам розповіла операційний директор Innoware Таїсія Бондар: «Управління коштами, контроль за їх використанням, а також складання прогнозу руху коштів — завдання, які ставлять перед нами фінансові менеджери кожної компанії, з якою ми починаємо працювати. Серед них, наприклад, варіант, коли всі отримані рахунки на оплату реєструються у системі, й фінансовий менеджер, створюючи платіжний план на день, тиждень, місяць, визначає, які рахунки і в якій сумі має бути сплачено. Коли платіжний план на день буде затверджено працівником, який відповідає за цю функцію, система формує платіжні доручення і надсилає їх у «Клієнт-банк».
Прогноз руху коштів
Однією із функцій особи, яка на підприємстві контролює рух коштів, є прогнозування, яку суму таких коштів підприємство матиме на ту чи іншу дату.
Система Microsoft Dynamics NAV допомагає зробити і це! Зайшовши за адресою Фінансовий менеджмент/Рух коштів/Прогнози руху коштів можна побачити дані, які отримано на підставі поточних залишків, запланованих платежів і надходжень. У такому випадку точність таких прогнозів залежить лише від налаштувань прогнозу і своєчасності відображення у системі даних, які можуть вплинути на такий розрахунок.
Отже, система Microsoft Dynamics NAV дозволяє не лише вести бухгалтерський облік руху безготівкових коштів, але й керувати ними, складати план погашення поточних і майбутніх грошових зобов'язань, а також планувати майбутні надходження коштів від контрагентів. Вона є зручною для будь-якого підприємства, але особливо корисною вона є для тих, хто має чимало рахунків у банках (зокрема за кордоном) або складні грошові потоки між головним офісом і філіями підприємства, материнською і дочірніми компаніями.
Сподіваємося, що ця стаття продемонструвала всі можливості Microsoft Dynamics NAV, і тепер ви зможете скористатися ними для вашого бізнесу.