Головна Усі новини Держрегулювання Готівковий обіг та каса

Алгоритм заповнення видаткового касового ордера – в деталях та зі зразками від редакції

Як правильно заповнюються видаткові касові ордери? Розглянемо в окремій аналітичній статті від редакції «Дебету-Кредиту»

Порядок оформлення касових операцій визначено у розділі III Положення №148. Згідно з п. 23 цього розділу, касові операції оформляються:

  • касовими ордерами (прибутковими  та видатковими (далі – ВКО);
  • видатковими відомостями;
  • розрахунковими документами;
  • документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів;
  • іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні касові документи повинні оформлятися відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.

На виконання вимог п. 32 Положення №148 ВКО та видаткові відомості заповнюються бухгалтером (відповідальною особою, на яку покладено обов'язок з їх оформлення) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну. Виправлення в ВКО та видаткових відомостях забороняються.

Особам, яких немає в штатному розписі, готівка видається за ВКО, що виписуються окремо на кожну особу або за окремою видатковою відомістю (абз. 3 п. 27 Положення №148).

У ВКО зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача ВКО та видаткових відомостей на руки особам, які одержують готівку, забороняється.

ВКО до передавання в касу реєструються бухгалтером у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

Бухгалтер (відповідальна особа установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) має право здійснювати реєстрацію касових ордерів і видаткових відомостей за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів. У документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху коштів (п. 33 Положення №148).

Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До ВКО додаються заяви на видачу готівки, розрахунки. Підпис керівника установи/підприємства на ВКО не обов'язковий, якщо на доданих до них документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис (п. 26 Положення № 148).

Норми п. 34 Положення №148 зобов'язують касира під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей  перевірити:

Усе про касу і РРО
у вашій поштовій скриньці!

Нова тематична розсилка від редакції. Ви точно нічого не пропустите

Підписатись

Хочете подивитись,як це виглядає?

1) наявність та справжність підписів на документах, а на видатковій відомості – дозвільного напису керівника або осіб, які ним уповноважені;

2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

3) наявність додатків, що перелічені у документах.

У разі невиконання хоча б однієї з зазначених вище вимог касир повинен повернути  документи для їх належного оформлення.

Готівка видається тільки особі, яка зазначена у ВКО або видатковій відомості.

Якщо особи, які з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно щодо одержання готівки, можуть оформити довіреність на іншу особу для її отримання. Якщо готівка видається за довіреністю, бухгалтер зазначає у ВКО після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку, а в разі видачі готівки за видатковою відомістю - перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до ВКР або видаткової відомості (п. 28 Положення №148).

Виплати, пов'язані з оплатою праці, проводяться касиром за ВКО, складеними на кожного одержувача чи за видатковими відомостями. Одноразові видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, окремим особам проводяться за ВКО (п. 30 Положення №148).

У разі видачі готівки за ВКО або видатковою відомістю окремим фізичним особам (у т. ч. працівникам установи/підприємства) норми п. 27 Положення №148 зобов'язують касира:

  • вимагати пред'явлення паспорту або іншого документа, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів;
  • записувати найменування такого документу та номер, ким і коли він виданий.

Реквізити у ВКО «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача, заповнюються отримувачем готівки (абз. 5 п. 32 Положення № 148).

Фізична особа розписується у ВКО або видатковій відомості про одержання готівки зі зазначенням у ВКО одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами). Щодо обов’язку одержувача готівки власноручного заповнення реквізитів у ВКО «Одержав», «Дата», «Сума», читайте тут.

Люди можуть помилятися при написанні прописом сум, які їм належить одержати. У разі таких помилок бухгалтер повинен виписати новий ВКО та передати його до каси. Оскільки виправлення в касових ордерах і видаткових відомостях забороняються (абз. 4 п. 32 Положення №148).

Реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача не заповнюються в ВКО, які оформляються на загальну суму проведених касових операцій:

  • видача готівки за видатковими відомостями;
  • здавання готівки до банку.

Інші реквізити в ВКО та видаткових відомостях є обов'язковими до заповнення.

Якщо ВКО оформляється на загальну суму готівки, що видається, наприклад: за видатковою відомістю працівникам підприємства, то у реквізиті «Видати» Нацбанк у листі від 07.03.2018 р. № 50-0007/13560 пропонує зазначати прізвище, ім'я, по батькові особи, яка видає кошти, тобто касира.

Виходить, що за такими операціями реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» також має заповнювати касир? На думку автора, це немає вважатися помилкою.

