Типова форма обліку доходів та витрат фізосіб-«загальників» та «незалежників»: як її вести?

Нагадаємо, що Мінфін наказом від 13.05.2021 р. №261 затвердив:

• типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність;
• Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність.

Її треба буде використовувати вже з 16 липня. З цієї дати книгу обліку доходів та витрат вести вже буде неможливо.

У типовій формі враховано наявність обов’язкових відомостей, визначених у  ст. 177 та 178 ПКУ.

Наказом також забезпечено реалізацію окремих положень ПКУ для фізосіб–підприємців у частині включення до витрат амортизаційних відрахувань з веденням їх обліку та відображенням у типовій формі. Зокрема, введено додаток до типової форми.

Водночас, норми наказу не передбачають будь-яких додаткових дій фізосіб–підприємців та фізосіб, які провадять незалежну професійну діяльність, під час використання типової форми, крім виконання вимог ПКУ.

На підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати, здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.

Форми для ведення обліку доходів та витрат

Правила обрання форми ведення обліку доходів та витрат встановлено розідлом І Порядку №261. Зокрема, облік доходів і витрат ведеться в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету.

Письмова форма

У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді самозайнята особа зобов'язана виконувати записи розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.

Електронна форма

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов'язана вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету.

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету самозайнята особа зобов'язана отримати ЕЦП. Після його отримання така особа здійснює операції з ведення обліку доходів і витрат відповідно до ПКУ безкоштовно.

У типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від'ємне або позитивне значення.

Порядок ведення типової форми

Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат ФОПами та самозайнятими особами встановлено розділом ІІ Порядку №261.

На першому аркуші зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які за релігійними переконаннями відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті).

Алгоритм заповнення табличної частини:

1) у графі 1 зазначається дата запису. Записи ведуться в хронологічному порядку;

2) у графі 2 відображається сума доходу, отриманого від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Вже не йдеться про необхідність підбивання підсумків за місяці, квартали та рік;

3) у графі 3 вказується сума повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) та/або повернутої передплати;

4) у графі 4 вказується сума, яка розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) (графа 3);

5) інформація про документально підтверджені витрати, пов'язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності, зазначається у графах 5 - 10, відповідно:

• у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов'язані з отриманим доходом/пов'язані з провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг);
• у графі 6 відображається вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності;
• у графі 7 відображається сума витрат на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру;
• у графі 8 відображається сума податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов'язані з господарською діяльністю/незалежною професійною діяльністю;
• у графі 9 відображається сума інших витрат, пов'язаних з одержанням доходу/провадженням незалежної професійної діяльності;
• у графі 10 відображається сума амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов'язковим для заповнення.

Тобто у новій формі для кожного виду витрат відведено окрема графа.

7) у графі 11 зазначається сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4) та сумою документально підтверджених витрат, пов'язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).

За п. 2 розд. ІІ Порядку №261 вказано, що ФОП, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до витрат і доходів суми ПДВ, що входять до ціни придбаних або проданих товарів (робіт, послуг). Не включаються до доходу ФОП суми акцизного податку з реалізованих суб'єктами господарювання роздрібної торгівлі підакцизних товарів.

Строк зберігання типової форми та інші нюанси

Типова форма зберігається у самозайнятої особи протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис.

Дані обліку доходів і витрат заповнюються з наростаючим підсумком у гривнях з копійками та використовуються для заповнення річної податкової декларації про майновий стан і доходи.

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов'язана на вимогу ДПС надати засвідчену належним чином копію такого обліку в паперовому вигляді у порядку, встановленому податковим законодавством. Ці нюанси прописані п. 3-5 розд. ІІ Порядку №261.

Порядком не зазначено, як саме має виглядати копія. Тож для її створення потрібно буде враховувати загальні рекомендації. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону №851). Тобто, по суті, це роздруківка електронного документу із підписами осіб, які його склали, засвідчене печаткою (за наявності). Про це ми писали тут.

