Підстава для нарахування – і все ж таки паперовий листок непрацездатності
Хоч у планах Мінсоцполітики у 2019 році й було запровадження електронних лікарняних, але «віз і нині там», тобто ще користуємося паперовими листками тимчасової непрацездатності. Єдине, що вже діє, – електронний реєстр видачі електронних листків непрацездатності. Його реалізовано на порталі послуг ПФУ.
Паперовий листок непрацездатності є бланком суворої звітності. Його форма затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406. Листок непрацездатності є підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності, призначення допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами за основним місцем роботи.
У разі коли застрахована особа одночасно здійснює декілька видів діяльності (працює на умовах трудового договору, цивільно-правового договору, є фізособою-підприємцем тощо), розрахунок допомоги має здійснюватися окремо за кожним місцем діяльності (лист Мінсоцполітики від 17.12.2017 р. №571/0/86-17/218).
Страховий стаж для розрахунку страхових виплат обчислюється за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
За п. 32 Порядку №1266 середній дохід для розрахунку декретних та лікарняних обчислюється страхувальниками на підставі відомостей Звіту з ЄСВ.
Тому розрахунок матеріального забезпечення для осіб, які працюють на умовах цивільно-правового договору, має здійснюватися після подання звітності з ЄСВ за місяці розрахункового періоду.
Листок непрацездатності за сумісництвом
У разі роботи за сумісництвом підставою для нарахування зазначених виплат є копія лікарняного листка, завірена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи (п. 30 Порядку №1266). (У жодному разі не оплачуємо лікарняні на підставі оригіналу листка непрацездатності за сумісництвом.)
Крім цього, за сумісництвом працівник повинен надати довідку з основного місця роботи про розрахунок середньої зарплати, яка була використана для нарахування лікарняних та декретних. Позаяк згідно з п. 30 Порядку №1266 сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат). У 2020 році цей показник становить 70845 грн.
Комісія із соціального страхування
За п. 4.1 Положення №13 основною формою роботи комісії є засідання, які проводяться відповідно до затвердженого нею плану, але не рідше ніж двічі на місяць. Члени комісії беруть участь у її засіданнях особисто без права передання своїх повноважень іншим посадовим особам. Таке рішення має бути оформлено протоколом (форма протоколу, затверджена у додатку до Положення №13). На підставі рішення комісії, згідно з п. 2 Порядку №12, страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок. Положенням №13 не встановлено можливості непроведення засідань у разі відсутності листків непрацездатності.
Часові обмеження при проведенні виплат, які фінансуються з ФСС
Звернімо увагу на цей важливий аспект щодо фінансування від ФСС, а саме:
1. Прийняття рішення комісією або уповноваженого із соціального страхування про матзабезпечення або відмову – не пізніше 10 днів з дня їх надходження.
2. Бухгалтерія на підставі листка непрацездатності (копії) і протоколу нараховує матзабезпечення та не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення комісією із соцстраху надає до робочого органу ФСС заяву-розрахунок.
3. Робочий орган ФСС протягом робочих 10 днів з дня надходження заяви-розрахунку перевіряє правильність нарахування виплат, уточнює дані, надаючи запити страхувальнику. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення. Якщо ж зауважень до заяви-розрахунку немає, робочий орган ФСС надає фінансування.
4. Страхувальник після отримання фінансування здійснює виплату:
- працівникам – у найближчий після призначення строк для виплати зарплати;
- особам, які виконують роботи (надають послуги) за договором ЦПХ, – протягом 10 днів після призначення допомоги.
Зверніть увагу!
З метою зняття соціального напруження ФСС звернувся до страхувальників (роботодавців) 03.12.2019 р. з проханням перераховувати матеріальне забезпечення своїм працівникам у максимально короткі терміни після отримання коштів від Фонду, особливо допомогу у зв'язку з вагітністю і пологами.
Так, відповідно до нормативно-правових актів, допомога від Фонду виплачується працівнику роботодавцем у найближчий після дня призначення допомоги строк, встановлений для виплати заробітної плати. При цьому законодавство не забороняє роботодавцю здійснювати таку виплату відразу після отримання коштів від Фонду.
Тому, враховуючи ситуацію, ФСС попросив страхувальників максимально скоротити терміни виплат.
5. Страхувальник повідомляє робочий орган ФСС про виплату матзабезпечення протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо ж страхувальник не подасть повідомлення про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС здійснюють позапланову перевірку щодо використання страхувальником отриманих коштів.
