Заповнення таблиці 5 звіту з ЄСВ: рекомендації від ПФУ

Коментар до листа ПФУ від 18.01.2019 р. №1910/04-22

Насамперед нагадаємо, що звіт з ЄСВ заповнюється згідно з правилами, зазначеними в Інструкції №435.

Коли заповнюємо таблицю 5 звіту з ЄСВ?

Таблиця 5 звіту з ЄСВ подається страхувальником, якщо протягом звітного періоду:

1. було укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з ФОП, якщо роботи (послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з ЄДР) зі застрахованою особою;
2. було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
3. особу було переведено на іншу посаду або роботу у того самого страхувальника;
4. особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
5. особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам з-поміж військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
6. особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
7. особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного до досягнення нею шестирічного віку.

Якщо  протягом звітного періоду зазначених вище фактів не було зафіксовано, таблиця 5 звіту з ЄСВ не формується та не надається. 

А далі розглянемо окремі випадки складання цієї таблиці, які роз’яснив ПФУ у коментованому листі. 

Відображення переведення працівника та звільнення працівника

Запис про переведення працівника на іншу посаду або роботу у того самого роботодавця вноситься у таблицю 5 в такому ж порядку, як і про прийняття на роботу. Саме так заявив ПФУ.

Але тут виникає логічне запитання: а що робити з реквізитом 17, де зазначається підстава для припинення трудових або цивільно правових відносин? Адже фактично трудові відносини з цим роботодавцем у працівника не перериваються. 

У своїх інших консультаціях фахівці ПФУ інколи пишуть, що потрібно заповнювати цей реквізит при переведенні, а інколи ні. На думку автора, заповнювати цей реквізит при переведенні працівника не потрібно.

Зразок 1. Відображення переведення працівника з посади на посаду.

Також зверніть увагу на заповнення таблиці 5 звіту з ЄСВ якщо переведення відбувається на зламі місяців. Наприклад, працівника переводять з посади інспектора з кадрів на посаду керівника відділу кадрів з 01.09.2020 р. Тоді слід буде подати аж дві таблиці 5 звіту з ЄСВ, а саме:

• таблицю 5 звіту з ЄСВ за серпень 2020 р. з відображенням припинення роботи на посаді інспектора з кадрів;
• таблицю 5 звіту з ЄСВ за вересень 2020 року з відображенням початку роботи на посаді керівника відділу кадрів (відображено у зразку 2 та 3).

Зразок 2 та 3. Відображення переведення працівника на іншу посаду з першого числа наступного місяця

Розірвання та укладення трудового договору з одним працівником в одному місяці 

Якщо протягом звітного періоду роботодавцем і працівником було розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір), а потім знову укладено, на такого працівника робиться два записи в таблиці 5 звіту з ЄСВ:

1. із зазначенням дати припинення трудових відносин,
2. із зазначенням дати початку трудових або цивільно-правових відносин (дивіться зразок 2)

Зразок 4. Звільнення та прийняття на роботу в одному місяця

Якщо ж відбулося спочатку прийняття, а потім звільнення, інформацію слід відображати одним рядком, як на зразку 3.

Зразок 5. Прийняття та звільнення в одному місяці

Заповнення графи 7 таблиці 5 звіту з ЄСВ (позначка про ЦПХ)

Коли необхідно заповнювати графу 7 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 – так, 0 – ні)»?

Цей реквізит заповнюють, якщо в реквізиті 8 «Категорія особи**» проставлено «З» – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру. 

Тож, якщо у графі 8 проставлена категорія застрахованої особи «1», «2», «4», «5», «6», «7», «8», то графу 7 не заповнюють взагалі.

Якщо в графі 8 проставлена категорія особи 3, то в графі 7 проставляють:

• «1», якщо договір цивільно-правового характеру укладено з працівником (основним чи сумісником); 
• «0», якщо договір ЦПХ укладено зі сторонньою фізособою (не з працівником). 

Чи є помилкою, якщо в графі 7 проставлено «0», а в графі 8 проставлено «1»? 

Реквізит 7 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 – так, 0 – ні)» заповнюють, коли особа працює на підприємстві як найманий працівник (з трудовою книжкою), тобто це основне місце роботи, а також паралельно виконує на цьому ж підприємстві умови договору ЦПХ або сумісництво – проставляють «1». В інших випадках проставляють «0».

Зверніть увагу! Коли заповнювати цю графу – чи лише на своїх працівників, які паралельно виконують роботи за договором ЦПХ, чи на усіх осіб, які виконують роботи за договором ЦПХ, в таблиці 5 не зазначено.

