Як укласти електронний договір, щоб він пройшов податкову перевірку: практичні поради для бухгалтера та юриста

Електронні договори органічно доповнюють чинну систему господарських правочинів, однак порядок їх укладення та виконання має низку специфічних аспектів, впроваджених Законом про електронну комерцію ще у 2015 році. 

Під час оформлення домовленостей в електронному середовищі волевиявлення сторін може поєднувати риси як конклюдентних дій (натискання кнопки, підтвердження операції, обмін повідомленнями), так і письмової форми із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП чи УЕП). 

Завдяки цьому факт укладення такого договору може підтверджуватися як електронним документом, підписаним КЕП/УЕП, так і даними електронного обміну — технічними логами, службовим листуванням або інформацією з систем електронного документообігу.

Що таке електронний догові та яка його правова природа

Електронний договір — це різновид договору в письмовій формі. Його юридична сила така сама, як і договору, укладеному в письмовій формі, за умови дотримання вимог до змісту та підпису. 

Це прямо випливає із:

• ЦКУ, ст. 205, 207: письмова форма правочину може вчинятися шляхом електронних документів та/або обміну повідомленнями, якщо сторони можуть ідентифікувати волевиявлення (загальні норми про форму правочинів і договір);
• Закону №675 «Про електронну комерцію»: електронний договір, підписаний у порядку ст. 12 цього Закону, прирівнюється до письмового (ч. 12 ст. 11); 
• Закону №2155 «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: КЕП (кваліфікований електронний підпис) має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, і забезпечує ідентифікацію підписанта. Втім, наразі можна використовувати й УЕП (удосконалений електронний підпис) – про особливості застосування КЕП та УЕП можна почитати на вебсайті Мінцифри;
• Закону №851 «Про електронні документи та електронний документообіг» (базово – про статус е-документа як юридичного документа).

Електронний договір — це повноцінний правочин, оскільки:

• юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму;
• допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму (ст. 8 Закону №851).

Як ТОВ і ФОП укладають електронний договір: три кроки

Закон про електронну комерцію будує логіку електронного договору на моделі оферта → акцепт. 

Крок 1. Оферта (пропозиція укласти договір)

Оферта має містити всі істотні умови відповідного виду договору та намір сторони договору бути зобов’язаною у разі акцепту (прийняття умов договору іншою стороною). Зазвичай перед відправленням договору на підпис КЕП/УЕП контрагенту сторони проводять ретельні переговори та погоджують всі його умови/положення. 

Зверніть увагу! Одним із різновидів електронних договорів є договір приєднання (він укладається в електронній формі та містить умови, які сторона, що приєднується, не може змінювати та розміщується на вебсайті). Такі договори укладаються з використанням електронних технологій (наприклад, через онлайн-портал) і мають таку саму юридичну силу, як і паперовий аналог. Прикладом є підписання договору про приєднання до послуги через портал "Дія" за допомогою електронного підпису. 

Офертою може бути:

• файл договору, надісланий e-mail, із сертифікатом КЕП;
• документ у сервісі електронного документообігу;
• публічна оферта на сайті/платформі (договір приєднання);
• комерційне е-повідомлення. 

Крок 2. Акцепт (прийняття)

Акцепт відбувається через:

• підписання електронного договору КЕП/УЕП;
• відповідь-підтвердження в е-системі;
• іншу дію, прямо визначену офертою (наприклад, «натиснути кнопку погоджуюсь», оплатити рахунок та отримати квитанцію/чек, отримати доступ до сервісів/товарів/послуги постачальника тощо). Але тут важливо — спосіб акцепту має бути закріплений в оферті/договорі. 

Крок 3. Момент укладення

Договір вважається укладеним з моменту отримання оферентом акцепту в установленому ним порядку (ч. 3 ст. 11 Закону №675). При цьому продавець (виконавець) зобов’язаний підтвердити отримання замовлення, а споживач має отримати підтвердження укладення правочину у формі електронного документа, квитанції, чека або іншого документа.

Хто підписує електронний договір?

Розглянемо це на прикладі укладення електронного договору між ТОВ і ФОП.

• Електронний договір підписує від імені ФОПа:

Підписує сам ФОП своїм КЕП/УЕП. КЕП завжди прив’язаний до фізичної особи, а не до «абстрактного ФОПа». КЕП (кваліфікований електронний підпис) для фізичної особи та ФОПа є одним і тим самим, оскільки українське законодавство не виділяє ФОПа як окрему категорію користувачів електронних довірчих послуг. Один і той самий електронний підпис фізособи може використовуватися як для особистих потреб, так і для здійснення підприємницької діяльності, наприклад, для подання звітності. Слід також звернути увагу, що, на відміну від юросіб, чимало електронних сервісів пропонують КЕП ФОПам безкоштовно.

