Юридична компанія YANKIV розповідає, що документальні перевірки ФОП стали повсякденною реальністю українського бізнесу. Податкова служба все активніше використовує цей інструмент контролю, і кожен підприємець повинен знати, як правильно підготуватися до такої перевірки та захистити свої права. Розберемо детально всі аспекти процедури на основі реального практичного досвіду.
Що таке документальна перевірка ФОП
Стаття 75.1.2 ПКУ визначає документальну перевірку як найглибшу та найдетальнішу форму контролю підприємницької діяльності. При такій перевірці контролюючий орган має право перевірити будь-що: первинні документи, внутрішній облік, трудові відносини, продажі та будь-які інші документи, що стосуються бізнес-активності.
Види документальних перевірок
За місцем проведення:
- Виїзна перевірка – коли податкові інспектори приїжджають безпосередньо до місця ведення діяльності ФОП.
- Невиїзна перевірка – коли у ФОП просто запитують документи, які потрібно надіслати або привезти до податкової службі.
Важливо: якщо ФОП зареєстрований за домашньою адресою та здійснює діяльність там же, скоріш за все до вас додому ніхто не прийде – запросять приїхати до податкової.
За плановістю:
- Планова перевірка – ФОП заздалегідь вноситься до плану-графіка перевірок, тому можна підготуватися завчасно.
- Позапланова перевірка – проводиться без попередження, але має важливу особливість: перевіряти можуть лише одне конкретне питання, а не всю діяльність.
Гарантії безпеки для ФОП
Стаття 78.3 ПКУ встановлює важливу гарантію: працівникам правоохоронних органів заборонено брати участь у податкових перевірках. Це означає, що ніхто не може вас заарештувати чи посадити під час податкової перевірки.
Як починається документальна перевірка
Перші хвилини документальної перевірки – найважливіші для захисту ваших прав. Саме на цьому етапі ви можете виявити процедурні порушення та законно відмовитися від незаконної перевірки. Більшість ФОП не знають своїх прав і автоматично допускають будь-яку перевірку, що є великою помилкою. Розберемо, які документи повинна надати податкова, які реквізити перевірити та як захистити себе від самого початку процедури.
Обов’язкові документи для початку перевірки
Будь-яка документальна перевірка починається з наказу та направлення керівника податкової служби, де визначається конкретний підприємець, який перевірятиметься. На початку перевірки кожен ФОП має отримати ці документи під ознайомлення.
Терміни попередження
Планова перевірка: ФОП має бути попереджений за 10 днів до початку перевірки. Позапланова перевірка: проводиться без попередження, але тільки по одному вузькому питанню.
Обов’язкові реквізити наказу на перевірку
Наказ та направлення на перевірку мають містити:
- Дата видачі документа
- Найменування контролюючого органу
- Найменування та реквізити ФОП, якого перевіряють
- Мета та вид перевірки (документальна чи фактична)
- Підстави для проведення перевірки
- Дата початку і тривалість перевірки
- Період діяльності, який буде перевірятися
- Підпис керівника податкової, скріплений печаткою контролюючого органу
Ваші права при перевірці документів
Якщо хоча б одного з перелічених пунктів немає – ви маєте право не допускати до перевірки, оскільки вона є незаконною. Завжди вимагайте у інспекторів службові посвідчення для підтвердження їхніх повноважень.
Важливо: якщо ви прийняли рішення допустити перевірку, пізніше сказати, що є помилка в наказі, вже неможливо. Допуск означає погодження з документом.
Запит на надання документів: що вимагатимуть
Це найбільш напружений етап для будь-якого ФОП, адже від повноти та своєчасності надання документів залежатиме результат перевірки. Але тут криється підступність: податкова може вимагати набагато більше документів, ніж має право за законом. Знання точного переліку того, що вони можуть законно вимагати, допоможе уникнути зайвих проблем та захистить від перевищення повноважень контролерів.
Типовий перелік документів
Одразу після допуску перевірки ви отримуєте запит про надання документів. Зазвичай вимагають:
- Банківські виписки з усіх рахунків
- Звіти (податкові декларації, єдина звітність)
- Кадрові документи на всіх працівників
- Книгу обліку доходів (для відповідних груп ФОП)
- Виписку про реєстрацію підприємця
- Паспортні дані власника
- Облік товарних запасів та накладні на товар (для відповідних видів діяльності)
- Договори з клієнтами та контрагентами
- Митні декларації (якщо є імпорт товарів)
Правила надання документів
Варіант не надати документ фактично відсутній, оскільки в процесі перевірки ненадання документа прирівнюється до його відсутності, а отже, податкова може фіксувати це як порушення.
Важливе правило: податкова не має права вилучати оригінали документів. Завжди надається виключно сканована копія з вашим написом про те, що «копія вірна».
