Несмотря на легкость заполнения уведомления о приеме на работу нового работника, судя по вопросам наших подписчиков на «горячую линию» и на наших форумах, неясные моменты все равно остаются. Поговорим о тех практических аспектах уведомления о приеме на работу нового работника, с которыми придется иметь дело бухгалтерам.
Какая отчетность о вновь принятых работниках предусмотрена сейчас?
Сообщать о принятом работнике следует путем уведомления, форма которого утверждена в качестве приложения к постановлению КМУ от 17.06.2015 г. №413 (далее — Постановление №413). Эта форма уведомления предусматривает возможность ее представления одновременно на несколько вновь принятых работников. Подать уведомление в органы местной налоговой можно как в бумажном, так и в электронном виде. Если вновь принятых работников больше 5 человек одновременно, то к бумажному экземпляру уведомления прилагается его электронная копия. Обращаем внимание, что Постановлением №413 не предусмотрено представление уведомления по почте, но и не запрещено.
Когда начали действовать Постановление №413 и уведомление о приеме на работу?
27 июня 2015 года текст Постановления №413 был опубликован в «Урядовому кур'єрі» №115, но не полностью — только текст постановления, без самой формы уведомления. Тем не менее, уже 3 июля все Постановление №413 с бланком уведомления было опубликовано в «Офіційному віснику України» №50. Именно с этой даты, по нашему мнению, и начинает свой отсчет действие Постановления №413.
Какие штрафы предусмотрены за допуск работника к работе без уведомления? Кто их налагает? Насколько они реальны сейчас?
Нормы ч. 3 ст. 24 КЗоТ требуют уведомления о приеме работника. В противном случае штраф в размере одной минимальной заработной платы (сейчас — 1218 грн, с 1 декабря 2015 г. — 1378 грн, абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Кроме того, не следует забывать и предписания ч. 1 ст. 41 КоАП). Эта норма предусматривает вполне реальный штраф на должностных лиц за нарушение законодательства о труде (510 — 1700 грн). Если физлицо уже подлежало такому штрафу на протяжении года, то размер админштрафа растет от 100 н. м. д. г. до 300 н. м. д. г. (1700 — 5100 грн). Внимание: финансовые штрафы на работодателей налагает не местная ГНИ, а орган Гоструда (ч. 4 ст. 265 КЗоТ), админштрафы налагаются судом на основании составленных должностными лицами Гоструда протоколов (ст. 221, 255 КоАП). Кстати, для применения финансовых штрафов необходимо, чтобы Кабмин определил конкретный порядок такого штрафования. Пока такой порядок не определен.
Я — директор вновь созданного предприятия, больше наемных работников на предприятии нет. Нужно ли на меня подавать уведомление о приеме на работу?
Да, нужно. Не важно, какую должность занимает работник, определяющий критерий здесь — наличие трудовых отношений. А значит, уведомление на такого директора следует подавать без всяких исключений. Такое уведомление директор вновь созданного предприятия должен подать сам на себя. В то же время такое уведомление должно быть подписано именно директором — а подписание такого уведомления директором, который еще не допущен к работе, само по себе является нарушением.
Кроме самого директора, такое уведомление на него может подать назначивший его орган, но тогда возникает вопрос: как быть с подписью? Ведь подписать такое уведомление должен именно руководитель.
Принято решение перевести часть работников на совместительство. Нужно ли на таких работников заполнять и подавать уведомление?
В этом случае могут иметь место два варианта. В первом работник увольняется с основного места работы, а со следующего дня принимается по совместительству. А при втором варианте трудовые отношения не заканчиваются — они просто видоизменяются.
При первом варианте в табл. 5 отчетности по ЕСВ такой перевод на совместительство будет выглядеть как увольнение и новый прием работника, поскольку имеет место расторжение трудового договора и заключение нового. Поэтому в таком случае уведомление о новом работнике в налоговую, действительно, следует подавать.
Однако ничем не запрещено не расторгать уже существующий договор, а внести в него изменения, переведя работника на работу по совместительству, поэтому второй вариант вполне имеет право на существование. В таком случае уведомление о приеме нового работника не подается, как не подается и таблица 5 отчета по ЕСВ, а в табл. 6 запись о таком работнике в дальнейшем подается по коду 0 в графе 22 как работник без трудовой книжки.
Нужно ли подавать уведомление о принятых работниках на граждан, работающих по договору ГПХ? У нас работники получают зарплату за выполненную работу, но оформлены по договору ГПХ.
Нет, не нужно. Уведомление оформляется и подается только на те отношения, которые осуществляются в рамках КЗоТ. Договоры ГПХ под действие данного нормативного акта не подпадают: они регулируются нормами ГКУ.
Мы подали уведомление о приеме работника, а он в назначенный срок не вышел на работу. Как теперь отозвать уведомление?
Ничего отзывать не нужно. К сожалению, Кабмин своим Постановлением №413 не прописал отдельные случаи и порядок, когда подавать уведомление с отметкой «скасовуюче», поэтому будем руководствоваться собственной логикой. Сначала следует выяснить, почему именно человек не вышел на работу. Если так получилось, что потенциальный работник изменил свое решение и в назначенный день не вышел на работу, можно все же попросить его написать заявление о прекращении трудового договора по соглашению сторон и аннулировать приказ о приеме на работу. Некоторые практики считают возможным в таком случае отменить приказ о приеме на работу просто в связи с невыходом работника на работу. В то же время возможность такой отмены закон не предусматривает, оставляя этот вопрос неурегулированным. Проблема в том, что трудовой договор можно расторгнуть только в случаях, определенных КЗоТ, со ссылкой на конкретную статью, пункт закона. К тому же не следует забывать о том, что в первый день работы с работником мог произойти страховой случай по государственному социальному страхованию. Поэтому отменять соответствующий приказ очень желательно при наличии соответствующего заявления работника.
По нашему мнению, в случае прекращения трудового договора и отмены приказа о приеме на работу можно подать отменяющее уведомление. Если же трудовой договор действует, а человек просто не вышел на работу, отменяющая форма уведомления не подается.
Работница выходит из отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет. Нужно ли на нее подавать уведомление?
Ключевым фактором для подачи уведомления является начало новых трудовых отношений. А в приведенной ситуации за работницей сохранялось рабочее место. Поэтому, когда отпуск заканчивается и работница выходит на работу, нельзя говорить о начале каких-то новых отношений. Следовательно, выход работницы из отпуска не является фактом приема на работу нового работника, а значит, и уведомление подавать не следует.
Мы принимаем на работу совместителя. Подавать ли уведомление о приеме на работу?
Да, разумеется. Не важно, основное место работы или совместительство, ключевой фактор — то, что начинаются новые трудовые отношения. Заключение каждого нового трудового договора сопровождается представлением в налоговую уведомления о приеме нового работника. И не важно, принимается человек со стороны или из состава своих же работников. Даже если принимается на работу работник, работающий по основному месту работы на определенной должности, а со временем принимается решение, что на другой должности на этом же предприятии такой человек будет работать по совместительству (внутреннее совместительство), оформляется отдельный трудовой договор (приказ о приеме на работу), а это, по нашему мнению, означает и необходимость представления уведомления в налоговую о приеме такого работника. В таком случае в гр. 4 уведомления проставляется код «2» — наемный работник без трудовой книжки.
Юлия Кловская, главный редактор