Як часто Вам доводилось надсилати різні документи своїм контрагентам? Яким чином Ви це робили: електронною поштою, кур’єром? М.Е.Doc повідомляє, що тепер у Вас є можливість, починаючи з оновлення 11.02.004 програми М.Е.Doc, направляти будь-який документ діловим партнерам та контрагентам, скориставшись документом довільного формату.
Основні переваги функціоналу:
- можливість миттєвого надсилання своїм контрагентам документів із вкладенням різних форматів;
- надіслані документи в електронному форматі є юридично значущими;
- отримання повідомлення про доставку документів вашими контрагентами.
Як користуватись новим функціоналом, розкажемо більш детально.
1. Створення документа довільного формату. Документ довільного формату створюється у розділі Первинні документи – Реєстр первинних документів – Створити - Документ довільного формату (див. Рис. 1).
2. Заповнення документа довільного формату. При створенні документа довільного формату з’явиться вікно (див. Рис.2), в якому є можливість заповнити такі поля:
- Отримувач – контрагент-отримувач документа;
- Дата – дата документа (за замовчуванням встановлюється поточна дата);
- Номер – номер документа із вкладеннями;
- Сума – сума документа.
Завантажити вкладення можна у форматах txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, png, jpeg, jpg. Завантаження здійснюється безпосередньо у вікні відкритого документа або на вкладках Вкладення та Наступні дії.
3. Перегляд та коригування вкладень. У користувачів є можливість переглядати вкладення на екрані, обравши потрібний файл у вікні відкритого документа або на вкладці Вкладення у Реєстрі первинних документів. Також за допомогою вкладки Вкладення можна зберігати, відкривати та видаляти додані файли документів.
4. Налаштування маршруту документа у випадку декількох отримувачів. Щоб обрати декількох отримувачів документа потрібно передати документ на підпис за допомогою кнопки Наступні дії. Після цього у Маршруті документа за допомогою кнопки «Додати отримувача» обираємо необхідних отримувачів з Довідника. За допомогою кнопок «вгору» та «вниз» можна налаштувати порядок отримання документа (див. Рис. 3).
5. Відправка документа. Після цього, натискаємо на кнопку Наступні дії. З’явиться можливість:
- підписати документ;
- відправити документ із вкладеннями тощо (див. Рис. 4).
Документ надсилається отримувачам у визначеному порядку, відправка документа далі за маршрутом здійснюється автоматично у момент його погодження отримувачем.
