Нагадаємо, що 5 січня 2018 року набрала чинності Постанова НБУ №148, якою оновлено порядок ведення касових операції та заповнення касових документів.
Оновлення відбулись у певних нормах законодавства суттєво, а в деяких не дуже. Але головне те, що зміни, дійсно, відіграли важливу роль для майбутнього відображення/заповнення касових документів.
У реквізиті, про який поговоримо далі, змін щодо його заповнення не відбулось. Але цей реквізит мав постійну зацікавленість в правильності заповнення як за старих часів (тобто за старої редакції Положення №637), так і тепер. Цей ревізит має назву «Підпис, прізвище, ініціали».
Поговоримо про підписантів касових документів в прибуткових і видаткових касових ордерах. При цьому варто згадати індивідуальну консультацію ДФС від 15.05.2018 р. №2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, в якій податківці дали, на думку лектора, правильну рекомендацію щодо відображення прізвища та ініціалів тієї особи, хто власне підписує касові документи.
У консультації йдеться про те, що за умови підписанта головного бухгалтера, директора або касира, прізвище та ініціали мають відповідати тій особі, хто підписує документ. Тобто назва посади до підписанта взагалі не відноситься у випаду юридичного аналізу правильності заповнення касових документів, на думку податкової.
Кожному з нас відомо, що як у прибуткових, так і у видаткових касових документах, є реквізити, які вимагають проставляння прізвища, ініціал головного бухгалтера, касира (це щодо прибуткових документів), директора, головного бухгалтера, касира (щодо видаткових документів). І в основних реквізитах проставляння прізвища та ініціал, програмні забезпечення дуже часто витягують ті, які закладено в основу картки підприємства. Тобто прізвище та ініціали директора, прізвище та ініціали головного бухгалтера, і відповідно зазначені посади. На посаді касира так само автоматично заповнює у касовому ордері прізвище та ініціали відповідної особи, яка займає цю посаду.
Але на практиці (особливо, якщо підприємство має відокремлені підрозділи, різні точки продажу, та якщо підприємство потребує періодично оновлення підписантів) дуже часто відбувається так, що прізвище та ініціали на посадах, наприклад, директора і головного бухгалтера у видатковому касовому ордері проставлені згідно з даними обліку в картці підприємства в автоматизованій системі, даних обліку, які передано до податкової, а фізичні підписи осіб здійснено іншими особами.
Так, наприклад, в реквізиті директора підписант Петров П.І., наприклад, директор відсутній, він у відрядженні, хворіє чи у відпустці. Але видатковий ордер потребує наявності підпису. На цей момент є його заступник або інша особа, якій залишилось право підпису різних документів. І така особа бере ордер і біля прізвища іншої особи, директора Петрова П.І., ставить власний підпис. Підписант, який підпис поставив власний, того хто зазначений за даною посадою, директора. І інколи багато з директорів ще "допомагають" у визнанні такого ордеру нечинним тим, що біля посади директора ще ставлять галочки, рисочки, або власноручно дописують В.О., заступник, тощо.
У даному випадку відображення рисочок, дефісів, галочок, законодавством ніде не передбачено і не дозволено в використаннях так званих заступницьких функції. В нашому випадку проставляння підпису особи, яка здійснює підписання касового ордеру, в реквізиті "директор", у випадку якщо директор відсутній, потребує проставляння прізвища та ініціалів тільки підписанта.
Припустимо, у прикладі з моїм зразком це буде Мойсеєнко Т.І., я ставлю власний підпис біля реквізиту директора і прізвищем Мойсеєнко Т.І. Хоча насправді в документах підприємства директором, за статутом, протоколом, наказами, директором рахується інша особа — Петров П.І. Але проблема в тому, що на момент підписання чинний директор відсутній. Є розпорядчий документ, який передав певні повноваження щодо підписання певних документів. Керуючись цим документом, власною посадовою інструкцією, я здійснюю підпис у реквізиті директора, але підписуючи в реквізиті директора, я маю бачити біля власного підпису власне прізвище та ініціали. Те саме стосується і головного бухгалтера у реквізитах. І на це вкотре звертає увагу податкова.
При підготовці вебінару з касових змін надійшло питання стосовно того, що під час податкової перевірки, яка відбулась у березні 2018 року, податкові органи не визнали касові ордери на величезну суму тільки тому, що вони встановили підписанта, який підписував документ з невідповідністю даних, які були зазначені за такого підписанта.
Тобто прізвище та ініціали головного бухгалтера, головного підприємства фізично підписувала особа, яка здійснювала роботу у відокремленому підрозділі і за рахунок цього податкова застосувала певні фінансові санкції до підприємства.
Проблема відповідності реквізитів існувала вже тривалий час і була завжди приводом податкової не визнавати заповнення прибуткових і видаткових касових документів. Тому зверніть будь ласка увагу на цю особливість у реквізитах прізвищ та ініціалів, в той момент коли інша особа, яка не займає відповідні посади, наділена правом і повноваженнями підписувати. Таке право у неї є. І біля директора, і біля головного бухгалтера, і біля касира, але тільки за умови, що підписуючи, вона бачить власне прізвище та ініціали.
***
Важливі висновки
- У разi вiдсутностi посадової особи, найменування посади, прiзвище, iнiцiали якої зазначенi на проектi документа, його пiдписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник.
- Не допускається пiд час пiдписання документа ставити прийменник «за» чи правобiчну похилу риску перед найменуванням посади. На думку автора, ця вимога стосується і заповнення касових документів під час їх підписання у реквізитах "Директор", "Головний бухгалтер" або "Касир".
- Право на підписання касових документів іншим працівникам бажано прописувати не тільки у відповідних наказах, але й у посадових інструкціях таких посад.
***
Каса та РРО: глобальні зміни з липня 2018 року
Вже 23 липня відбудеться семінар та online-трансляція з Тетяною Мойсеєнко та Тимуром Алієвим.
Ви дізнаєтеся про:
- Правильне та повне заповнення і підписання нових касових документів;
- Ліміт каси по-новому, своєчасно всім і обов'язково;
- Новації у застосуванні РРО та КОРО;
- Штрафи за порушення щодо РРО.
Приєднуйтесь прямо зараз!
Ажде до 11 липня діє спеціальна ціна.
***
А ось тут – кумедне відеозапрошення на цей семінар. Подивіться обовязково, навіть якщо вам не цікаві ні каса, ні РРО.