Пальне на підприємстві: оприбуткування, списання, акцизний податок

Придбання пального

Придбавати пальне підприємство може як за безготівковим розрахунком, так і за готівку. Як правило, пальне, яке застосовується підприємством у власній діяльності, придбавається на автозаправних станціях (далі- АЗС).

Відпуск пального автозаправними станціями регламентується Iнструкцією №281.

За безготівковим розрахунком АЗС відпускає нафтопродукти на підставі договорів, укладених зі споживачами. Якщо підприємство оплачує паливо за безготівковим розрахунком, то відпуск палива на АЗС здійснюється:

1) за відомостями;

2) за талонами;

3) за платіжними картками (так званими смарт-картками).

Відпуск палива за відомостями. Кількість відпущеного палива фіксується у відомості, яка ведеться безпосередньо на АЗС, що підтверджується підписами оператора АЗС та водія. АЗС на підставі відомостей про відпуск нафтопродуктів не рідше одного разу на місяць виписують зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, установленими протягом місяця. У рахунках обов'язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у т. ч. ПДВ. Звіряють розрахунки зі споживачами за відпущені нафтопродукти щомісяця не пізніше п'ятого числа наступного за звітним (п. 10.3.2.2 Інструкції №281).

Відпуск палива за талонами. За такої форми закупівлі підприємство сплачує на адресу АЗС передплату за певну кількість пального. На суму передплати видаються талони на паливо. Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона, проте у ньому обов'язково мають бути його серійний та порядковий номери.

Відпуск палива за платіжними картками. Такий відпуск здійснюють на підставі вимог Закону №2346 та Положення №705, а також інших нормативно-правових актів. Смарт-картками можна скористатися як на території України, так і за кордоном, причому як на АЗС компанії, що випустила таку картку, так і на АЗС іншої компанії, що приймає такі картки до обслуговування. Тобто ця система дещо нагадує розрахунки з використанням банківських платіжних карток.

Облік пального, отриманого за платіжними картками, нічим особливим не вирізняється. АЗС видає водієві чек POS-термінала і товарний чек. Не пізніше 5 числа після звітного періоду підприємство отримає накладну на загальну кількість ПММ за усередненими цінами (пп. 10.3.2.2 Інструкції №281). Тобто, з одного боку, є можливість контролювати водіїв, з іншого — такий вид співпраці з АЗС спрощує облік. Отриману смарт-картку варто відобразити на позабалансовому рахунку на зразок обліку довіреностей, наприклад, на тому самому субрахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Оприбуткування палива

Зазначені вище первинні документи та регістри є підставою для оприбуткування пального.

Згідно з Інструкцією №291 для обліку наявності чи руху палива (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) передбачено рахунок 203 «Паливо». Зверніть увагу на те, що за цим самим субрахунком обліковуються і отримані/придбані талони на пальне.

Отже, якщо ваш водій заправився на АЗС за допомогою підзвітних коштів (зокрема, і корпоративною карткою) або власних коштів, він має надати вам, як роботодавцю, авансовий звіт.  До нього додати документи, які підтверджують придбання пального. Оприбуткування пального здійснюватиметься датою затвердження авансового звіту на підставі поданих працівником документів. 

Якщо ж за таке пальне ви розрахувалися безготівково і отримали на суму передоплати талони на пальне, пальне оприбутковуватиметься за такими талонами (датою їх отримання). Талони видаватимуться за потреби водіям, ті за їх допомогою заправлятимуться.

Списання пального, використаного для власних потреб

В бухбліку списання пального відображається за дебетом рахунків витрат 23, 91, 92, 93 (відповідно до напряму його використання) та кредитом рахунку обліку палива 203 «Паливо».

Але при списанні пального необхідно зважати на те, платником яких податків зареєстровано підприємство.

Чи потрібно встановлювати лічильники для обліку руху пального?

Пункт 230.1 ПКУ щодо обладнання акцизних складів, на території яких здійснюється виробництво, оброблення (перероблення), змішування, навантаження-розвантаження, зберігання пального, витратомірами-лічильниками та рівнемірами-лічильниками повинен був запрацювати вже з початку 2018 року. Докладно про це і те, на кого з власників пального поширюється вимога про встановлення таких лічильників, ми писали тут.

