По-перше, виходити треба з наявності певних документів. Сам розрахунок проговоримо далі. Але ж наявність тих документів, які зараз перерахуємо, є обов’язковими. Звідки ми візьмемо цей перелік документів? З пункту 50 Положення №148:
«Установа, підприємство, небанківська фінансова установа на підставі цього Положення та з урахуванням особливостей роботи зобов'язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи, підприємства, небанківської фінансової установи та їх відокремлених підрозділів. У розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. Ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства, небанківської фінансової установи або уповноваженої ним особи.
Установа, підприємство, небанківська фінансова установа затверджує внутрішніми документами установлений ліміт каси. Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом установи, підприємства - юридичної особи, небанківської фінансової установи.
Установи/підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов'язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності».
Отже, якщо є питання ліміту каси, то воно розпочинається з зобов’язання мати на підприємстві Положення, відповідний порядок розрахунку — Порядок розрахунку ліміту каси. Порядок, як і порядок оприбуткування, це окремий самостійний документ, у якого є зверху затвердження надписом, підписом керівника якогось, дії щодо затвердження документа.
Але ж сам порядок необхідно ввести в дію. Тому потрібний ще дозвільно-розпорядчий документ, який називається Наказ керівника про введення порядку в дію. Отже, маємо порядок розрахунку ліміту каси і у п. 50 зазначено все те, що він повинен мати.
Третій документ, який маємо самостійно, незалежно від наказу і порядку — це Розрахунок. Розрахунок ліміту є самостійним документом. У старій постанові НБУ №637 цей розрахунок був у додатку 8. У Постанові №148 його немає. Розрахунок може бути схожий на цю табличну форму, а може бути і самостійним. Якщо ви використали і вирішили використовувати зразок додатку 8 старої постанови, це дозволено. Тільки зріжте шапочку «додаток 8». Все інше ви можете залишити. У розрахунку прописуємо: саму суму, порядок здавання тощо.
Ліміт каси підприємства встановлюється на підставі розрахунку, який здійснюється відповідно до середньоденного надходження або середньоденної видачі, за рішенням керівника.
Отже, порядок розрахунку вводиться наказом, а розрахунок ліміту затверджується рішенням. Рішенням, наказом, немає значення що це може бути. Наказ, Рішення, Розпорядження, це може бути документ, який сказав, що проведений розрахунок, який закріплено керівником, вводиться в дію згідно з розпорядчою дією.
Далі... Коли підприємство розробляє порядок розрахунку ліміту каси, радимо не обмежувати себе та прописувати у свій порядок два варіанти (і обирайте):
- якщо сьогодні потрібно розрахувати ліміт за середньоденною видачею, розраховуйте його у такий спосіб;
- якщо потрібно завтра, за півроку, рік розрахувати за середньоденною видачею - розраховуйте.
Тобто не обмежуйте себе у способах розрахунку - середньоденною видачею чи середньоденним надходженням.
Але ж саме формулювання «середньоденної» видачі говорить про те, що має бути якийсь розрахунок. Перше, що слід знайти в своєму розрахунку - це який є розрахунковий період. Багато хто пам’ятає правила попередньої постанови. Постанова говорила, що це можуть бути 12 місяців, перед місяцем в якому визначаєш ліміт, і в цих місяцях потрібно обрати 3 місяці підряд. Потім, коли постанова оновилася, нова постанова №148 викинула поняття 12 місяців у розрахунковому періоді, але не викинула 3 місяці. Створила окремі думки, окремих фахівців з приводу того, що проводити розрахунок за середньоденною видачою можна за середньоденним надходженням, навіть, у розрахунку одного місяця.
Сьогодні, як і з номером реквізиту, номером за порядком, може бути багато думок. Думка Т. Мойсеєнко наступна (вона міститься в постанові): якщо у вас є перша готівкова операція, то є і умовна сума ліміту, яку ви впроваджуєте на перші три місяці. Як бачимо, постанова визначила вам розрахунковий період. Вона згадала ті підприємства, які можуть використовувати прогнозний ліміт. Для всіх інших, в яких є звичайний ліміт, розуміння періоду за який вони можуть його розраховувати, на думку лектора, постанова не змінила. Вона його згадала для тих, хто тільки розпочинає. Відповідно, якщо ви вже розпочали чи вже давно ведете цей розрахунок, то у вас розрахунковий період не змінюється. Це ті самі три місяці і вони визначаються послідовно. Який обліковий період взяти (6 чи 12), вирішуєте самостійно. В нашому випадку можете прописати це у порядку розрахунку ліміту каси. Далі в цих трьох місяцях вибираєте варіант визначення розрахунку - або надходженням, або видачею. Знову ж таки, якщо йде надходження. Надходження визначає дебет 301 рахунку і бухгалтер пам’ятає, що за старою постановою №637 дозволялося для надходжень брати усі дебети 301-ого з кредитом, крім кредиту 311 "Отримання готівки з розрахункового рахунку". Сьогодні такої норми немає. Сьогодні взагалі немає порядку.
Тому багато хто питає: а можна уникати ось тих правил, які раніше обмежували застосування Кт 311? Чи можна сьогодні для середньоденного надходження впроваджувати 311-й?
На думку лектора, обмеження щодо правил середньоденного надходження все ж таки мають відтворювати звичне правило попередньої постанови. Хочете сюрприз? — Відходьте від цього правила. Якщо не хочете сюрпризів, все ж таки продовжуйте розуміння того, що був якийсь порядок. Так само як і з середньоденною видачею. Ми говоримо про Кт 301 рахунку, який може бути застосований у дебеті з будь-яким, крім Дт 66 по розрахунках і Дт на виплати дивідендів. Такі дебети, обмежені у попередній постанові, отже ми його так само продовжуємо не обліковувати.
Згідно з табелем обліку робочого часу, там де здійснюється продаж товарів, робіт, послуг, вибираємо облік робочих годин у розрахунковому періоді. Табель обліку робочого часу показує фактично відпрацьовані дні, які протабельовані і які відповідають місцю. Не робота бухгалтера в адміністрації, а роботи касового апарату в частині продажу товарів, робіт, послуг. Тобто ми прив’язуємось і за наявності каси, і ящика РРО, зокрема. Протабельований робочий час створює дні. Отже, маючи сумарну суму або надходження, або видачі, облік днів розрахункового періоду, так звані 3 місяці, ділимо два показники і отримуємо середньоденне надходження або середньоденну видачу, яка називається розрахунком ліміту каси. Цей розрахунок, як і домовились, маємо закріпили в наказі керівника.
***
Важливі висновки
- Порядок розрахунку ліміту каси – обов’язкове положення, введення в дію якого здійснюється наказом.
- Розрахунковий період для визначення розрахункових показників можна залишити в 3 місяці (послідовні).
- Розрахована сума для ліміту каси фіксується в Розрахунку (окремо) і затверджується наказом.
- Усі накази реєструються в Журналі наказів.