Насамперед заспокоїмо роботодавців: якщо ви вчасно оформили та подали заяву-розрахунок, то при жодній перевірці (навіть, ФСС), до вас претензій не буде.
Треба лише пам’ятати, що роботодавець виплачує за рахунок власних коштів лише лікарняні за перші 5 календарних днів. Решта днів за листком непрацездатності та допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами фінансує ФСС.
Строки розгляду документів, призначення та виплати матеріального забезпечення за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності встановлені ст. 32 Закону №1105. А ще вони встановлені Порядком №12.
Наведемо їх для зручності в таблиці.
| Перевірка заяви-розрахунку, надання рекомендацій за її результатами, фінансування заяви-розрахунку або надання обґрунтованої відмови у її прийнятті здійснюється робочими органами Фонду або їх відділеннями | Протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку |
| Строки виплати працівникам допомоги з тимчасової непрацездатності, у зв'язку з вагітністю та пологами | Найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати |
Проте на сьогодні ні лікарняні, ні декретні роботодавець не може виплачувати за рахунок власних коштів із наступним відшкодуванням понесених витрат. Процедура для всіх однакова:
- відкриваємо спецрахунок в банку (або в Держказначействі – для бюджетників);
- надаємо заяву-розрахунок ФСС;
- отримуємо фінансування на спецрахунок;
- виплачуємо допомогу працівнику.
Пропустити жоден з кроків цього алгоритму або поміняти їх місцями не можна. Теж саме стверджує і Порядок №12: після надходження коштів, зазначених у заяві-розрахунку, на рахунок страхувальника, останній зобов'язаний здійснити виплату відповідного матеріального забезпечення не пізніше, ніж у строки, визначені у частині другій ст. 32 Закону №1105.
Зверніть увагу і на ч. 1 ст. 34 Закону №1105: якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів.
Якщо документи подані, а кошти не надходять: хто відповідатиме?
ФСС офіційно повідомив про те, що затримки у фінансуванні можливі, і навіть пояснив причину цьому. На сайті ФСС зазначалось: у зв’язку з невиконанням у 2018 році плану надходження ЄСВ та зростанням витрат на матеріальне забезпечення у зв’язку зі збільшенням середньомісячної заробітної плати, можливе подовження стандартних строків перерахування коштів.
При цьому Закон №1105 не передбачив санкцій для ФСС за порушення строків фінансування заявок-розрахунків.
Та не повинен страждати через це і роботодавець. Тому і для нього жодних штрафів або пені цим Законом не передбачено, якщо кошти від ФСС не надійшли. Немає в цьому і порушення законодавства з праці, якщо роботодавець діяв в межах Закону №1105 і все, що від нього вимагалось, виконав.
Але ж є ще і працівники, які звільняються і з якими треба провести остаточний розрахунок у день звільнення. Що робити в такій ситуації роботодавцю?
Цю проблему розглядало Мінсоцполітики у листі від 03.12.2013 р. №1347/13/84-13. Щоправда, ще за старим законодавством, але при цьому фахівці міністерства дійшли висновку: оскільки суми матеріального забезпечення застрахована особа отримує від Фонду і за рахунок коштів Фонду, то в даному випадку порушення ст. 116 КЗпП відсутнє.
Сподіваємося, що з того часу позиція Мінсоцполітики не змінилася і штрафи роботодавцям не загрожують. А ось у податківців позиція інша і вона традиційно фіскальна.
Кошти на спецрахунок не надійшли: хто платить ЄСВ, ПДФО та ВЗ?
З ЄСВ ситуація прозора. Закон про ЄСВ передбачає дві ситуації:
- або сплату ЄСВ при виплаті доходу;
- або сплату ЄСВ протягом 20 днів після закінчення місяця, в якому дохід було нараховано (якщо він до цього не був виплачений).
Тобто, якщо роботодавцю затримують фінансування з ЄСВ, це не привід не платити ЄСВ. Адже дохід (тобто лікарняні або декретні) були нараховані. Лікарняні за перші 5 днів були ще й виплачені за рахунок коштів роботодавця. Тому ЄСВ «зверху» обов’язково треба сплатити.
Щодо ПДФО та ВЗ ситуація нестандартна. З одного боку, лікарняні оподатковуються як ПФДО, так і ВЗ (а декретні ні). І строки сплати цих податків встановлені ст. 168 ПКУ: або при виплаті доходу, або протягом 30 днів після закінчення місяця, у якому дохід був нарахований (якщо він до цього не був виплачений). Але ці податки треба утримати з доходу працівника, тож в ідеалі сплатити за рахунок тих коштів, які надійдуть від ФСС.
З іншого боку, ні в Положенні №13, ні в Законі №1105 ці податки взагалі не згадуються. Натомість ч. 2 ст. 34 цього Закону наголошує: страхові кошти, зараховані на спецрахунок, можуть бути використані страхувальником виключно на надання матеріального забезпечення та соціальних послуг застрахованим особам. А як же тоді ці податки платити?
Свого часу це створило жваве обговорення між ФСС, ДПАУ та Мінсоцполітики.
ФСС не зміг дати чіткої відповіді, що в цій ситуації робити (лист від 16.03.2011 р. №01-16-506). ДПАУ заявила, що ПДФО, звісно, слід сплатити роботодавцю, але не прописала, як само і з якого рахунку (лист від 15.04.2011 р. №4636/5/17-0716). І лише Мінсоцполітики поставило крапку в цьому питанні: частина коштів, що надходять на спецрахунок, має бути утримана в рахунок сплати ПДФО та інших платежів, які відповідно до Законів України утримуються з цих виплат, і за утримання яких роботодавець несе відповідальність згідно із законодавством України (лист від 18.02.2011 р. №1742/0/14-11/18).
Наголосимо, що ці роз’яснення надавались під час дії старого законодавства, яке зараз не діє (хоча норми щодо спецрахунку і використання коштів на ньому «перекочували» до нової редакції Закону №1105). Тому залишається лише знову сподіватися, що позиція Мінсоцполітики не змінилася.
За таких умов маємо наступне:
- якщо кошти надійшли до 30 днів після закінчення місяця, у якому лікарняні були нараховані, то роботодавець сплачує зі спецрахунку ПДФО та ВЗ, і виплачує працівнику залишок – лікарняні після оподаткування;
- якщо ж кошти надійшли пізніше, то роботодавець сплачує ПДФО та ВЗ з власного поточного рахунку. І ось тут може виникнути проблема.
Адже сплатити зі спецрахунку роботодавцю податки в бюджет ФСС можливість дає. А ось щодо відшкодування ним власних витрат на сплату таких податків – поки що ні. Тому є два варіанти: або повернути ФСС невикористані кошти, або сплатити ці податки двічі (і з поточного, і зі спецрахунку), створивши таким чином переплату. Зрозуміло, що другий варіант привабливіший.