Насамперед зауважимо, що карантин в обліку та оподаткуванні подарунків працівникам та їхнім дітям нічого не змінив. Тож ті, хто вирішив привітати фізосіб зі святами, діють за загальними правилами. Розглянемо їх далі.
Спочатку потрібен наказ
Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів приймає керівник. А отже, має бути оформлений наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає, отже він складається у довільній формі.
Проте зміст такого наказу зрозумілий.
Наприклад, якщо йдеться про роздачу новорічних подарунків дітям, в ньому слід зазначити:
- розпорядження відділу кадрів (або іншій уповноважені особі) скласти перелік працівників, що мають дітей. Такий перелік формується на підставі копій свідоцтв про народження дітей. При цьому обмежень у віці або кількості таких дітей немає. А під дитиною чинне законодавство розуміє фізособу до 18 років;
- після того, як буде відома кількість дітей, треба буде або придбати вже готові новорічні подарунки (тобто набори солодощів, які продають під свята абсолютно всі вітчизняні виробники, хоча можна скористатися і закордонними аналогами), або придбати те, з чого подарункові набори будуть створені самостійно. Тобто, що дарувати – вирішує керівник. Але на цьому етапі, як правило, встановлюється дуже важливий показник – вартість кожного подарунка. Він вплине на оподаткування, про що далі;
- встановлюються особи, які відповідають за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. А також строки, протягом яких цей наказ треба виконати.
Звісно, якщо подарунки планується дарувати самим працівникам, то в наказі зазначається, кому саме (свідоцтва про народження дітей або інші кадрові документи не потрібні). Решта етапів будуть аналогічними.
Наказ доводять до відома осіб, які мають його виконати. І починається другий етап.
Складаємо відомості на працівників, що мають дітей
На підготовчому етапі для визначення потрібної кількості подарунків достатньо скласти перелік працівників, які мають дітей. А ось видачу подарунків треба буде оформити відомістю. Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюється лише відомість.
Знову ж таки, типової форми таких відомостей немає. Тобто застосовується довільна форма. Але ці відомості вже є первинним документом, а тому повинні містити усі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.
Тобто в остаточно оформленому вигляді у відомості на роздачу подарунків має бути зазначено:
- назву роботодавця, який склав цю відомість;
- дату її складання (як правило, це дата видачі подарунків);
- ПІБ працівників та кількість подарунків, які вони отримали;
- підписи працівників, які отримали подарунки;
- посади, ПІБ та підписи тих осіб, які склали цю відомість.
Рахуємо вартість подарунків
Як було зазначено вище, в частині, що подарувати, у роботодавця розв’язані руки. Проте з цим варто визначитись ще на стадії складання наказу керівника. Втім, цілком можливо, що керівник на цій стадії ще не знає, скільки зараз коштують подарунки, проте знає, що б він хотів подарувати. І тоді вартість подарунку доведеться узгоджувати пізніше, після аналізу ринку і вибору з багатьох варіантів. Останній з яких доведеться узгодити з керівником. Не в останню чергу при цьому звертається увага на неоподатковану вартість подарунків у 2020 році – про що далі.
Після того, як вибір зроблено, відома і вартість. У наказі зазначається розпорядження придбати. Отже, узгоджена за відомостями кількість і погоджена із керівником вартість сплачується продавцю.
Придбання подарунків
Придбання подарунків оформлюється відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:
- безготівково з рахунку підприємства – факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;
- за готівку довіреною особою – така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про відповідні витрати (касовий чек, квитанція тощо). Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, касового або товарного чеку, квитанції тощо.
Роздача подарунків
Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості.
На підставі оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, як правило, складається ще й акт на списання таких подарунків.
А от тепер про оподаткування!
Почнемо з найцікавішого – ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
Статтею 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема, вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) – у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2020 р. – це 1180, 75 грн.
А якщо почекати до січня 2021 року, то якщо розмір мінімальної зарплати зросте і становитиме 6000 грн, вартість неоподаткованих подарунків становитиме вже 1500 грн. Проте вирішувати, суттєво це для вас чи ні, кожен роботодавець має самостійно.
Якщо вартість подарунків перевищує вказаний розмір, то сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.
Врахуйте те, що подарунок надається у негрошовій формі. А відповідно до пп. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:
К = 100 : (100 – Сп),
де:
- К – коефіцієнт;
- Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування
Оскільки до таких подарунків застосовується ставка ПДФО 18%, то у 2020 р. «натуральний» коефіцієнт становитиме 1,2195.
