Федерація роботодавців України розповідає, що потрібно знати для підготовки до обшуку.
Важливо розуміти, що повністю уникнути обшуків неможливо, але завчасна багаторівнева підготовка може суттєво мінімізувати негативні наслідки для компанії.
1. Ідентифікація ризиків
Обшуки – явище не раптове. Їм завжди передує низка ознак, що вказують на зростаючий інтерес правоохоронних органів до вашого бізнесу. Вчасне розпізнавання таких ознак дозволяє перейти до першого етапу підготовки – ідентифікації ризиків, розглянемо основні:
- Співпраця з бюджетними установами чи участь у держзакупівлях: завжди привертає увагу правоохоронних органів через можливість корупційних схем.
- Кримінальні справи щодо контрагентів: високий ризик, що слідство зацікавиться й вашою компанією. Особлива увага до справ щодо ухилення від сплати податків, шахрайства, нанесення збитків державі в результаті виконання державного замовлення, відмивання коштів чи злочинів проти національної безпеки.
- Недобросовісна конкуренція: ризик «замовних» обшуків з боку конкурентів, що мають зв’язки в правоохоронних органах, з метою дискредитації, отримання інформації чи паралізації вашого бізнесу.
- Запити документів, отримання повісток від правоохоронців або підозрілі візити сторонніх осіб: персонал, включно з рецепцією, повинен бути навчений негайно інформувати керівництво про такі випадки.
Якщо ви помітили одну чи кілька описаних ознак, майже напевне візит з обшуком – це лише питання часу.
2. Підготовка ДО обшуку
Інформація цього розділу є обов’язковою до ознайомлення та впровадження кожним відповідальним бізнесом –незалежно від його розміру, того, чи ви у зоні ризику, чи ні. У сучасних реаліях готовність до обшуку – маркер професійного підходу до ведення справ. Нижче – покрокова інструкція, що допоможе забезпечити належний рівень підготовки.
2.1. Юридичний захист:
- Приберіть із приміщення цінні речі: гроші, коштовності, установчі документи, печатки, штампи, державні контракти, нотаріально посвідчені копії та оригінали документів та дорогу техніку.
- Приберіть речі, що можуть дискредитувати вас або підприємство при неправильному тлумчанні їх застосування органами досудового розслідування.
- Розясніть права та обов'язки співробітників при проведенні обшуку, зокрема те, що речі, що є особистими і не стосуються кримінального провадження, не можуть бути вилучені, наприклад особисті грошові кошти співробітників або технічні прилади тощо.
- Налаштуйте систему корпоративної безпеки: кожен працівник повинен знати свою роль у разі проведення слідчих дій та діяти за встановленим планом.
- Укладіть договори з адвокатами: важливо, щоб договір з адвокатом підписала кожна ключова особа в компанії: директор, фінансовий директор, технічний директор, головний бухгалтер тощо.
- Скористайтесь послугами юридичних фірм з підготовки підприємства до обшуку.
- Залучіть аналітика, який відстежуватиме зовнішню інформацію щодо потенційних загроз для бізнесу.
- Відстежуйте судові рішення щодо партнерів: якщо правоохоронці вилучили документи вашого контрагента, дуже ймовірно, що наступними будете ви.
- Розробіть зрозумілу та доступну інструкцію дій під час обшуку, регулярно проводьте тренінги та симуляції для персоналу.
2.2. Технологічний захист:
- Запровадьте інструкції з цифрової безпеки: використовуйте хмарні сервіси, складні паролі (літери, цифри, символи) та регулярно їх оновлюйте, обмежуйте доступ до важливих даних.
- За можливості залучіть спеціаліста для перевірки всіх корпоративних систем, сховищ, пошти та Wi-Fi-мережі на вразливість.
Кібербезпека – важлива. «Слабкий» пароль Wi-Fi може відкрити доступ до всіх компʼютерів компанії, підключених до мережі, та до інформації на них;
- Використовуйте хмарні сервіси, щоб захистити інформацію від фізичного вилучення техніки.
- Застосовуйте шифрування та захищені канали зв’язку.
- Впровадьте «пісочницю» – систему перевірки сторонніх програм на наявність шкідливого ПЗ.
- Налаштуйте можливість дистанційної роботи, щоб обшук або блокування офісу не зупинили діяльність компанії.
- Під час обшуку негайно вимикайте техніку. Всі важливі дані мають бути заздалегідь зашифровані та перенесені у хмарні сховища.
- Інструктуйте всіх співробітників, включаючи персонал рецепції та прибиральників, щодо їхніх дій у випадку обшуку.
- Дотримуйтесь політики «чистого столу»: непотрібні папери та чернетки – у шредер, телефони, носії інформації – не тримати на столі.
- Не зберігайте важливі документи й бухгалтерські матеріали в одному приміщенні з персоналом, а також у приміщеннях, юридично закріплених за підприємством;
Технологічний та юридичний захист є основою запобіжної стратегії, але перша лінія оборони компанії – це ваш персонал. Адже важливу інформацію правоохоронці можуть отримати не лише шляхом вилучення, а й безпосередньо від ваших працівників. Тому важливо мотивувати співробітників, регулярно їх навчати та підтримувати високий рівень їхньої лояльності.