Якщо у вас є тільки сканкопії документів і немає оригіналів – в реальному житті це не дуже добре, але не критично. Просто друкуйте і пишіть, що «копія вірна».
Важлива порада щодо спілкування
Усні комунікації з податковими інспекторами зазвичай ніколи не дають позитивного ефекту. Намагайтеся зводити все до письмового офіційного листування – тоді ви точно не скажете зайвого.
Як податкова обманює ФОП різними видами перевірок
Найпоширеніша хитрість податківців – підміна понять між видами перевірок. Під виглядом «простої» фактичної перевірки вони намагаються отримати документи, які мають право вимагати тільки при документальній перевірці. Знання цих хитрощів допоможе не потрапити в пастку та законно відмовити у наданні зайвих документів.
Поширений обман з видами перевірок
На жаль, податківці дуже люблять обманювати ФОП: під виглядом фактичної перевірки, яка полягає в тому, що можуть перевірити щось по «гарячих слідах» за результатами контрольної закупки, податкова підсуває запити на вимогу всіх можливих документів, які вони мають право отримувати лише при документальній перевірці. Будьте дуже уважними, яка у вас перевірка! Якщо це не документальна перевірка, то ви маєте право не надавати більшість документів, що вони вимагають.
Конкретні приклади незаконних вимог
При фактичній перевірці незаконно вимагати:
- Банківські виписки – це предмет тільки документальної перевірки
- Книгу обліку доходів – така вимога законна тільки при документальній перевірці
- Договори оренди приміщення та подібні документи
При фактичній перевірці законно вимагати:
- Договори, накладні та первинні документи – але тільки від ФОП, які продають техніку, ювелірку та ліки (для всіх інших ні, бо вести облік не потрібно)
- Трудові договори працівників – можуть вимагати і на документальній, і на фактичній перевірці
Важлива логіка захисту
Перший аргумент, який часто чують ФОП: «Яка різниця, краще надати їм зразу всі документи, бо якщо захочуть, то прийдуть з документальною перевіркою». Це найбільша помилка! Якби податківці мали достатньо підстав прийти з документальною перевіркою – вони б одразу прийшли з нею і по закону вимагали всі документи. А якщо прийшли тільки з фактичною – значить, тільки на неї назбирали підстав.
На що податкова звертає особливу увагу
Податкова працює не хаотично – у неї є чітка стратегія пошуку надприбуткових порушень. Інспектори в першу чергу шукають ті порушення, за які можна накласти максимальні штрафи та отримати найбільше донарахувань. Розуміння цих пріоритетів допоможе вам зосередитися на найважливіших ділянках та підготувати найкращий захист саме там, де податкова б’є найсильніше.
Найприбутковіші для податкової порушення
Податкова в першу чергу шукає те, за що можна накласти найбільший штраф:
1. Касовий апарат
- Перше, що перевірять – чи мали ви застосовувати касовий апарат, чи ні
- Штраф до 150% від кожної суми без чеку – це «ласий шматок» для податкової
2. Відповідність платежів КВЕДам
- Якщо платежі не відповідають вашим КВЕДам – позбавляють заднім числом спрощеної системи і переводять на загальну
- Це відкриває дорогу для донарахування до 50% податку від обороту
3. Незаконні операції для ФОП
- Бартер, подарунки, взаємозалік, поворотні допомоги
- Якщо такі операції є – теж скасовують спрощену систему
Дрібніші порушення з накопичувальним ефектом
Наступна хвиля питань – більш дрібні речі, за які сильно не оштрафуєш, але якщо помилок багато, то в сукупності буде солідний штраф:
- Вчасність та правильність оформлення працівників і виплата зарплати
- Коректність оформлення фіскальних чеків
- Можливий переліміт доходів чи неправильний розрахунок доходів у звітах
- Своєчасність сплати податків та подання звітів
Розвінчання популярного міфу
Міф: податкова перевіряє, куди ви витрачаєте кошти з карти ФОП. Реальність: їм це взагалі байдуже. Як ви тратите гроші з картки, ще ніколи не бачили, щоб на документальній перевірці хтось на це дивився. Це недивно, адже за це штраф накласти неможливо, тому навіщо їм це потрібно.
Хто найчастіше потрапляє під перевірку
Податкова найбільше любить перевіряти:
- ФОП з великими оборотами
- Тих, у кого є явні помилки в податковому реєстрі (помилки у звітах або в касовому апараті)
Обов’язкової перевірки умовно раз на 3 чи 5 років немає. Ви можете і 15 років працювати без жодних перевірок.