ВКО або видаткові відомості після видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік) (абз. 3 п. 34 Положення №148). Готівка видається за ВКО тільки в день їх складання. ВКО або видаткові відомості не приймаються для виведення залишку готівки в касі, якщо така видача не підтверджена підписом одержувача (абз. 2 п. 27 Положення №148).

Виходячи з викладеного, ВКО, за якими готівка не видана у день їх складання, касир має повернути особі, яка їх виписала для анулювання у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4).

Зразок заповнення Видаткового касового ордеру можна завантажити тут.

 Алгоритм заповнення видаткового касового ордера (ВКО)

Типова форма №КО-2

Назва реквізиту

Приклад заповнення

Пояснення

За Положенням №148

Заголовна частина

Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України

45600654

Зазначається код ЄДРПО* (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закону №755)

__________________ (найменування підприємства/ установи/організації)

ТОВ «Гарні справи»

Вказується повне або скорочене найменування юридичної особи* (п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону №755)

від «__» __ 20__ року

«25» квітня 2018

Зазначається дата складання ВКО та його реєстрації в журналі (додаток 4 до Положення №148)**

Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання (абз. 3 п. 32)

Графи табличної частини

1) № з/п

174

Зазначається реєстраційний номер ВКО у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148)**

ВКО до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості (абз. 1 п. 33)

2) Номер документа

174

Зазначається реєстраційний номер ВКО у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148)**

ВКО до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. ВКО, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості (абз. 1 п. 33)

3) Дата складання

25.04.2018

Зазначається дата складання ВКО та його реєстрації в журналі (додаток 4 до Положення №148)**

Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання (абз. 3 п. 32)

4) Кореспондуючий рахунок, субрахунок

661

Вказується  кореспондуючий рахунок, субрахунок (тобто виплата грошових коштів із каси відображається за КТ рах. 30 з ДТ рахунків: 14 

15; 30; 31; 33; 35; 36; 37; 39; 40; 45; 46; 47; 48; 50; 51; 52; 53; 55; 60; 61; 62; 63; 65; 66; 67; 68; 69; 70; 76; 84; 85; 90; 91; 92; 93; 94; 95; 97 (Інструкція №291)

5) Код аналітичного рахунку

 

Вказується код аналітичного рахунку (якщо такий ведеться)

6) Сума

8586,25

Зазначається цифрами сума готівки у гривні, що підлягає виплаті з каси підприємства (наприклад, 8586,25; 8586-25; 9100)

Для позначення сум національної грошової одиниці гривні в касових документах може використовуватись її графічний знак – «» (п. 36)

7) Код цільового призначення

 

Вказується код цільового призначення (якщо воно має місце)

Основна частина, що заповнюється бухгалтером

Видати _____________________ (прізвище, ім'я, по батькові)

Осені Оксані Яківні

1) Вказується прізвище, ім'я, по батькові особи (далі – ПІБ), якій мають виплатити готівку з каси;

2) назва банку, якщо підприємство в один день здає кошти до двох різних банків (наприклад, до одного – готівкова виручка; до другого – депонована заробітна плата та внесок засновника до статутного капіталу)

Касир проводить видачу готівки тільки особі, зазначеній у ВКО або видатковій відомості (п. 28);

не заповнюються у ВКО, які оформляються на загальну суму проведених касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, здавання готівки до банку (абз. 4 п. 32)***

У разі видачі готівки за довіреністю після ПІБ одержувача готівки

за довіреністю Осені Василю Юрієвичу

Зазначається ПІБ особи, якій довірено одержати готівку за належним чином оформленою довіреністю

Готівка видається за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, особам, які з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно.

У ВКО після ПІБ одержувача готівки бухгалтер зазначає ПІБ особи, якій довірено одержати готівку (абз. 2 п. 28)

Підстава

 

 

відпускні за травень 2018 року

Зазначається підстава для видачі готівки (призначення платежу), яка залежить від  кореспондуючого рахунку, субрахунку (наприклад:

311 – кв. банку на внесення готівки;

333 – чек платіжного терміналу;

372 – на відрядження або під звіт;

661 – зарплата, відпускні, разові премії тощо;

672 – повернення внеску зі статутного капіталу;

949 – матеріальна допомога пенсіонеру –колишньому працівнику)

Зазначається підстава для складання (абз. 2 п. 32);

готівкова виручка здається для переказу на банківські рахунки суб'єктів господарювання (у т. ч. із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки) або через відповідні служби.

