Надати працівникам матдопомогу до Нового року – як краще це зробити?

Під час війни як ніколи є актуальним надання матеріальної допомоги фізособам, у т.ч. і своїм працівникам. Про новорічні подарунки дітям працівників ми поговоримо в окремій статті, а зараз згадаємо, як порадувати самих батьків. 

Далі розглянемо документальне оформлення такої операції, а також відображення її в обліку та наявність податкових наслідків.

Документальне оформлення

Для відображення в обліку будь-якої господарської операції потрібні відповідні первинні документи. Це встановлено ст. 9 Закону про бухоблік. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Не є винятком і матеріальна допомога фізособам.

Одразу зауважимо, що тим роботодавцям, які бажають зекономити на сплаті податків та ЄСВ у разі виплати матдопомоги працівникам, краще оформити саме благодійну допомогу, а ще краще – нецільову. 

При наданні благодійної допомоги фізособам потрібні:

• заява від фізособи,
• складений наказ керівника підприємства на підставі даних із таких заяв про надання благодійної допомоги,
• надання допомоги грошима підтверджуватиме виписка банку (якщо допомогу надавали у безготівковій формі) або видатковий касовий ордер (якщо фінансування здійснено готівкою).

Зразок заяви на отримання допомоги дивіться тут.

Правила надання благодійної допомоги у готівці

Обмеження у розрахунку готівкою, встановлені Положенням №148, не поширюється на пожертвування та благодійну допомогу. Тому надавати в день благодійну допомогу у готівці окремому працівникові можна в будь-якій сумі. 

Але на її розмір все ж таки варто звернути увагу – з метою оподаткування! 

Розмір неоподаткованої благодійної допомоги у 2023 році

Неоподатковані види та розмір благодійної допомоги визначено п. 170.7 ПКУ. Цей пункт ділить благодійну допомогу на цільову (тобто таку, що надається із заздалегідь відомою метою і має бути саме з цією метою використана) і нецільову (коли такої чіткої мети немає і не треба доводити, як отримана допомога була використана). 

Деякі види цільової благодійної допомоги теж є неоподатковуваними. Але вони вимагають документів, які підтверджують цільове використання коштів. А роботодавцю і працівнику, звісно, чим менше документів, тим краще. Тому найпростіший спосіб надання матдопомоги, – це нецільова благодійна допомога. 

Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного року сукупно у розмірі граничного доходу для застосування ПСП.

Нагадаємо, що цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання, а нецільовою вважається допомога, яка надається без встановлення таких умов або напрямів. Тож при наданні нецільової допомоги слід врахувати ці особливості.

У 2023 році розмір такого доходу становить 3760 грн. Тож у 2023 році без наслідків в оподаткуванні ПДФО та військовим збором можна надати своїм працівникам нецільову благодійну допомогу у розмірі 3760 грн. Про це ми писали тут.

У разі надання такої допомоги у розмірі більше ніж 3760 грн сума перевищення включатиметься до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Зверніть увагу! Надати матдопомогу можна буде і в січні 2024 року, і тоді неоподаткований розмір нецільової благодійної допомоги буде навіть більшим – 4240 грн. Про це ми писали тут.  

А загальні правила оподаткування і в грудні, і в січні будуть однаковими.

Якщо допомога надається у грошовій формі. У такому випадку базою утримання ПДФО і військового збору є сума перевищення матдопомоги над неоподатковуваним лімітом. Ставку ПДФО для оподаткування таких виплат встановлено на рівні 18% незалежно від суми перевищення. Також сума перевищення буде оподатковуватися військовим збором за ставкою 1,5%.

Якщо допомога надається у негрошовій формі. У цій ситуації  базою утримання ПДФО є сума такого перевищення, збільшена на натуральний коефіцієнт. Він становить 1,2195. Військовий збір в обох випадках утримується з суми перевищення без збільшення на такий коефіцієнт.

Відображення у єдиній «зарплатній» звітності

Згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі та, що перевищує встановлений граничний розмір, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «169». Тобто всю суму допомоги зазначаємо за однією ознакою. 

Відповідно, у самому податковому розрахунку та інших додатках до нього суму благодійної допомоги не відображають, – адже вона не є базою для нарахування ЄСВ. 

ЄСВ на суми нецільової благодійної допомоги

Нецільова благодійна допомога не належить до основної або додаткової зарплати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат. Тому вона не є базою для нарахування ЄСВ.

При цьому у податківців є своя стала думка щодо цього. Вони погоджуються, що нецільова благодійна допомога не оподатковується ЄСВ. Але тому, що вважають її різновидом матеріальної допомоги працівникам разового характеру. 

Така допомога не входить до фонду оплати праці на підставі пп. 3.31 Інструкції №5. А отже, з її суми ЄСВ справляти не потрібно.

Але зверніть увагу! ПКУ не встановлює умови щодо одноразовості нецільової благодійної допомоги з метою звільнення її від оподаткування. Насправді неоподатковуваний ліміт встановлюється як загальна сума такої допомоги за календарний рік, а скільки разів її надаватимуть (і з кількох джерел), для оподаткування ПДФО та ВЗ не має значення. 

Інша справа ЄСВ. На думку податківців, ЄСВ не буде лише в тому випадку, якщо матдопомога виплачується разово.

