Вже багато разів ДПС звертала увагу, що СГ, які мають обов’язки за Законом №265, мають застосовувати РРО тільки після їхньої реєстрації.
Нагадаємо, що ще з 01.01.2022 РРО/програмні РРО не застосовують платники єдиного податку першої групи (п. 296.10 ПК).
Також РРО/ПРРО не застосовують у разі сплати покупцем коштів виключно на поточний рахунок ФОПа, крім карткового, оскільки така операція не є розрахунковою.
Тобто якщо продавець надає покупцеві, зокрема у рахунку-фактурі, повні банківські реквізити для здійснення оплати – поточний рахунок у форматі IBAN.
При розрахунках в інший спосіб – готівкою, платіжною карткою тощо застосування РРО/ПРРО є обов’язковим. Але і це правило має винятки – за Переліком №1336. Докладно про це ми писали тут.
Проте певний час суб’єктів господарювання ці правила не дуже хвилювали. Адже завдяки Закону №3219 їх було звільнено від штрафів за порушення вимог Закону №265, які були вчинені ними з 01.01.2022 до 01.10.2023. Хоча це звільнення від штрафів не стосується порушень щодо розрахункових операцій з продажу підакцизних товарів, діяльності обмінників та сфери азартних ігор.
Вже з 1 жовтня 2023 року суб’єкти господарювання звільняються від відповідальності за вчинені ними порушення вимог Закону №265 (крім порушень порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів), якщо вони були вчинені ними при продажу товарів, наданні послуг на:
- тимчасово окупованих російською федерацією територіях України – по дату завершення тимчасової окупації відповідних територій;
- територіях активних бойових дій – по дату завершення бойових дій на відповідних територіях;
- територіях можливих бойових дій – по дату припинення можливості бойових дій на відповідних територіях.
Тож з 1 жовтня 2023 року всі ФОПи та юрособи повинні привести свою діяльність у відповідність до діючого Закону №265, у т.ч. зареєструвати РРО.
Нагадаємо дії, які має виконати СГ для успішної реєстрації РРО.
Перш ніж розпочинати процедуру реєстрації РРО, потрібно до цього підготуватися.
- Придбати РРО або взяти його в оренду.
- Визначитися із приміщенням, де застосовуватиметься РРО та подати щодо нього ф. №20-ОПП.
- Потрібні паспорти РРО і модема (якщо модем зовнішній).
- Укласти договір з ЦСО на сервісне обслуговування РРО.
Де СГ може отримати інформацію про «Реєстраційний номер екземпляра РРО» під час війни?
Суб’єкт господарювання в період дії воєнного стану може звернутися до:
- виробника або постачальника реєстраторів розрахункових операцій;
- ДПС як до розпорядника даних реєстру екземплярів реєстраторів розрахункових операцій (далі – Реєстр).
Також отримати інформацію про реєстраційний номер екземпляра РРО можливо у приватній частині Електронного кабінету в режимі перегляду облікових даних платника, пункт «Відомості про РРО».
Тепер докладно зупинимося на правилах їхньої реєстрації.
Правила реєстрації РРО
Відповідно до глави 2 розд. II Порядку реєстрації та застосування РРО № 547 реєстрація РРО здійснюється в контролюючому органі за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків.
Правила подання заяви до ДПС
Для реєстрації РРО суб’єкт господарювання або представник суб’єкта господарювання подає до ДПС заяву за ф. № 1-РРО за ідентифікатором форми J/F1311406 в розділі «Введення звітності» приватної частини Електронного кабінету.
Представник суб’єкта господарювання може зареєструвати РРО за умови наявності документів, що посвідчують його особу та підтверджують надані йому повноваження.
Реєстраційна заява за ф. № 1-РРО має бути підписана керівником суб’єкта господарювання або фізичною особою – підприємцем чи представником суб’єкта господарювання за умови наявності документів, що посвідчують його особу та підтверджують надані йому повноваження, а також виконання вимог щодо електронної ідентифікації у разі подання заяви в електронній формі із зазначенням дати подання. Усі розділи реєстраційної заяви підлягають обов’язковому заповненню.
Суб’єкти господарювання можуть подавати реєстраційні заяви в електронній формі.
Порядок та строки розгляду ДПС реєстраційних заяв за ф. № 1-РРО, поданих в електронній формі, є такими самими, як і для реєстраційних заяв за ф. № 1-РРО, поданих у паперовій формі.
Датою та часом подання реєстраційної заяви в електронній формі до ДПС є дата та час, зафіксовані у квитанції про доставку (перша квитанція).
Отримання реєстраційного посвідчення
У разі подання заяви в електронній формі суб’єкт господарювання може отримати реєстраційне посвідчення в електронній формі, що розміщене в Електронному кабінеті, або копію реєстраційного посвідчення засобами телекомунікацій на адресу своєї електронної пошти.
Для цього в реєстраційній заяві суб’єкт господарювання зазначає спосіб отримання цього документа (в електронній формі на електронну пошту, адресу якої зазначено в заяві, в Електронному кабінеті або безпосередньо в контролюючому органі).
Формування фіскального номера РРО та довідки про його резервування
За відсутності підстав для відмови в реєстрації РРО посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня надходження реєстраційної заяви приймає рішення про можливість реєстрації РРО, формує та резервує фіскальний номер РРО в інформаційно-телекомунікаційній системі ДПС.