Проте змінами до ПКУ з 01.01.2018 р. було внесено норму підпункту 3 п. 56 Закону №2245-VIII щодо відтермінування такої вимоги до 01.01.2019 р.  Докладніше про це читайте тут.

Якщо підприємство не зареєстроване платником акцизного податку

Списання палива здійснюється лише на підставі первинного документу. В даному випадку ним може бути акт списання запасів (детальніше тут).

Чи потрібно при списанні палива користуватись нормами, що затверджені Наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. №43?

Хоча у листі від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17 Мінінфраструктури вважає, що списання палива повинно відбуватись згідно з вищезазначеними нормами, однак зауважимо -  їх лист має лише рекомендаційний характер. Тому це й досі дискусійне питання.

На думку автора, списання пального підприємство проводить на підставі фактичних витрат пального, а віднесення до певного виду витрат - на підставі власно розроблених нормативів.

Коли необхідно реєструватись платником акцизного податку?

Повний перелік осіб, які є платниками акцизного податку, наведено у ст. 212.1 ПКУ. Якщо коротко, то до платників акцизного податку належать виробники, імпортери та реалізатори (постачальники) підакцизних товарів, зокрема особи, які здійснюватимуть реалізацію пального. При цьому зареєструватись платником акцизного податку необхідно ще до проведення відповідних операцій. Заява на реєстрацію платником акцизного податку подається не пізніше ніж за три робочі дні до початку здійснення підакцизних операцій.

Зауважимо, що безоплатне надання (дарування) прирівнюється до реалізації товарів і відповідно виникає необхідність реєструватись платником акцизного податку (про безоплатне надання підакцизних товарів читайте  тут).

Якщо ж підприємство здійснило реалізацію пального без відповідної реєстрації платником акцизного податку, то на нього чекають штрафи. Які саме – читайте ось тут.

ДФСУ раніше зазначала, що при заправці орендованих автомобілів для власних потреб реєструватись платником акцизного податку не потрібно.

Об’єкт оподаткування акцизним податком при продажу пального

Згідно з пп. 213.1.12 ПКУ об'єктом оподаткування акцизним податком є операції з реалізації будь-яких обсягів пального понад обсяги, що:

• отримані від інших платників акцизного податку, що підтверджені зареєстрованими акцизними накладними в Єдиному реєстрі акцизних накладних;
• ввезені (імпортовані) на митну територію України, що засвідчені належно оформленою митною декларацією;
• вироблені в Україні, реалізація яких є об’єктом оподаткування відповідно до пп. 213.1.1 цього пункту, що підтверджені зареєстрованими акцизними накладними в Єдиному реєстрі акцизних накладних.

Зауважте, якщо підприємство вирішило здійснити операцію з постачання палива, яке було отримане до реєстрації такого підприємства платником акцизного податку (відповідно акцизна накладна на такого покупця не складалась), то весь обсяг такого палива буде об’єктом оподаткування акцизним податком. ПКУ не дає можливості збільшити показник ∑Анакл (п. 232.3 ПКУ) за рахунок залишків палива, що обліковуються у підприємства станом на дату реєстрації платником акцизного податку.

З огляду на це, слід заздалегідь планувати свої дії: спочатку реєструватися платником акцизного податку, а потім вже придбавати паливо з метою перепродажу.

Якщо підприємство є платником акцизного податку

До вищезазначеного первинного документу (акту про списання) підприємству доведеться скласти ще й акцизну накладну. Про це податківці говорили тут, а про те, як складається така акцизна накладна,  ми писали тут.

Якщо підприємство є платником ПДВ

Якщо паливо використовується не в господарській діяльності підприємства або ФОП - платника ПДВ, то в разі його списання  потрібно нарахувати податкові зобов’язання  з ПДВ відповідно до  п. 198.5 ПКУ.

При цьому для списання пального подорожній лист автомобіля не є обов’язковим документом. Однак існують випадки, коли подорожній лист може стати підтвердженням зв’язку такого списання з господарською діяльністю. Ці випадки ми розглядали тут.