Часто виникає ситуація: клієнт оплатив покупку карткою, а повернення за товар хоче отримати готівкою. Або навпаки – платив готівкою, а просить перерахувати на картку. Чи має право продавець змінити форму повернення коштів? «Юридична компанія YANKIV» розбирає правові нюанси та практичні рекомендації.
Загальне правило: повертаємо так само, як отримали
Державна податкова служба України дотримується позиції, що кошти за товар слід повертати у тій самій формі, в якій здійснювався початковий розрахунок. Ця логіка базується на принципі «дзеркального» відображення операцій для спрощення податкового обліку та запобігання можливим зловживанням.
Стандартні сценарії:
- Клієнт заплатив карткою – повернення на картку
- Клієнт заплатив готівкою – повернення готівкою
- Клієнт заплатив через термінал – повернення через термінал
Така практика мінімізує ризики для продавця та забезпечує прозорість фінансових операцій. Якщо операція відбувалася через РРО або ПРРО, то і повернення має бути зафіксовано через той самий апарат відповідно до Закону України №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
Виняток: домовленість із покупцем дозволяє змінити форму
Однак законодавство про захист прав споживачів дає можливість гнучкого підходу.
Частина 3 ст. 9 Закону встановлює:
При розірванні договору купівлі-продажу розрахунки із споживачем провадяться виходячи з вартості товару на час його купівлі. Гроші, сплачені за товар, повертаються споживачеві у день розірвання договору, а в разі неможливості повернути гроші у день розірвання договору – в інший строк за домовленістю сторін, але не пізніше ніж протягом семи днів.
Як бачимо, закон говорить лише про строки повернення, але не конкретизує форму. Це створює правове поле для домовленості між продавцем і покупцем.
Що це означає на практиці: Якщо клієнт оплатив покупку карткою, але хоче отримати повернення готівкою, ви можете це зробити за взаємною згодою. Важливо, щоб обидві сторони були згодні з таким рішенням.
Приклад 1: Клієнт купив товар за 5 000 грн через термінал. Через тиждень повертає товар і просить готівку, оскільки картку загубив. Продавець може повернути готівкою, якщо це йому зручно і є можливість.
Приклад 2: Клієнт заплатив готівкою 3 000 грн, але просить повернути на картку для зручності обліку особистих фінансів. Продавець може це зробити, якщо в нього є технічна можливість.
Важливо: Домовленість має бути документально підтверджена. Бажано, щоб клієнт написав заяву або розписався в документі, що підтверджує його згоду на альтернативну форму повернення.
Практичні рекомендації для продавців
Щоб мінімізувати ризики та уникнути конфліктів, дотримуйтесь цих правил при роботі з поверненнями.
Рекомендація 1: Завжди пропонуйте дзеркальне повернення
Це має бути вашим першим і основним варіантом:
- «Ми можемо повернути кошти на ту саму картку, якою ви платили»
- «Готівку повертаємо готівкою»
Поясніть клієнту, що це стандартна практика та найшвидший спосіб.
Рекомендація 2: Оцініть ризики перед згодою
- Перш ніж погодитися на альтернативну форму, врахуйте:
- Чи маєте ви достатньо готівки в касі?
- Чи не створить це проблем з касовою дисципліною?
- Чи зможете ви документально підтвердити операцію?
- Наскільки довіряєте клієнту?
Рекомендація 3: Документуйте все максимально детально
Чим більше документів – тим краще:
- Письмова заява клієнта – обов’язково
- Акт повернення – обов’язково
- Фото/копія документа клієнта – для сум понад 2000 грн
- Фото товару, що повертається – бажано
Рекомендація 4: Перевірте особу клієнта
При поверненні коштів, особливо у великих сумах або готівкою, попросіть документ, що посвідчує особу. Це:
- Захистить від шахрайства
- Допоможе при можливих спорах
- Підтвердить, що кошти отримала саме та особа, що купувала товар
Рекомендація 5: Встановіть внутрішні правила
Розробіть чіткі правила для персоналу:
- До якої суми можна змінювати форму повернення без схвалення керівника
- Які документи обов’язкові в кожному випадку
- Як діяти при нестандартних ситуаціях
Рекомендація 6: У разі сумнівів – відмовте коректно
Ви маєте право відмовити у зміні форми повернення, якщо це створює ризики для вашого бізнесу:
- «На жаль, ми можемо повернути кошти тільки у формі оплати»
- «Така операція не передбачена нашою обліковою політикою»
- «Рекомендую отримати повернення стандартним способом для швидшості»
Відмова має бути ввічливою, але твердою.
Висновки
Повернення коштів покупцеві в іншій формі, ніж була оплата, законодавчо не заборонено, але несе додаткові ризики для продавця. Податкова служба рекомендує дотримуватися принципу «дзеркального» повернення – у тій самій формі, в якій відбувалася оплата.
Ключові висновки:
- Закон не забороняє змінювати форму повернення, але і не регулює це питання явно
- ДПС рекомендує повертати у тій формі, в якій була оплата (картка – картка, готівка – готівка)
- За згодою покупця технічно можливо змінити форму, але це вимагає ретельного документування
- Обов’язкова письмова заява від покупця про згоду на іншу форму повернення
- Строк повернення – не пізніше 7 днів
- Покупець має надати документ, що підтверджує покупку
- Правильна фіскалізація обов’язкова незалежно від форми
- Зберігайте всі документи мінімум 3 роки
Практична порада: У 99% випадків краще дотримуватися стандартного підходу та повертати кошти у тій формі, в якій була оплата. Це безпечніше, простіше в обліку та не викликає питань при перевірках.