У день резервування фіскального номера РРО, де проводиться реєстрація РРО, ДПС надсилає до ЦСО інформацію у вигляді довідки про резервування фіскального номера реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-РРО за ідентифікатором форми J1411405.
Довідка про резервування фіскального номера за ф. № 2-РРО є дійсною протягом трьох робочих днів з дати її надсилання до ЦСО.
Датою резервування фіскального номера РРО, яка зазначається в довідці про резервування фіскального номера, є дата, що відповідає даті формування фіскального номера РРО в ІТС ДПС.
Довідка про опломбування РРО
Після закінчення робіт із введення РРО в експлуатацію ЦСО надсилає до контролюючого органу, де проводиться реєстрація РРО, примірники довідки про опломбування РРО та акта введення в експлуатацію РРО засобами телекомунікацій в електронній формі з дотриманням вимог законів у сфері електронного документообігу та використання електронних документів із зазначенням обов’язкових реквізитів електронних документів. Роботи із введення РРО в експлуатацію виконуються ЦСО відповідно до вимог експлуатаційних документів у строк, що не перевищує трьох діб з дати його інформування ДПС про резервування фіскального номера реєстратора.
Примірники довідки про опломбування РРО та акта введення в експлуатацію РРО вважаються надісланими ЦСО до ДПС у час та дату, що зазначені у квитанції про приймання (реєстрацію) відповідного електронного документа (перша квитанція).
Протягом трьох робочих днів з дати надсилання до ЦСО довідки про резервування фіскального номера суб’єкт господарювання повинен забезпечити переведення РРО у фіскальний режим роботи (внесення фіскального номера до фіскальної пам’яті РРО, персоналізація та опломбування РРО в ЦСО).
Завершення процедури реєстрації РРО
Завершення процедури реєстрації РРО здійснюється на підставі довідки про опломбування РРО та акта введення в експлуатацію РРО, примірники яких у день введення в експлуатацію ЦСО надсилає до ДПС, де проводиться реєстрація РРО.
У разі ненадіслання зазначених документів у строк, визначений п. 14 глави 2 розд. II Порядку, довідка про резервування фіскального номера вважається недійсною, фіскальний номер скасовується датою резервування. Про таке скасування ДПС не пізніше наступного робочого дня інформує відповідний ЦСО, який зобов’язаний не розпочинати, або припинити, або скасувати процедуру введення в експлуатацію РРО.
Після отримання належним чином оформлених документів ДПС не пізніше наступного робочого дня проводить реєстрацію РРО шляхом внесення даних до ІТС ДПС, розміщує в Електронному кабінеті в електронній формі та/або надає (надсилає) суб’єкту господарювання реєстраційне посвідчення РРО за ф. № 3-РРО.
Що є датою реєстрації РРО?
Датою реєстрації РРО, яка зазначається в реєстраційному посвідченні за ф. № 3-РРО, є дата, що відповідає даті внесення даних до ІТС ДПС.
ДПС за місцем реєстрації РРО до реєстраційного посвідчення вносяться записи щодо назви та адреси господарської одиниці, де використовується РРО, а також найменування контролюючого органу за адресою такої господарської одиниці та дати початку обліку РРО у цьому органі.
У реєстраційній заяві за ф. № 1-РРО вказується спосіб отримання реєстраційного посвідчення (поштою або безпосередньо в контролюючому органі) або його копії (електронною поштою).
Якщо суб’єкт господарювання обрав спосіб отримання реєстраційного посвідчення за ф. № 3-РРО поштою, оплату вартості поштових послуг суб’єкт господарювання має здійснити до отримання реєстраційного посвідчення за ф. № 3-РРО шляхом надання контролюючому органу поштових марок на суму, що відповідає вартості послуг поштового зв’язку з пересилання рекомендованого листа з повідомленням про вручення.
Нюанси реєстрації резервного РРО
При реєстрації резервного РРО у правому верхньому куті реєстраційного посвідчення за ф. № 3-РРО робиться відмітка «Резервний», у першому рядку відповідної таблиці в реєстраційному посвідченні за ф. № 3-РРО зазначаються назва та адреса господарської одиниці, де зберігатиметься резервний РРО, а в інших рядках – назви та адреси всіх господарських одиниць, де він може використовуватися. Щодо кожної господарської одиниці, де використовуватиметься резервний РРО, суб’єкт господарювання має завчасно повідомити як про об’єкт оподаткування відповідно до п. 63.3 ПКУ (повідомлення за ф. № 20-ОПП).
Реєстрація резервного РРО для використання та зберігання у господарський одиниці, на якій використовується як основний програмний РРО, проводиться в порядку, визначеному розд. ІІ Порядку №547.
Які підстави для відмови в реєстрації РРО?
ДПС відмовляє в реєстрації РРО, якщо, зокрема:
- РРО вже зареєстрований;
- модель (модифікацію) РРО не включено або виключено з Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій;
- РРО не відповідає сфері застосування, зазначеній у реєстраційній заяві за ф. № 1-РРО;
- центр сервісного обслуговування не включено до Реєстру Центрів сервісного обслуговування реєстраторів розрахункових операцій;
- суб’єкт господарювання не перебуває на обліку в контролюючому органі, до якого подано реєстраційну заяву за ф. № 1-РРО;
- у контролюючому органі наявні відомості про РРО як про викрадений.