Річна інвентаризація активів і зобов’язань завжди проводиться перед складанням річної фінансової звітності. На які ключові момент слід звернути увагу при проведенні річної інвентаризації?
Як відомо, проводиться обов’язкова інвентаризація і активів, і зобов’язань. Причому суцільно всіх активів і зобов’язань: не тільки запасів, основних засобів, але і дебіторської кредиторської заборгованості, забезпечень (наприклад, резервів оплати відпускних), а також об’єктів інтелектуальної власності, про які ми сьогодні поговоримо.
Які нормативні акти регулюють проведення інвентаризації об'єктів інтелектуальної власності?
Основним нормативним актом, який регулює порядок проведення інвентаризації є Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879. Також при проведенні інвентаризації саме об’єктів інтелектуальної власності ми керуємося:
- Методрекомендаціями з бухгалтерського обліку нематеріальних активів (Наказ МФУ від 16.11.2009 р. №1327);
- Типовими формами первинних документів з обліку НМА (Наказ МФУ від 22.11.2004 р. №732)
Чому ми зупиняємось саме на інвентаризації цього виду активів? Тому що він специфічний. Це вид активів, який не можна відчути, доторкнутись і дуже часто підприємство просто забувають зробити інвентаризацію цього виду активів, але вона є обов’язковою.
Отже, при проведені інвентаризації об’єктів інтелектуальної власності ми керуємось загальними правилами Положення №879, Методрекомендаціями №1327, а також для оформлення результатів інвентаризації використовуємо типові документи, атверджені Наказом №732.
Терміни проведення інвентаризації
Наказ №879 обмежує в термінах проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності:
- за 3 місяці (не раніше ніж за три місяці до дати балансу) має бути проведена річна інвентаризація необоротних активів, якими є нематеріальні активи, запаси, крім об’єктів незавершеного виробництва, дебіторської-кредиторської заборгованості, а також забезпечень;
- не раніше ніж за два місяці до дати балансу, має бути проведена інвентаризація грошових коштів, інвентаризація незавершених капітальних інвестицій, інвентаризація незавершеного виробництва і напівфабрикатів.
Цих термінів ми повинні дотримуватись.
На підставі яких документів проводиться інвентаризація на підприємстві?
Для того щоб провести інвентаризацію, а також на виконання вимог Положення №879, на підприємстві має бути визначена і затверджена інвентаризаційна комісія. Вона затверджується розпорядчим документом – наказом або розпорядженням керівника підприємства. Положення №879 містить у собі вимоги до складу інвентаризаційної комісії.
Другим документом, який має організаційне значення при проведенні інвентаризації, є наказ про проведення інвентаризації, в якому визначаються:
- терміни проведення,
- умови проведення,
- послідовність проведення,
- та будь-які інші організаційні моменти, пов’язані з проведенням інвентаризації.
У чому особливості проведення інвентаризації саме нематеріальних активів?
Тому що самі псобою об’єкти нематеріальних активів є особливими, їх неможна відчути, їх можна тільки ідентифікувати. На підставі чого? Перш за все на підставі правовстановлюючих документів. Тому інвентаризація об’єктів нематеріальних активів буде зосереджена на перевірці наявності і чинності правовстановлюючих документів, що підтверджують право володіння чи користування цим об’єктом інтелектуальної власності.
Це можуть бути (залежно від порядку отримання, особливостей отримання об’єкта підприємством) документи, які підтверджують придбання цього активу. Наприклад, ми придбали комп’ютерну програму, маємо договір купівлі-продажу або якщо це створений самостійно об’єкт інтелектуальної власності (наприклад, якась рецептура чи комп’ютерна програма), тоді правовстановлюючими документами будуть документи, що підтверджують майнові права на цей об’єкт.
Що є завданням інвентаризації нематеріальних активів?
Завданнями інвентаризації нематеріальних активів є:
- встановлення наявності документального підтвердження тих об’єктів нематеріальних активів, які відображені в обліку. Чи є дійсно документальне підтвердження тим об’єктам, які є в обліку і чи це документальне підтвердження є чинним і належним;
- чи немає випадків, коли ті об’єкти, які відображені в обліку, не відповідають ознакам активу. Ознаки активу - це здатність об’єкта самостійно генерувати економічні вигоди, виконувати самостійно якусь виробничу задачу. Тут може бути те, що цей об’єкт вже не застосовується в діяльності підприємства або фактичний термін використання його закінчено (наприклад, був знятий рекламний ролик на 2 роки). Фактично, виходячи зі встановлених термінів з метою інвентаризації з метою оподаткування термін корисного використання не закінчився, але цей об’єкт ми вже не використовуємо. За результати інвентаризації ми можемо визнати його таким, що не є активом і списати. Або якщо об’єкт не генерує самостійно економічних вигід. Наприклад, він є складовою об’єкта основних засобів, невід’ємною складовою і не може існувати від цього об’єкта окремо. Тоді у нас взагалі немає підстав визнавати об’єкт нематеріальних активів, тому що його вартість повинна бути включена до вартості основного засобу, невід’ємною частиною якого він є;
- визначаємо правильність оцінки відображеного в обліку об’єкта нематеріальних активів.
На слайді ви бачите назву і облікові характеристики умовного об’єкта інтелектуальної власності комп’ютерна програма «Helper». От у нас є такий об’єкт в обліку, ми проводимо його інвентаризацію.
За результатами інвентаризації об’єктові нематеріальних активів складається типова форма НА-4, повну назву якої ви бачите на слайді. І приклад заповнення цієї форми ви також бачите на слайді і як вона виглядає: шапочка стандартна для первинного документа, містить всі обов’язкові реквізити первинного документу і таблична частина, в якій зазначається назва об’єкта, напрям його використання і усі ці облікові характеристики, первісна вартість, сума нарахованої амортизації, які притаманні і підтверджуються результатами інвентаризації. Документ підписується головою інвентаризаційної комісії, членами інвентаризаційної комісії, а також особою, яка перевіряє результати інвентаризації.
За результатами інвентаризації виявлено відмінності між фактичними даними і обліковими: як бути?
В такому випадку складається документ «звіряльна відомість», де відображаємо:
- дані, які є в бухобліку щодо об’єктів нематеріальних активів,
- результати, фактичні результати інвентаризації, фактичну наявність цих об’єктів.
Якщо є відхилення, то ми його відображаємо в даній відомості і далі вони підлягають відображенню в регістрах бухгалтерського обліку. Це можуть бути доходи, якщо інвентаризацією виявлено об’єкти, на які є правовстановлюючі документи, які відповідають визначенню нематеріального активу, але в обліку їх не було. Тоді ми визнаємо якби дохід від безоплатно отриманого нематеріального активу. І якщо в нас якийсь із об’єктів не підтверджується документально наявністю правовстановлюючих документів або ми визнали їх такими, що не відповідають визначенню активу, списуємо їх і відображаємо відповідно в бухобліку витрати у вигляді списання виявленого за результатами інвентаризації.
Важливі висновки
1. Проведення інвентаризації є обов’язковим перед складанням річної фінансової звітності.
2. Граничні терміни для проведення річної інвентаризації:
- до 3-х місяців до дати балансу для необоротних активів, запасів;
- до 2-х місяців до дати балансу для інших облікових даних.
3. Підставами для проведення інвентаризації є Наказ керівника про створення інвентаризаційної комісії і Наказ про проведення інвентаризації.