Сума перевищення понад 1180,75 грн підлягає оподаткуванню і військовим збором (1,5%). Проте з метою утримання військового збору вартість подарунку збільшувати на «натуральний» коефіцієнт не потрібно.
Згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку №4, вартість подарунків, якщо їхня вартість не вища 25% однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі, відображається у ф. №1ДФ під ознакою доходу «160».
Якщо вартість подарунків перевищує вказаний розмір, то сума такого перевищення відображається у формі №1ДФ під ознакою доходу «126». При цьому саме такий оподаткований дохід треба показати в графах 3 і 3а у вартості, збільшеній на «натуральний» коефіцієнт.
Незалежно від того, оподатковується такий подарунок ВЗ чи ні, його треба відобразити і у другому розділі ф. №1ДФ. У рядку «Військовий збір» відображають загальну суму нарахованого доходу, загальну суму виплаченого доходу (тобто вартість подарунку без урахування «натурального» коефіцієнта), загальну суму нарахованого ВЗ та загальну суму перерахованого до бюджету ВЗ – за наявності.
ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, оскільки такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до новорічних свят. Це встановлено п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ №1170. Оскільки ЄСВ не нараховується на вартість розданих подарунків, то й у звіті з ЄСВ їх не відображають.
Бухоблік і податок на прибуток
У бухгалтерського обліку придбані подарунки слід відображати на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Інші матеріали». При роздачі подарунків їхня вартість та нараховані податкові зобов’язання з ПДВ слід відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Зверніть увагу: згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку. При цьому спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено.
Щодо ПДВ
Будьте уважні, адже тут є різні варіанти.
Продаж роботодавцям «класичних» новорічних дитячих подарунків (тобто відносно недорогих наборів солодощів та іграшок) ПДВ не оподатковується. Отже, в разі їх придбання податкового кредиту роботодавець не буде мати.
Оподаткування ПДВ новорічних дитячих подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні – щорічно в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року. Відповідно до ст. 2 цього Закону, операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків звільняються від оподаткування ПДВ. Тож на роботодавця-платника ПДВ продавцем святкових дитячих подарунків буде складено та зареєстровано в ЄРПН ПН на звільнену операцію.
Зверніть увагу: під дитячими святковими подарунками в цьому Законі розуміють набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти, загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільга з ПДВ в 2020 році передбачена для тих новорічних подарунків, чия вартість не перевищує 2102 грн х 8% = 168,16 грн.
Якщо роботодавець вирішить придбати щось дорожче або сформувати новорічні подарунки самостійно, або подарунки будуть не дитячі, тобто для працівників, а не для їхніх дітей, то така операція обкладатиметься ПДВ на загальних підставах і тоді ПК буде. Головне, щоб продавець зареєстрував на роботодавця відповідну податкову накладну.
Надання подарунків працівникам, зокрема, і новорічних для їхніх дітей, є операцією постачання товарів і обкладається ПДВ на загальних підставах (пп. 185.1 ПКУ). Оскільки постачанням товарів є будь-яка передача права на розпорядження товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).
База обкладення ПДВ залежить від того, яким способом було отримано подарунки – придбання чи виробництво. У разі передачі подарунків, придбаних на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання. Для продукції власного виробництва цією базою є звичайна ціна такої продукції.
При цьому визнаватиметься таке ПЗ з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати «умовне» ПЗ) в цій ситуації буде не потрібно.
Щодо складення ПН при роздачі подарунків
Оскільки в даному випадку договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, підприємству слід оформити дві ПН (Порядок №1307):
- першу – на договірну (тобто нульову) вартість. При цьому діє правило, що ПЗ з ПДВ виникають на дату оформлення відомості, що підтверджує факт передачі подарунків фізособам. Отже, ця ПН має бути виписана датою такої відомості;
- другу (на себе) – на мінімальну базу (тобто на вартість придбання подарунка/звичайної ціни готової продукції) з типом причини «15». Така ПН може бути зведеною (тобто складатися раз на місяць). Тому датою складання цієї ПН може бути останнє число місяця, у якому відбулася роздача подарунків. Докладно про складання таких податкових накладних ми писали тут.