Комплексний підхід до підготовки ДО обшуку дозволить вашому бізнесу зменшити потенційні ризики та наслідки неочікуваного візиту в рази. Залучення спеціалістів, контроль якості їх роботи, навчання працівників – окремий пул роботи, який можна делегувати професіоналам. В Україні такі послуги надають бізнес-асоціації з юридичними відділами та юридичні компанії.
3. Як діяти під час обшуку?
У цьому розділі ми детально опишемо порядок дій керівництва та працівників підприємства під час обшуку. Якщо ви вчасно реалізували рекомендації з попередніх розділів, то тепер ви спокійні: обшук хоч і неприємна, але передбачувана ситуація, до якої ви належним чином підготовлені. Дотримання рекомендацій нижче – дозволить звести негативні наслідки до мінімуму.
Отже, під час обшуку:
- Заздалегідь навчений персонал негайно повідомляє керівництво та адвокатів.
- Необхідно перевірити документи правоохоронців: посвідчення та ухвалу суду, зафіксувати реквізити. Переконатися у правильності зазначених даних (адреса, назва компанії, повноваження слідчого чи прокурора, печатка суду та підпис судді, дата). Якщо є сумніви або порушення – викликати поліцію.
- Отримати ухвалу, зазначити на ній дату та час отримання, вимагати проведення відеофіксації та присутності адвоката (якщо він ще не прибув).
- Всю комп'ютерну техніку вимкнути негайно, особисті речі тримати при собі.
- Контролювати дії правоохоронців і понятих: не залишати їх без нагляду.
- Не допускати повторний обшук одного і того ж приміщення – зачиняти двері одразу після огляду.
- Фіксувати всі дії та порушення правоохоронців на фото чи відео, але не заважаючи їхній роботі.
- Уважно оформити протокол обшуку: мають бути чітко зазначені реквізити всіх вилучених речей та документів, вписані всі зауваження.
- Не підтверджувати належність знайдених речей: уникати будь-якого контакту з речами, які могли бути підкинуті (зокрема зброя чи боєприпаси).
- Поведінка: зберігати спокій, не чинити опору, не намагатися приховати чи знищити документи або предмети, не вступати у розмови, не давати пояснень без присутності адвокатів, слухати та виконувати поради адвокатів.
- Якщо вилучають цінні, крихкі речі – ви можете допомогти їх належно пакувати.
- Отримати копію протоколу наприкінці: ознайомитись з документом, зафіксувати всі зауваження та внети їх до протоколу.
4. Як захистити репутацію?
На цьому етапі обшук або вже завершився, або ще триває, і навіть якщо його наслідки мінімальні завдяки комплексній підготовці, факт залишається фактом: компанія опинилася під підозрою в порушенні закону чи співучасті.
Особливо серйозні репутаційні ризики містять кримінальні провадження за «токсичними» статтями, такими як ст. 111-2 ККУ (пособництво державі-агресору), яку потенційно можна інкримінувати будь-якому релокованому бізнесу. Репутація компанії та її керівництва – під загрозою. Нижче наведено чіткий алгоритм, який допоможе бізнесу захистити репутацію та зберегти довіру партнерів, контрагентів та суспільства загалом.
4.1. Ключові правила інформаційного захисту під час кризи:
- Оперативність: важливо діяти в перші 24 години. Якщо ви не повідомили свою версію подій – буде поширена інша.
- Попередня підготовка: розробіть типовий план антикризової комунікації.
- Ключові повідомлення: підготуйте тексти меседжів заздалегідь.
- Залучіть союзників: клієнтів, партнерів, бізнес-асоціацій.
- Будьте постійно на зв’язку: оперативно реагуйте на ситуацію в медіа, комунікуйте.
- Правдивість. Уникайте неправдивої інформації.
- Максимальна активність. Використовуйте всі доступні канали комунікації, якими користувалися до кризи.
- Охопити всіх стейкхолдерів: клієнтів, партнерів, працівників та медіа;
4.2. Типові помилки під час антикризової комунікації:
- Мовчання – формує негативний образ вашої компанії.
- Керівник компанії має відкрито комунікувати з громадськістю, не уникаючи контактів із пресою.
- Не використовуйте рекламні платформи ЗМІ для поширення інформації – до них мінімальний рівень довіри.
Антикризовий менеджмент – це тонка наука, яка в Україні тільки набирає популярності, хоча вже десятиліттями є стандартною практикою в консалтингу США та Європи. Делегування захисту власної репутації та репутації бізнесу в інформаційному просторі професіоналам – це розумне та відповідальне рішення, що гарантує збереження доброго імені та іміджу підприємства. Комплексну антикризову підтримку сьогодні ефективно надають досвідчені юридичні компанії та бізнес-асоціації.
Отже, обшук – це явище, від якого неможливо бути захищеним на 100%, але від вашої готовності залежить, наскільки серйозними будуть його наслідки. Системна підготовка, юридичний захист, надійна технологічна інфраструктура, свідомий і навчений персонал, а також чітка антикризова комунікація – це фундамент виживання сучасного бізнесу.
Ціна занадто висока – готуйтесь до обшуку заздалегідь.