Як роз’яснює ПФУ у коментованому листі, у графі 7 заповнюємо лише працівників (ті, які у вас працевлаштовані), якщо в графі 8 вказаний код категорії особи «3» (коли вносимо рядок на період договору ЦПХ):

• «0» – якщо з основним працівником або сумісником, крім трудового договору, не укладено договір ЦПХ;
• «1» – якщо основний працівник або сумісник виконує роботу (надає послуги) ще й за договором ЦПХ.

Якщо ж у графі 8 вказана категорія особи «1» або «2» (а також «4», «5», «6», «7» і «8»), то графа 7 не заповнюється.

Зразок 6. Заповнення графи 7 у таблиці 5 

Відображення інформації про декретниць

У разі якщо особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки.

Якщо в особи закінчилась відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки.

Нагадаємо, що декретницям присвоєно такі категорії застрахованих осіб:

• 4 – особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
• 5 – особи, яким надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами;
• 6 – особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Категорію  особи зазначаємо у графі 8 таблиці 5.

Чи потрібно заповнювати графи 12–15, якщо відображається інформація про початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (код у реквізиті 8 – «5»); для догляду за дитиною до 3 років (код у графі 8 – «6»); для догляду за дитиною від трьох до шести років (код у графі 8 – «4»)? Чи зазначені реквізити заповнюють тільки у разі прийняття, звільнення і переведення працівника, коли у графі 8 вказано «1» або «2»?

Графи 12–15 таблиці 5 заповнюються, якщо:

• було укладено або розірвано трудовий договір;
• особу було переведено на іншу посаду або роботу в того ж страхувальника;
• особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (з виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби.

Отже,  відповідь очевидна. Якщо йдеться про початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки  для догляду за дитиною до 3 років, відпустки для догляду за дитиною від трьох до шести років, у таблиці 5 не треба щодо таких працівниць заповнювати графи:

• 12 – Професійна назва роботи
• 13 – Код ЗКППТР
• 14 – Код класифікатора  професій
• 15 – Посада.

Зразок 7. Відображення початку відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Заповнення рядку з інформацією про військове звання

Кому слід заповнювати графу 19 таблиці 5 за своїх працівників? У коментованому листі ПФУ є відповідь і на це запитання.

Графа 19 «Військове звання» в таблиці 5 підлягає заповненню щодо особи, яка вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби; яку було переведено з однієї посади на іншу тощо, реквізит «військове звання» мають заповнювати тільки силові відомства (військові частини, органи поліції тощо).

Тож, «звичайні» роботодавці цей реквізит не заповнюють.

Також не потрібно заповнювати «простим» роботодавцям графу 19 таблиці 5, якщо їх працівників призивають на строкову військову службу, контрактну службу або мобілізують.

Якщо назва посади приводиться у відповідність до КП

Висновки ПФУ щодо цього запитання у коментованому листі неочікувані.

Раніше у своїх роз’ясненнях (переважно без номерів або усних) говорили, що у разі приведення назви у відповідність до КП таблицю 5 звіту з ЄСВ не заповнюємо. 

Але в коментованому листі вони зазначили інше. 

Якщо раніше внесений запис до таблиці 5 з неправильною назвою потрібно виправити, для цього необхідно подати таблиці 5 звіту з ЄСВ  з типом:

• «скасовуюча» – у ній навести раніше вказаний рядок з неправильними даними щодо такої застрахованої особи; 
• «початкова» – з правильними даними щодо такої застрахованої особи 

Проте, на думку ПФУ, такі виправлення стосуються лише працівників, які прийняті, звільнені чи переведені, починаючи з 01.08.2018 р. І подаючи таблицю 5 за місяці до оновлення форми №Д4, слід заповнювати не усі реквізити, а лише ті, які були у формі до її оновлення. 

А отже, якщо уточняється посада працівника, якого прийнято (звільнено, переведено) до 01.08.2018 р., і на нього в таблиці 5 реквізити 12–15 не заповнювалися, то у випадку уточнення раніше поданих даних, ці реквізити не заповнюють. При цьому форма таблиці 5 (як скасовуюча, так і початкова) подається така, яка діє на момент її подання (виправлення помилки). 

Чи заповнюємо таблицю 5 звіту з ЄСВ, якщо відбулася зміна прізвища?

Фахівці ПФУ відповіли, що у такій ситуації складати таблицю 5 не потрібно. У наступному звітному місяці після зміни в таблиці 6 звіту зазначаємо особу з новим прізвищем і цього буде цілком достатньо.