Адвокатка Дарʼя Тарасенко зауважила, що часто при поданні документів до органів влади в електронній формі виникає питання, як же засвідчити електронну копію документа.
Так от відповідь на це запитання можна знайти в Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому Наказом Мінюсту від 11.11.2014 №1886/5.
Так, п. 8 гл. 2 розділу II Порядку закріплено, що для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі фото, визначеному в Переліку форматів.
Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.
Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання затверджений Наказом Мінюсту від 11.11.2014 №1886/5.
Зокрема:
- для створення текстових електронних документів використовується формат: «PDF/A-1 (*.pdf)»;
- для створення фото-електронних документів – «TIFF (*.tif)».
Отже, покроково:
1. Відцифрувати паперову копію документа – сканувати чи якісно сфотографувати.
2. Зберегти відцифрований файл в правильному форматі.
3. Підписати файл з електронним документом КЕПом.
Наостанок адвокатка зауважила, що засвідчувати копії електронних документів шляхом зазначення на них певних написів, таких як, наприклад: «Згідно з оригіналом»/«копія вірна» тощо, не вимагається.