Готівкова виручка (готівка) здається для зарахування на будь-який банківський рахунок суб'єкта господарювання на його вибір (п. 16);

видається готівка на відрядження або під звіт:

1) на закупівлю сг продукції та заготівлю вторсировини;

2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби (п. 19);

виплати, пов'язані з оплатою праці, проводяться касиром за ВКО, складеними на кожного одержувача чи за видатковими відомостями (абз. 1 п. 30);

одноразові видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, окремим особам проводяться за ВКО (абз. 3 п. 30);

Сума (словами)

Вісім тисяч п’ятсот вісімдесят шість 25

Зазначається сума коштів, що підлягають внесенню до каси без помилок та виправлень

 

Додаток

Довіреність

Вказуються документи,  які є підставою для складання ВКО та які до них додаються (наприклад: видаткова накладна на  втулки; витяг з протоколу загальних зборів засновників;

заява працівника на отримання послуг друку, довіреність на отримання коштів тощо)

 

 

Додаються заяви на видачу готівки, розрахунки (абз. 1 п. 26);

довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до ВКО (абз. 2 п. 28);

документ, що свідчить про здавання виручки до банку:

1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;

2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;

3) копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;

4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів (абз. 3 п. 29)

Керівник (підпис, прізвище, ініціали)

Киця І. В.

Підписує власноруч керівник або особа, яка його заміняє, відповідно до наказу із зазначенням його прізвища та ініціалів

підписуються керівником (абз. 1 п. 26);

підпис керівника на ВКО не обов'язковий, якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис (абз. 2 п. 26)

Головний бухгалтер (підпис, прізвище, ініціали)

Літо С.В.

Підписує власноруч головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником із зазначенням його прізвища та ініціалів

підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником (абз. 1 п. 26)

Частина, що власноруч заповнюється одержувачем готівки****

Одержав (словами)

Вісім тисяч п’ятсот вісімдесят шість 25

Зазначається власноруч одержувачем, або особою, на яку складено довіреність, одержана сума (гривень - словами, копійок - цифрами) без помилок та виправлень*****

заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32);

фізична особа, що розписалася за одержання готівки, повинна зазначити одержану суму (гривень - словами, копійок - цифрами) (абз. 1 п. 27)

"_" ___ 20__ року

«25» квітня 2018

Зазначається дата одержання готівки за ВКО****

заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32)

Підпис одержувача

Осінь В. Ю.

Розписується власноруч одержувач або особа, на яку складено довіреність****

заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32);

фізична особа розписується про одержання готівки (абз. 1 п. 27)

Частина, що власноруч заповнюється касиром

За ____________ (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)

паспортом СН № 123456, виданим Печерським РУГУ МВС України в м. Києві 04.12.1990 р.

Записуються найменування і номер, ким і коли виданий пред’явлений одержувачем документ, що посвідчує особу (паспорт або інший документ, що посвідчує особу)****

Касир вимагає пред'явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу, у разі видачі окремим фізичним особам готівки (у т. ч. працівникам установи/підприємства) записує його найменування і номер, ким і коли він виданий (абз. 1 п. 27);

заповнюється отримувачем готівки (абз. 5 п. 32);

Видав касир (підпис, прізвище, ініціали)

Зима К.А.

Підписує власноруч касир (особа, яка виконує його функції) із зазначенням його прізвища та ініціалів

Підписує касир (особа, яка виконує його функції); якщо штатним розписом підприємства  не передбачено посади касира, виконання його обов'язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника (абз. 5 п. 45)

* Не заборонено проставляння штампу, який містить ці реквізити;

** Про те, що ці реквізити мають бути однаковими, див. тут;

*** у разі якщо ВКО оформляється на загальну суму готівки, що видається, наприклад - по видатковій відомості працівникам підприємства, то у реквізиті «Видати» зазначається прізвище, ім'я, по батькові особи, яка видає кошти (касира) (лист  Нацбанку від 07.03.2018 р. № 50-0007/13560);

**** Щодо обов’язку власноручного заповнення одержувачем готівки реквізиті у ВКО «Одержав», «Дата», «Сума» див. тут;

***** Реквізити не заповнюються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку) (абз. 5 п. 32).

Доступ до повного тексту матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо Ви вже зареєстровані на нашому сайті - будь ласка, авторизуйтесь.

Якщо поки що ні - зареєструйтесь прямо зараз: це просто, не вимагає Ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.

Що ще дає реєстрація?

Автор:
Бондаренко Олена
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Держрегулювання / Готівковий обіг та каса
Теги:
Каса

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції.

Коментарі: 44

Новини по темі

Консультації по темі

Хочете отримувати

найважливіші новини від «Дебету-Кредиту»?