IBAN для соцвиплат
З 13.01.2020 р. (включно) згідно з Постановою НБУ №118 рахунок відправника/отримувача в електронних розрахункових документах і електронних повідомленнях СЕП ідентифікується тільки за допомогою міжнародного номера банківського рахунку (IBAN).
Відповідно, якщо в платіжному дорученні буде зазначено не номер рахунку у форматі IBAN, а пара реквізитів у старому форматі (реквізити «Код банку (МФО)» і «Номер рахунку»), то СЕП забракує такий документ.
З огляду на це фахівці ФСС просять бухгалтерів терміново надати нові рахунки за міжнародним стандартом IBAN. Це слід зробити, якщо вже надано заяву-розрахунок на отримання соціальних виплат із зазначенням старих реквізитів (тобто «Код банку (МФО)» і «Номер рахунку»).
Порядок оплати лікарняних та декретних
Оплата хвороби ділиться на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється починаючи з шостого дня за рахунок ФСС.
Перші 5 днів тимчасової непрацездатності незалежно від її причини оплачуються коштом роботодавця (ст. 22 Закону №1105).
Та допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною чи хворим членом сім'ї, а також допомога по вагітності та пологах оплачується з першого дня за рахунок ФСС (ст. 22 та 25 Закону №1105).
Розмір лікарняних та декретних
Розмір лікарняних, не пов'язаних з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням, визначений ст. 24 Закону №1105:
- 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до 3 років;
- 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від 3 до 5 років;
- 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від 5 до 8 років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад 8 років;
- 100 відсотків середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену статтею 10 Закону України «Про донорство крові та її компонентів»; особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 – 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув'язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.
Допомога по вагітності та пологах незалежно від страхового стажу оплачується у розмірі 100% середньої заробітної плати. Нагадаємо, що за ст. 26 Закону №1105 сума декретних з розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (у 2020 р. – 70845 грн) та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (за день – 155,16 грн (4723,00 грн : 30,44)).
Обмеження розміру матеріального забезпечення
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менш ніж 6 місяців:
- допомога по тимчасовій непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку (у 2020 р. – 155,16 грн (4723,00 грн : 30,44));
- допомога по вагітності та пологах обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у 2020 р. – 310,32 грн (4723,00 грн х 2 : 30,44)) (ч. 4 ст. 19 Закону №1105).
Iнформація про страховий стаж працівників від ПФУ
Реєстр застрахованих осіб ведеться за двома основними напрямами:
1) накопичення інформації зі сплати ЄСВ, щодо наявності страхового стажу зі сплатою ЄСВ і без, набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат тощо. Зберігається в ньому й інформація про сплату страхових внесків, крім ЄСВ, зокрема сплачених в бюджет до введення ЄСВ, а також інформація щодо виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соцстрахування;
2) надання такої інформації на запит страхувальникам і застрахованим особам та обмін такою інформацією з іншими державними органами (фондами соцстрахування, ДФС тощо).
Зверніть увагу!
Iнформацію від ПФУ можна отримати як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Перевірити достовірність видачі електронних документів з QR-кодом можна через веб-портал електронних послуг ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua).
Електронний документ з QR-кодом, підписаний електронним підписом ПФУ, є аналогом паперового документа, підписаного відповідальною особою в органі Фонду.
Розрахунок лікарняних та декретних
При обчисленні середньої заробітної плати для нарахування лікарняних та декретних ураховуються всі види зарплати (доходу) в межах граничної суми місячної зарплати, на яку нараховується ЄСВ. Це встановлено п. 3 Порядку №1266.
Розрахунковий період
При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:
1) повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
2) неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
3) відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).
З розрахункового періоду в усіх випадках обчислення виключаються періоди, не відпрацьовані з поважних причин (і дні, і кошти).
Сума лікарняних обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. А от для декретних стаж значення не має, адже вони виплачуються у розмірі 100% незалежно від стажу.
При цьому розрахована середньоденна зарплата не повинна перевищувати розміру середньоденної зарплати, визначеної з максимальної величини доходу, на який нараховується ЄСВ, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Такі правила нарахування декретних та лікарняних передбачено п. 11 та 25 – 28 Порядку №1266.
Перехідні «лікарняні» виплати 2019 – 2020
Якщо листок непрацездатності відкрито у 2019 році, а дата його закриття припадає на 2020 рік і періоди перебування на лікарняному припадають на зміну розміру МЗП, а базу нарахування ЄСВ на суми лікарняних (і тимчасової непрацездатності, і допомоги по вагітності та пологах) розраховано виходячи з розміру мінімальної зарплати на дату нарахування таких сум, необхідно у місяці, в якому змінено розмір мінімальної зарплати, донарахувати ЄСВ виходячи зі зміненого розміру МЗП за місяці, за які нараховано суми допомоги по вагітності та пологах.
