Податкова експертка Марʼяна Кавін наголосила, що багато відповідальних осіб підприємств мають декілька електронних цифрових підписів (ЕЦП) від різних кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП).
Зайти до Електронного кабінету платників податків (ДПС) можна за допомогою будь-якого з цих ключів — достатньо обрати у списку відповідний АЦСК.
Але відправити запит, інформаційну довідку чи звіт можливо лише тим підписом, про який ви повідомили податкову у повідомленні за формою J1391104.
Форма J1391104 — що це?
Це повідомлення до ДПС про сертифікати осіб, яким надано право підпису електронних документів.
Якщо ви підписуєте документ іншим ключем, не зазначеним у цьому повідомленні, ДПС зазвичай відхиляє його з повідомленням:
“Невірний підпис. У ДПС немає інформації про такий сертифікат”.
Експерт підкреслила, що на практиці іноді трапляється, що:
- документ, підписаний “не тим” ключем,
- приймається ДПС без помилки,
- а в базах ДПС автоматично замінюються сертифікати на ті, якими ви випадково підписали документ.
І ви можете навіть не помітити, що відбулася така заміна.
Яка може виникнути ситуація?
Наприклад, бухгалтер у останній день реєстрації податкових накладних підписує документи звичними “звітними” ключами.
Наступного ранку — при перевірці отримує повідомлення:
“Документ не прийнято. Сертифікат не чинний.”
Причина — ДПС “підмінила” сертифікати після попереднього випадкового підписання іншим ключем.
Фахівці M.E.Doc підтверджують:
такі “збої” відомі і їм, і податковій службі.
У технічній підтримці це називають технічною помилкою, що трапляється доволі часто — і вже не перший рік.
Рекомендації бухгалтеру
- Не плутайте електронні ключі. Зберігайте їх у різних теках з чіткими назвами.
- Регулярно перевіряйте сертифікати, зазначені у формі J1391104.
- Не відкладайте подання звітності чи реєстрацію ПН на останній день.
- Якщо система “раптово” не приймає документи — перевірте, чи не змінилися сертифікати у базах ДПС.