А разовою нецільова благодійна допомога вважатиметься лише у разі виконання таких умов:

• допомогу виплачують окремому працівнику, наприклад у зв'язку зі сімейними обставинами;
• необхідність у її отриманні виникла раптово;
• рішення про видачу та розмір такої допомоги приймає керівник підприємства на власний розсуд.

От тільки в такому випадку ЄСВ на суму такої допомоги не нараховують і в податковому розрахунку та додатку 1 її не відображають. 

Із позиції податківців виходить, що надавати допомогу в одному місяці всім працівникам (або більше ніж половині працівників) означає ризикувати. У такому разі ДПС стверджуватиме, що така допомога не відповідає критеріям визнання разової допомоги. Тому під час перевірок податківці наполягатимуть на нарахуванні ЄСВ і на оподаткуванні ПДФО та військовим збором вже за зарплатними правилами.

У роботодавців, у штаті яких є тільки один працівник (він же директор і часто засновник), виникає запитання: чи вважатиметься надана благодійна допомога разовою? На жаль, роз’яснення ДПС щодо цього питання немає, тож варто отримати власну ІПК.

Правила сплати ПДФО та військового збору

За пп. 168.1.2 ПКУ ПДФО сплачується до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу у грошовій формі єдиним платіжним документом. Це стосується й виплати благодійної допомоги, яка має оподатковуватися ПДФО та військовим збором. 

Нагадаємо, що Наказом Мінфіну від 14.01.2011 №11 затверджено Класифікацію доходів бюджету за ПДФО, зокрема:

• 11010100 – ПДФО, що сплачується податковими агентами з доходів платника податку у вигляді заробітної плати;
• 11010400 – ПДФО, що сплачується податковими агентами з доходів платника податку інших ніж заробітна плата.

Тож при сплаті ПДФО з благодійної нецільової допомоги слід використовувати код 11010400.

А ось щодо військового збору, то код бюджетної класифікації в усіх випадках однаковий – 11011000 «Військовий збір».

Нагадаємо також про нові правила складання платіжних інструкцій щодо реквізиту «Призначення платежу», які набирають чинності з 1 грудня 2023 року. Про них ви можете прочитати за посиланням. 

Податок на прибуток

Податкова різниця за пп. 140.5.10 ПКУ не поширюється на надання благодійної допомоги фізособам. Тому й збільшувати фінрезультат на суму наданої допомоги буде не потрібно (навіть тим, хто податкові різниці застосовує).

На об’єкт оподаткування податком на прибуток надання допомоги працівникам та іншим фізособам впливає тільки у бік зменшення (і то на етапі визнання витрат у бухгалтерському обліку).

А от якщо раптом ви вирішили надати благодійну допомогу не працівникам, а фізособам-підприємцям, то доведеться на її суму збільшити свій фінрезультат. 

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку виплати благодійної допомоги призводять до зменшення активів, а отже, відповідно до п. 5 П(С)БО 16 відображаються у складі витрат.

Згідно з п. 7 П(С)БО 16 витрати у вигляді перерахованої благодійної допомоги визнаються витратами періоду, в якому вони були понесені. А відповідно до п. 29 цього ж П(С)БО такі витрати відображатимуться в бухгалтерському обліку за дебетом субрахунку 949 «Інші операційні витрати» або 977 «Інші витрати діяльності».

Приклад 1. 22.11.2023 ТОВ «В» за заявою працівника надало йому нецільову благодійну допомогу у розмірі 3500 грн. Це перша така допомога, надана цьому працівнику в поточному календарному році. Основна зарплата за листопад 2023 року – 10000,00 грн.

У такому випадку ТОВ «В» як податковий агент має визначити базу оподаткування. І це буде лише 10000,00 грн, адже благодійна допомога не перевищує неоподаткованого розміру.  

Сума утриманого ПДФО: 10000,00 х 18% = 1800,00 грн.

Сума утриманого військового збору: 10000,00 х 1,5% = 150,00 грн.

Сума нарахованого ЄСВ: 10000,00 х 22% = 2200,00 грн. ЄСВ на суму благодійної допомоги не нараховується, оскільки це разова допомога.

У форм. №4ДФ всю суму наданої благодійної допомоги (3500 грн) буде відображено під ознакою доходу «169». 

Приклад 2. 23.11.2023 ТОВ «В» за заявою іншого працівника надало першу в цьому році нецільову благодійну допомогу у розмірі 10000 грн. Основна зарплата за грудень 2018 року – 10000,00 грн. 

У такому випадку ТОВ «В» як податковий агент має визначити базу оподаткування для ПДФО 16240 = (10000 - 3760) + 10000 грн.

Сума утриманого ПДФО: 16240 х 18% = 2923,20 грн.

Сума утриманого військового збору: 16240 х 1,5% = 243,60 грн.

Сума нарахованого ЄСВ: 10000,00 х 22% = 2200,00 грн. ЄСВ на суму благодійної разової допомоги у такому разі не нараховується.

У формі №4ДФ всю суму наданої благодійної допомоги у розмірі 10000 грн буде відображено  під ознакою доходу «169». 

У таблиці щодо бухгалтерських проведень відобразимо операції щодо надання благодійної допомоги обом працівникам та утримання та перерахування ПДФО з цих сум й військового збору до бюджету.