Що робити після складання акта перевірки
Складання акта перевірки – це не кінець процедури, а початок нової критичної фази. Саме тепер стає зрозуміло, які конкретно порушення вам інкримінують та які штрафи загрожують. У вас з’являється останній шанс вплинути на результат через додаткові пояснення, але головне – потрібно правильно підготуватися до отримання остаточного рішення про штраф. Розберемо, як діяти на цьому етапі та які помилки можуть коштувати дорого.
Процедура аналізу документів
Коли податкова отримала всі документи, зазвичай їх беруть на аналіз, який триває до 10 робочих днів.
Акт перевірки та ваші права
За результатами аналізу всіх документів складається акт перевірки, в якому описуються всі можливі порушення. Ваше право: ви як платник податків маєте право додати додаткові пояснення до акту перевірки. Реальність: на практиці ці пояснення ні на що не впливають – якщо податкова хоче оштрафувати, то вона оштрафує. За 10 днів з моменту складення акту ви отримаєте податкове повідомлення-рішення з точним штрафом, який треба заплатити.
Якщо порушень немає
Коли у вас немає порушень, податкова складає довідку про відсутність порушень, але це реально відбувається нечасто.
Чи підписувати акт перевірки?
Якщо ви відмовляєтеся підписати акт перевірки – ви самі собі шкодите, адже вам його не вручать, а штраф все одно застосовуватиметься. Рекомендація: краще підписати і одразу взяти копію.
Як оскаржити результати перевірки
Отримання штрафу від податкової – це не вирок. Статистика говорить сама за себе: 75% справ у суді бізнес виграває у податкової. Це означає, що у вас є реальні шанси не тільки скасувати штраф, але й довести неправомірність дій контролерів. Головне – знати правильну стратегію оскарження та не пропустити критичні терміни. Розберемо всі доступні шляхи захисту та професійні методи, які використовують адвокати.
Три шляхи після отримання штрафу
Як тільки ви отримали податкове повідомлення-рішення на руки, у вас є 3 шляхи дій:
1. Сплатити добровільно штраф
2. Протягом 10 днів подати оскарження до вищестоящої податкової
3. Протягом 6 місяців подати до суду та оскаржувати результати перевірки
Статистика судових справ
Згідно з поточною статистикою, 75% справ у суді «бізнес проти податкової» виграє бізнес. Звичайно, це поширюється не на всі категорії справ, але шанс виграти справді є і зазвичай такі шанси досить високі.
Методи оскарження
Професіонали завжди звертають увагу на 2 складові:
1. Процедурні помилки
- Можливо, податкова неправильно проводила перевірку
- Неправильно зафіксувала в документах її результати
2. Матеріальні помилки
- Можливо, податкова застосувала якісь норми законів, на які не мала права в цій ситуації
Завдяки поєднанню цих методів досить часто суд можна виграти і штраф податкової можна скасувати.
Практичні поради від Богдана Янківа
Теорія – це добре, але практика – це те, що реально працює в кабінетах податкової та залах судів. Після десятків проведених документальних перевірок у адвокатів формуються власні професійні методи, які не знайдеш у підручниках, але які дають реальний результат. Ділимося конкретними інструментами, перевіреними лайфхаками та стратегіями, які допоможуть пройти перевірку з мінімальними втратами або успішно її оскаржити.
Матриця доказів – професійний метод
Адвокатський секрет роботи з податковими перевірками – складання так званої матриці доказів:
1. Беремо твердження, за яке податкова хоче оштрафувати
2. Шукаємо чіткий документ, який є у ФОП, і заперечуємо порушення
3. Прикріплюємо норму закону, яка підтверджує правомірність дій
Таким чином опрацьовуємо кожне звинувачення податкової по черзі.
Загальні рекомендації для ФОП
До початку перевірки:
- Ретельно перевірте наказ на перевірку та всі його реквізити
- Вимагайте службові посвідчення у інспекторів
- Не допускайте перевірку, якщо наказ неправильно оформлений
Під час перевірки:
- Надавайте тільки ті документи, які законно можуть вимагати для даного виду перевірки
- Зводьте спілкування до письмового листування
- Надавайте тільки копії документів з написом «копія вірна»
Після перевірки:
- Обов’язково підписуйте акт перевірки і беріть копію
- Розгляньте можливість оскарження – шанси на успіх досить високі
- При оскарженні використовуйте як процедурні, так і матеріальні аргументи
Робимо висновки
Документальна перевірка ФОП – це серйозна процедура, але не варто її панічно боятися. Знання своїх прав, розуміння процедури та правильна підготовка документів значно збільшують шанси на успішне проходження перевірки або, у разі необхідності, успішне оскарження її результатів.
Пам’ятайте головні правила: перевіряйте законність вимог податкової, надавайте тільки ті документи, які вони мають право вимагати для конкретного виду перевірки, і не бійтеся захищати свої права в суді – статистика на вашому боці.
***
Читатйте також: В який термін та які документи надає ФОП для проведення документальної перевірки?