Як заповнювати додаток щодо щодо обліку амортизаційних відрахувань ОЗ та НМА?

В Порядку №261 є окремий розділ ІІІ щодо обліку амортизаційних відрахувань ОЗ та НМА.

Так ось облік амортизаційних відрахувань за бажанням платника ведеться окремо за кожним об'єктом та розраховується відповідно до встановленої форми згідно з додатком до типової форми:

1. у графі 1 зазначається порядковий номер запису;
2. у графі 2 зазначається група основних засобів/нематеріальних активів, встановлена пп. 177.4.9 ПКУ;
3. у графі 3 зазначається назва об'єкта основних засобів/нематеріальних активів;
4. у графі 4 зазначаються реквізити документа, який підтверджує факт придбання/самостійного виготовлення основних засобів/нематеріальних активів. Такими документами можуть бути акт приймання-передачі, акт приймання - здачі, фіскальний чек, вантажно-митна декларація, видаткова накладна та інші первинні документи, що підтверджують придбання / самостійне виготовлення основних засобів/нематеріальних активів;
5. у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує, що об'єкт основних засобів/нематеріальних активів став придатним для корисного використання (експлуатації). Таким документом, зокрема, може бути акт введення в експлуатацію;
6. у графі 6 вказується строк корисного використання (експлуатації) об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, самостійно установлений фізичною особою - підприємцем, але не менше мінімально допустимого строку корисного використання об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, встановленого пп. 177.4.9 ПКУ;
7. у графі 7 вказується первісна вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується. Первісна вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується, складається з витрат на придбання основних засобів/нематеріальних активів або витрат на самостійне виготовлення основних засобів, реконструкцію, модернізацію та інші види поліпшення основних засобів (крім поточного ремонту) без урахування ПДВ;
8. у графі 8 вказується річна сума амортизації, що визначається діленням первісної вартості об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується (графа 7), на строк корисного використання об'єкта основних засобів/нематеріальних активів (графа 6);
9. у графі 9 вказується місячна сума амортизації, що визначається діленням річної суми амортизації (графа 8) на 12;
10. розрахунок амортизаційних відрахувань звітного періоду здійснюється у графах 10 - 12 відповідно:

• у графі 10 вказується вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на початок звітного періоду. По основних засобах/нематеріальних активах, придбаних/самостійно виготовлених у поточному звітному періоді, вказується первісна вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується (графа 7), по основних засобах/нематеріальних активах, придбаних/самостійно виготовлених у попередньому звітному періоді, вказується вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на кінець попереднього звітного періоду (графа 12);
• у графі 11 вказується сума амортизаційних відрахувань, яка визначається множенням місячної суми амортизації (графа 9) на кількість місяців корисного використання (експлуатації) у звітному періоді. Підсумкова сума амортизаційних відрахувань за звітний період переноситься до графи 10 типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність;
• у графі 12 вказується вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на кінець звітного періоду, яка визначається як різниця між вартістю об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на початок звітного періоду (графа 10) та сумою амортизаційних відрахувань (графа 11).

Підкреслимо, що до типової форми обліку у графу 10 переноситься  підсумкове значення рядка 11 додатка до типової форми. Цей додаток хоч й прописано, що не є обов’язковим. Але ФОП, який самостійно прийняв рішення щодо нарахування амортизації ОЗ, має його заповнювати. Але податківці поки не надавали роз’яснень щодо цього.

Що робити з нечинними книгами обліку?

У Порядку №261 про строк зберігання та скасування реєстрації старих книг нічого не вказано. Відповідно скасовувати реєстрацію точно не потрібно. А ось позбавлятися самої книги не можна. Адже податківці скоріш за все будуть вказувати на необхідність її зберігання, не менше 1095 днів з дня подання декларації, для складення якої вона використовувалась. Таке роз’яснення ДПС надавала щодо книг обліку фізосіб-«єдинників» та скоріш за все для «загальників» не буде виключень щодо цього питання.