Як ми вже згадували, податкова листом №3268/5/15-1416 роз’яснила питання включення до витрат підприємства витрат, пов’язаних із відрядженням фізосіб.
У листі податківці розширили перелік затрат працівника, які звичайне комерційне підприємство вправі йому компенсувати та поставити собі в податкові витрати.
На початку листа, фахівці ДПСУ нагадують початкові постулати пп. 140.1.7 ПКУ, де перелічено основні витрати працівника під час відрядження, які вправі потрапити до податкових. Далі мова йде про норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (у редакції наказу Мінфіну від 17.03.2011 р. №362)., постулати якої можна (не обов’язково) використовувати в якості допоміжного (довідкового) матеріалу і звичайними підприємствам.
Про це, зокрема, згадували спеціалісти ДПСУ в своєму листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415.
Підсумовується все це глобальним позитивним висновком – до податкових витрат підприємства можуть віднести затрати працівн ика у відрядженні на оплату за:
1) користування послугами камери схову;
2) користування послугами платного залу очікування;
3) послуг сервісних центрів з придбання квитків для відрядження;
4) витрат на сплату комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа у разі рішення про скасування відрядження (для цього варто оформити наказ про скасування відрядження).
Порівняно з пп. 140.1.7 ПКУ дещо розширений перелік витрат, які підприємства мають право віднести до податкових витрат за ПКУ. Правда податківці уточняють, що ці затрати можна віднести до податкових витрат, лише якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо них. Тому, для більшої правомірності компенсації таких витрат, радимо прописати право компенсовувати такі витрати в наказі про відрядження або ж в положенні про відрядження по підприємству.
Звісно фахівці ДПСУ вказують, що ці витрати, як і будь-які інші дозволені пп. 140.1.7 ПКУ, потраплять до податкових лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з госпдіяльністю підприємства. Такий зв’язок можна підтвердити, приміром, договором в якому вказано, що ви повинні виконати/надати певні роботи послуги, а отже направити своїх працівників для виконання таких робіт/послуг (налагодити обладнання, провести ремонт, чи здійснити будівельні роботи тощо). Зокрема, такими підтвердними документами можуть бути:
1) запрошення (листування, повідомлення) від іншої юрособи відвідати їх офіс для підписання угоди;
2) пропозиція відвідати семінар (конференцію, ярмарок) від організаторів;
3) інші документи, які б підтверджували зв’язок відрядження з госпдіяльністю.
А тепер пригадаймо вимоги абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ де вказується, що усі затрати для потрапляння до податкових витрат за ПКУ мають бути документально підтверджені.
Тут варто зауважити особливості прописані в Інструкції про відрядження щодо витрат на повернення квитків. Так, якщо електронний авіаквиток частково використано, то до авансового звіту подають лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. У ньому зазначають прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість перельоту, суму повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням квитка. Коли частково використаний квиток був на паперовому бланку, тоді до вищезазначеного документа слід подати й копію авіаквитка, завірену головним бухгалтером підприємства (п. 12 р. ІІ та п. 11 р. ІІІ Інструкції про відрядження).
Витрати працівника, понесені при поверненні квитка на потяг, літак або інший вид транспорту, відшкодовуються лише з дозволу керівника та за умови, що на те є поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо). Для цього потрібен ще й документ, що підтверджуватиме суму понесених працівником витрат на повернення квитка (п. 12 р. ІІ та п. 11 р. ІІІ Інструкції про відрядження).