• Електронний договір підписує від імені ТОВ:

Підписує директор (інша особа, що має право діяти без довіреності згідно з ЄДР/статутом) або уповноважений представник за довіреністю/наказом/ЄДР.

Важливо: електронний підпис теж належить конкретній фізичній особі. Тому від імені юрособи підписує фізособа-представник, а її повноваження мають бути підтверджені. 

Як правильно уповноважити підписанта ТОВ

Найкраща комбінація для безпеки:

• наказ/рішення директора про уповноваження;
• довіреність (може бути і електронна, підписана директором КЕП);
• за потреби — внесення інформації про підписанта в е-системі документообігу.

У договорі бажано прописати таку формулу: «Сторона 1 діє через директора / уповноважену особу ___ на підставі ___, що підтверджується електронними документами, підписаними КЕП».

Який підпис використовувати: КЕП чи УЕП?

Для укладення електронних договорів краще використовувати саме КЕП, оскільки він прирівнюється до власноручного підпису та має найвищий рівень захисту. Хоча й удосконалений електронний підпис (УЕП) також може використовуватися для менш формальних угод (наприклад, у роздрібній торгівлі). Порівняння КЕП та УЕП наведені у таблиці 1.

Таблиця 1

Порівняння КЕП та УЕП для укладення договорів

Які умови варто спеціально прописати в електронному договорі?

Мін’юст у 2025 році окремо підкреслив: електронний договір повинен мати істотні умови + технічний порядок укладення/підпису/обміну. 

Рекомендована частина договору:

1. Канал і система обміну
• назва сервісу ЕДО або e-mail адреси сторін;
• правило, що повідомлення з цих адрес/через цю систему є офіційними.
2. Тип підпису
• КЕП / УЕП / інший підпис у сфері е-комерції (одноразовий ідентифікатор тощо — якщо доречно);
• вказати, що такий підпис прирівнюється до власноручного.
3. Порядок підписання та дата
• як визначається дата підпису (за міткою часу сервісу/сертифікату);
• що кожна сторона підписує своїм чинним ключем.
4. Порядок внесення змін
• лише через нову редакцію/додаткову угоду в е-формі;
• момент набрання чинності змінами.
5. Зберігання та докази
• хто й де зберігає оригінали е-документів;
• що сторони визнають е-документи належними доказами в суді. 
6. Резервний сценарій
• що роблять сторони при технічному збої (перехід на інший сервіс/паперову форму, інше).

Втім, часто постає запитання: а як бути, якщо договір укладений (дата в шапці договору), наприклад, у січні 2025 року, а контрагент надіслав на підпис в системі ЕДО його лише у вересні – чи можлива така ситуація? Зазвичай, якщо договір укладений, наприклад, 5 листопада, а надісланий 25 листопада на підпис в системі ЕДО – питань не виникає. Якщо ж різниця між датою укладення договору та датою його підписання становить пів року чи більше, це викликає стурбованість в отримувача такого договору. Розглянемо це на прикладі.

Приклад. Скажімо, дата в шапці договору – 5 січня 2025 р., а отриманий на підпис – 20 вересня 2025 р. Загалом договір може бути підписаний сторонами в системі ЕДО й пізніше, ніж дата, вказана у шапці договору. Закон не забороняє укладати договір «з дати, вказаної в тексті», але фактичний момент укладення — інший.

Однак є важливі нюанси:

• Яка дата вважається датою укладення договору?
• Як суди оцінюють ситуацію з різними датами?
• Які ризики виникають через дату укладання договору та як їх уникнути?

Яка дата вважається датою укладення договору?

Згідно зі ст. 640 ЦКУ: договір вважається укладеним у момент отримання стороною акцепту. У випадку з ЕДО — це момент, коли контрагент накладає свій КЕП/УЕП або підтверджує підписання іншим визначеним способом.

Тобто якщо директор ТОВ підписав договір у вересні, тоді договір укладено саме у вересні, незалежно від того, що в шапці написано «січень 2025 р.». 

Чи робить це договір недійсним? Ні. Договір дійсний. Різниця між «датою в шапці» та фактичною «датою підпису» сама по собі:

• не створює недійсності,
• не робить його неукладеним,
• не порушує вимоги законодавства.

Проте це впливає на інші аспекти (про це – нижче).

Як суди оцінюють ситуацію з різними датами?

Практика ВС незмінна: важлива не дата, зазначена у договорі, а момент реального волевиявлення.

ВС у справі №910/1162/19, постанова від 16.03.2020, та інших підкреслює:

• електронний підпис фіксує конкретний момент, коли відбулося погодження умов;
• саме цей момент вважається моментом укладення. 