Приклад 1 Розрахунок лікарняних працівнику, який відпрацював 3 місяці та перед цим рік не працював.
Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.10.2019 р. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». Посадовий оклад – 6000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому його страховий стаж дорівнює 100%. З 16.01.2020 р. до 20.01.2020 р. працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними (6000 грн + 6000 грн + 6000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 195,65 грн;
2) денна зарплата за фактичними даними: 195,65 х 100% = 195,65 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП – 4723 : 30,44 к. д. = 155,16 грн;
4) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 155,16 х 5 к. д. = 775,80 грн.
Приклад 2 Розраховуємо лікарняні працівнику, який захворів у перший день роботи.
Працівник у ТОВ «В» було прийнято 10.01.2020 р. Для працівника ТОВ «В» – це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «В». Посадовий оклад – 4500,00 грн. Страховий стаж працівника більший ніж 10 років, тому його страховий стаж дорівнює 100%. З 10.01.2020 р. до 12.01.2020 р. працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними – 4500,00 грн : 30,44 к. д. = 147,83 грн;
2) денна зарплата за фактичними даними: 147,83 грн х 100% = 147,83 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП – МЗП 4723 : 30,44 к. д. = 155,16 грн;
4) розраховують лікарняні за рахунок підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, позаяк вона менша за МЗП: 147,83 х 3 к. д. = 443,49 грн.
Приклад 3 Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.01.2017 р. до 01.01.2020 р. Посадовий оклад працівниці – 4300 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому її страховий стаж дорівнює 100%. З 18.01.2020 р. до 22.01.2020 р. працівниця хворіла.
Розрахунок лікарняних:
1) розрахунковим періодом для даного випадку є січень-грудень 2019 року. Але оскільки в цьому періоді у співробітниці не було заробітку, середньоденна зарплата за фактичними даними вважається виходячи з її окладу: 4300 грн : 30,44 = 141,26 грн;
2) денна зарплата за фактичними даними: 141,26 грн х 100% = 141,26 грн;
3) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 141,26 грн х 5 к. д. = 706,30 грн.
Приклад 4 Нарахування декретних на рівні мінімальної зарплати.
Працівниця надала листок непрацездатності щодо призначення відпустки по вагітності та пологах з 08.01.2020 р. до 12.05.2020 р.
Нарахований дохід за розрахунковий період (повні 12 місяців з 1-го до 1-го числа) становить 70000 грн. Ані відпусток без збереження зарплати, ані лікарняних не мала. Тому середньоденна сума заробітку становить: 191,78 грн = 70000 грн : 365 грн.
Середньоденна зарплата на рівні – МЗП 4723 : 30,44 к. д. = 155,16 грн.
Сума декретних за фактичними даними – 24164,28 грн (191,78 грн х 126 к. д.), а з розрахунку на рівні МЗП – 19550,16 грн (155,16 грн х 126 к. д.).
Позаяк сума декретних не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із МЗП, встановленої на час настання страхового випадку, то у такому разі її слід буде нарахувати на рівні фактичного заробітку працівниці.
Приклад 5 Нарахування декретних, якщо страховий стаж працівниці менший ніж 6 місяців.
Працівниця принесла листок непрацездатності щодо призначення відпустки по вагітності та пологах з 08.01.2020 р. до 12.05.2020 р.
Нарахований дохід за розрахунковий період (за п'ять місяців роботи з 1 серпня до 31 грудня) становить 80000 грн. Ані відпусток без збереження зарплати, ані лікарняних не мала. Тому середньоденна сума заробітку становить: 522,88 грн = 80000 грн : (31 + 30 + 31 + 30 + 31).
Середньоденна зарплата на рівні МЗП 4723 : 30,44 к. д. = 155,16 грн.
Середньоденна зарплата на рівні двох МЗП: 4723 х 2 : 30,44 к. д. = 310,32 грн.
Сума декретних за фактичними даними – 65882,88 грн (522,88 грн х 126 к. д.), а з розрахунку на рівні двох МЗП – 39100,32 грн (310,32 грн х 126 к. д.).
Середньоденна зарплата, обчислена, виходячи з фактичних доходів співробітниці, становить 522,88 грн, що перевищує максимально допустимий для її випадку розмір середньої зарплати, виходячи з якого їй може нараховуватися допомога (310,32 грн) Тому розмір її допомоги становитиме 39100,32 грн (310,32 грн. x 126 к. д.).