- Отримали РК на зменшення: як не пропустити строки його реєстрації?
- Строк рахують не від дати складення РК, а від дати отримання!
- Головна проблема: ПКУ не визначає, чим підтвердити отримання
- SWinED: найбезпечніший доказ за версією ДПС
- Чи достатньо даних M.E.Doc?
- Що каже з цього приводу Верховний Суд?
- Практичні висновки
- Де почитати більше про реєстрацію РК на зменшення ПЗ з ПДВ?
Коментар до ІПК від 09.09.2026 №5375/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК
Отримали РК на зменшення: як не пропустити строки його реєстрації?
Покупець отримав від постачальника розрахунок коригування (РК), яким зменшувалася сума компенсації вартості товарів/послуг, та зареєстрував його в ЄРПН наступного дня. Однак під час камеральної перевірки ДПС визначила прострочення, очевидно, рахуючи строк від дати складення РК, а не від дати його фактичного отримання покупцем.
Зауважимо, що у тексті ІПК є очевидна помилка, але не у відповіді, а в умовах запитання: РК зазначено складеним 03.11.2026, тоді як отриманим – 01.12.2025 і зареєстрованим – 02.12.2025. Оскільки документ фізично не міг бути отриманий раніше за його складення, далі виходимо з логічного варіанта: РК складено 03.11.2025, отримано 01.12.2025, зареєстровано 02.12.2025.
Строк рахують не від дати складення РК, а від дати отримання!
Для РК на зменшення діє спеціальне правило. Якщо постачальник склав його на зменшення ПЗ з ПДВ до ПН, оформленої на покупця – платника ПДВ, такий РК реєструє покупець.
В мирний час граничний строк реєстрації становить 15 календарних днів із дня отримання РК покупцем (абз. 18 п. 201.10 ПКУ). Але під час воєнного стану та протягом шести місяців після місяця його припинення або скасування діє подовжений строк – 18 календарних днів із дня отримання РК (п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ).
Отже, дата складення РК сама по собі не запускає обрахунок граничного строку його реєстрації для покупця. Це логічно, адже до надходження документа покупець не має технічної можливості його зареєструвати. Якщо в описаній ситуації РК фактично отримано 01.12.2025 і зареєстровано 02.12.2025, прострочення немає.
За умов отримання РК 1 грудня, останнім днем реєстрації буде 18 грудня. Але практично безпечніше не відкладати реєстрацію: спір найчастіше виникає саме через доказ дати отримання, а не через арифметику строку.
Головна проблема: ПКУ не визначає, чим підтвердити отримання
ІПК прямо визнає прогалину в податковому законодавстві: ПКУ не встановлює окремого механізму фіксації дати отримання покупцем «мінусового» РК. Саме через цю прогалину автоматизована камеральна перевірка може порівнювати дату складення і дату реєстрації, без урахування проміжної події – передання РК від продавця покупцю.
Водночас відсутність спеціального документа не означає, що датою отримання автоматично стає дата складення. Такий висновок суперечив би прямому тексту п. 201.10 ПКУ і п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ, які прив'язують строк саме до отримання. ДПС має встановити цю дату, перш ніж констатувати прострочення.
Додатковим аргументом є ст. 11 Закону від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». За загальним правилом електронний документ вважається одержаним із часу надходження авторові електронного повідомлення адресата про його одержання, якщо сторони попередньо письмово не погодили інший порядок. Отже, підтвердження доставки або одержання має самостійне юридичне значення.
SWinED: найбезпечніший доказ за версією ДПС
ДПС пропонує використовувати сервіс Single Window of Electronic Documents (SWinED). Його функціонал фіксує факт і дату отримання електронного документа покупцем, а ці дані доступні контролюючому органу під час перевірки. SWinED інтегрується з комерційними програмами електронного документообігу, зокрема з M.E.Doc, але інтеграцію потрібно налаштувати через постачальника програмного забезпечення.
Отже, значення має не сама назва програми, а маршрут документа. Якщо РК передано через канал SWinED, ДПС бачить зафіксовану системою дату. Якщо документ лише відображений у локальному середовищі M.E.Doc або отриманий іншим каналом, доказ доведеться подавати й оцінювати окремо.
Чи достатньо даних M.E.Doc?
На пряме запитання платника ДПС не підтвердила, що дані M.E.Doc є беззаперечним доказом. ДПС не супроводжує комерційне програмне забезпечення і не володіє структурою його наборів даних. Проте ІПК не відкидає ці відомості взагалі. Податківці зазначають, що ПКУ не обмежує перелік документів, які можна подати, а комісія має розглянути інформацію разом із запереченнями до акта перевірки.