Три ризики, які виникають через дату укладання договору:

Ризик 1. Податковий період

Для податківців важливо: коли були акти, коли виник об’єкт оподаткування, коли з’явились витрати.

Якщо договір підписаний у вересні, але дії були у січні – серпні, податкова може ставити багато запитань під час перевірки. Потрібні акти/рахунки/листування як додаткові докази.

Ризик 2. Зміна умов заднім числом

Підписання у вересні договору, датованого січнем, не дозволяє:

• змінити предмет/ціну заднім числом;
• створити фіктивні зобов’язання.

Ризик 3. Перевірка повноважень

Якщо у січні був інший директор, а підписує вересневий директор — це нормально, але треба:

• або обговорити нову дату договору и послатись у тексті (допугоді) на ч. 3 ст. 631 ЦКУ (в частині поширення умов договору на відносини, що виникли до його підписання),
• або підписати нову редакцію. 

Чи можна уникнути цих ризиків? 

Так. Якщо ви не впевнені в тому, що договір буде підписаний одразу ж після дати його складання, варто одразу прописувати в договорі таку умову: «Договір набирає чинності з моменту підписання сторонами в системі електронного документообігу, незалежно від дати, зазначеної в тексті договору».

Яка є судова практика про електронні договори?

Варто звернути увагу на так справи:

1. Постанова ВС від 16.03.2020 у справі №910/1162/19.
   Оскільки договір не має ознак електронного документа, не підписаний електронними цифровими підписами сторін, суди попередніх інстанцій дійшли обґрунтованого висновку, що такий правочин міг набрати чинності виключно після його фізичного підписання сторонами та скріплення печатками у паперовому вигляді. Проте позивачем не було надано суду належним чином оформлених ані оригіналу свого примірника договору, ані копії такого документа. 
   
   
2. Постанова ОП ВС від 15.07.2022 у справі №914/1003/21.
   Будь-який лист електронної пошти є таким, що містить відомості про факт відправлення повідомлення із відповідної електронної адреси, час відправлення, адресатів листа – осіб, до відома яких було доведено таке повідомлення тощо. В цій справі умовами договору було передбачено складення письмової заявки у двох примірниках. Перший примірник письмової заявки мав спочатку направлятися покупцем на електронну пошту постачальника. Таке направлення відбувалося надсиланням на електронну пошту електронного листа з прикріпленням до нього відсканованої (шляхом перенесення тексту та зображення з аркуша паперу в цифровий вигляд з подальшим збереженням на комп’ютері) чи сфотографованої (шляхом отримання електронного зображення документа за допомогою фотокамери) письмової заявки. У такому випадку суд вирішив, що роздруківка цього електронного листа та додатків до нього є паперовою копією електронного доказу.
   
   
3. Постанова ВС від 03.08.2022 у справі №910/5408/21.
   У сучасній діловій практиці більшість електронних даних не мають розширених або кваліфікованих електронних підписів і не захищені іншим способом (використання можливе як КЕП, так і УЕП – Ред). Незважаючи на це суди мають розглядати їх як електронні докази, враховуючи, наприклад, різноманітні довірчі послуги, пов’язані з електронним керуванням документами та ідентифікацією підписантів, які доступні по всьому світу.
   
   
4. Постанова ВП ВС від 21.06.2023 у справі №916/3027/21.
   Повідомлення (з додатками), надіслані електронною поштою чи через застосунки-месенджери, є електронним доказом. Суд може розглядати електронне листування між особами у месенджері (як і будь-яке інше листування) як доказ у справі лише в тому випадку, якщо воно дає можливість суду встановити авторів цього листування та його зміст. Відповідні висновки щодо належності та допустимості таких доказів, а також обсяг обставин, які можливо встановити за їх допомогою, суд робить у кожному конкретному випадку з урахуванням всіх обставин справи.

Поради для бухгалтера та юриста при укладжанні електронних договорів:

До початку співпраці в системі ЕДО важливо:

1. Перевірити реквізити контрагента (ЄДР, КВЕДи, статус ФОП/ТОВ).
2. Визначити канал укладення: ЕДО-сервіс чи e-mail.
3. Узгодити тип підпису – КЕП чи УЕП (краще КЕП для обох сторін).
4. Перевірити повноваження підписантів ТОВ (статут/ЄДР/довіреність).

В самому договорі треба прописати:

1. канали зв’язку;
2. порядок оферта-акцепт;
3. дату/місце зберігання е-оригіналу;
4. визнання е-доказів.

Навіть після закінчення правочину треба зберігати: сам договір, протоколи підпису, мітки часу, службове листування. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, тобто не менш як 1095 днів.

***

Читайте також: 

• Електронний документообіг на підприємстві: основні правила 
• У якому форматі потрібно зберігати е-первинку і архіви звітності?