Тому один скріншот без реквізитів – слабкий варіант. Значно переконливішим буде повний протокол руху документа, з якого можна ідентифікувати РК, продавця і покупця, дату та точний час відправлення й отримання, ім'я файла, електронні підписи, повідомлення про доставку та пов'язані квитанції. Доцільно також додати лист постачальника про дату направлення РК і, за наявності, умови договору про порядок електронного обміну документами.
Що каже з цього приводу Верховний Суд?
У постанові КАС ВС від 28.04.2020 у справі №810/198/16 розглядався спір щодо штрафу, застосованого до ТОВ за несвоєчасну реєстрацію РК на зменшення. Суди встановили, що постачальники несвоєчасно надіслали покупцю складені РК для реєстрації в ЄРПН. Це підтверджувалося наявними у справі скріншотами РК із комп’ютерної програми M.E.Doc IS.
Верховний Суд зазначив, що покупець може зареєструвати РК лише після того, як постачальник виконає свій обов’язок щодо його надсилання. Тому штраф за п. 120-1.1 ПКУ не може бути застосований до покупця, якщо продавець несвоєчасно надіслав РК і цим унеможливив його своєчасну реєстрацію.
Подібний підхід застосовано у постанові Третього апеляційного адміністративного суду від 05.11.2024 у справі №160/10451/24. Платник надав оригінали відповідних файлових документів та скріншоти з програми M.E.Doc. На підставі досліджених доказів апеляційний суд установив дати отримання покупцем кожного спірного РК.
Порівнявши за кожним документом дату отримання через систему електронного документообігу з датою реєстрації в ЄРПН, суд установив, що РК зареєстровано у межах строку з дня їх отримання. Рішення суду першої інстанції про відмову в позові було скасовано, позов платника задоволено, а ППР – визнано протиправним.
Отже, судова практика підтверджує, що покупець не може відповідати за період, протягом якого РК ще не був йому надісланий постачальником. Дату фактичного отримання РК можна підтверджувати електронними доказами з M.E.Doc. Водночас для належного обґрунтування важливо подавати не лише окремий скріншот, а оригінали відповідних файлових документів та інші матеріали, за якими можна ідентифікувати конкретний РК, дату його отримання покупцем і дату реєстрації в ЄРПН.
Який розмір штрафу за несвоєчасну реєстрацію РК?
За прострочення реєстрації ПН/РК під час воєнного стану штрафи визначає п. 90 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ:
- 2% суми ПДВ – за затримку до 15 календарних днів,
- 5% – від 16 до 30 днів,
- 10% – від 31 до 60 днів,
- 15% – від 61 до 365 днів
- і 25% – на 366 днів і більше.
Але для застосування навіть мінімального штрафу ДПС спочатку повинна правильно визначити граничну дату. Для «мінусового» РК це неможливо без установлення дати його отримання покупцем.
Практичні висновки
Якщо ДПС нарахувала штраф, обчисливши строк від дати складення «мінусового» РК, покупцю слід подати заперечення до акта камеральної перевірки протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем його отримання (п. 86.7 ПКУ).
До заперечень варто додати щодо кожного РК:
- скріншот із M.E.Doc, на якому видно реквізити РК та дату його отримання;
- за наявності – оригінал відповідного електронного файла та інші дані з M.E.Doc;
- таблицю з датами складення, отримання, граничного строку та фактичної реєстрації РК;
- пояснення або лист постачальника про дату надсилання РК.
У запереченнях слід наголосити, що 18 календарних днів обчислюють із дня отримання РК покупцем, причому день отримання є першим днем цього строку (п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ). Тому сама по собі різниця між датою складення та датою реєстрації РК не доводить прострочення.
SWinED наразі є найменш спірним способом фіксації дати отримання РК, оскільки відповідні дані доступні ДПС. Якщо РК передавали через M.E.Doc іншим каналом, платнику доводиться самостійно підтверджувати дату його отримання скріншотами, електронними файлами та іншими матеріалами. Суди визнають такі електронні докази, якщо за ними можна ідентифікувати конкретний РК та встановити дату його фактичного отримання.
Водночас подання доказів платником не усуває системної проблеми. ДПС не має прямого доступу до даних комерційного програмного забезпечення, тому мусить окремо перевіряти достовірність скріншотів, їхній зміст та належність конкретному РК. Реальним розв’язанням могла б стати уніфікація електронного обміну: передання всіх РК через систему ДПС з автоматичною фіксацією дати отримання або запровадження єдиного протоколу руху документа. Такий протокол мав би формувати розробник програмного забезпечення за погодженим із ДПС форматом, а податкова – визнавати його належним підтвердженням без додаткового доведення з боку платника.
Де почитати більше про реєстрацію РК на зменшення ПЗ з ПДВ?
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
