- Що означає «належним чином завірена копія» за ДСТУ
- Електронний підпис і засвідчення копії: що каже закон
- Як правильно оформити електронну копію документа
- Які зміни очікуються у сфері електронного документообігу
- Копія фінансової звітності КІК: як правильно засвідчити
- Висновки
Що означає «належним чином завірена копія» за ДСТУ
Коли в нормативних документах ви бачите формулювання «належним чином завірена копія», варто розуміти, звідки воно походить і що конкретно передбачає. Детальніше про розповідає «YANKIV. Юридична компанія».
Правила ДСТУ 4163:2020 (від 01.07.2020) визначають: належним чином завірена копія — це копія, на якій проставлена спеціальна відмітка про засвідчення. Ця відмітка складається зі слів «згідно з оригіналом», найменування посади особи, яка засвідчує копію, її особистого підпису, власного імені та прізвища, а також дати засвідчення.
Усе досить зрозуміло, правда? Проте зверніть увагу: ці вимоги описують процедуру фізичного засвідчення копій — з рукописним підписом та відміткою на папері. А от коли ми переходимо в електронну площину, правила гри змінюються.
Електронний підпис і засвідчення копії: що каже закон
Ключовий нормативний акт у цьому питанні — Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Саме він визначає правовий статус електронного підпису.
Закон встановлює, що електронний підпис використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. При цьому є важливий момент: накладання електронного підпису завершує порядок створення електронного документа. Тобто після підписання документ вважається остаточно оформленим.
Що це означає для копій? Коли ви накладаєте кваліфікований електронний підпис (КЕП) на електронну копію документа, ви тим самим засвідчуєте її достовірність. Сам акт підписання і є засвідченням — додаткових відміток «згідно з оригіналом» чи «копія вірна» закон не вимагає.
І це не просто технічна деталь. Частина 6 статті 18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» прямо встановлює, що кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Тобто КЕП — це не «полегшена» версія підпису. Це повноцінний юридичний інструмент із найвищим рівнем довіри в системі електронного документообігу.
Отже, засвідчення копії при електронному документообігу — це накладення кваліфікованого електронного підпису, який засвідчує достовірність інформації, що міститься в електронному документі. Ніяких додаткових ритуалів не треба.
Як правильно оформити електронну копію документа
Розуміти, що КЕП замінює відмітку «згідно з оригіналом» — це добре. Але як саме виглядає процес засвідчення на практиці? Тут варто звернутися до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5).
Згідно з пунктом 8 глави 2 розділу II цього Порядку, для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі потрібно виконати три послідовні кроки. По-перше, оцифрувати паперовий документ — відсканувати або якісно сфотографувати. По-друге, зберегти отриманий файл у визначеному форматі: для текстових електронних документів це PDF/A-1, для фотоелектронних — TIFF. По-третє, накласти кваліфіковану електронну печатку установи. Якщо ж установа у своїй діяльності не використовує печатку — підписати файл кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Після цього оформлення електронної копії вважається завершеним. Засвідчувати копії шляхом зазначення на них написів «згідно з оригіналом» чи «копія вірна» не вимагається.
Перевірити підпис на вже засвідченому документі можна на сайті Центрального засвідчувального органу або через сервіс «Дія». Ці інструменти дозволяють будь-кому впевнитися, що підпис на документі є дійсним.
Які зміни очікуються у сфері електронного документообігу
Міністерство юстиції України у березні 2026 року затвердило низку наказів, які стосуються роботи з електронними документами та їхніми копіями. На момент підготовки цього матеріалу зазначені накази очікували офіційного оприлюднення і набрання чинності — тож рекомендуємо перевірити їхній актуальний статус. Проте вже зараз варто розуміти, у якому напрямку рухається регулювання.
Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №677/5 передбачено унормування використання удосконаленого електронного підпису (УЕП), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Якщо ці зміни набудуть чинності, у Порядку №1886/5 поряд із КЕП буде прямо передбачено й УЕП. Аналогічна ситуація — з електронною печаткою: юридичні особи зможуть використовувати як кваліфіковану, так і удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті, за наявності відповідної печатки. Фактично бізнес має отримати більше гнучкості у виборі інструментів для засвідчення документів.
Цим же наказом передбачено чітке врегулювання моменту завершення створення електронної копії. Оформлення має завершуватися накладанням кваліфікованої або удосконаленої електронної печатки юридичної особи. Якщо ж юрособа не використовує печатку, для засвідчення електронної копії буде достатньо КЕП або УЕП на кваліфікованому сертифікаті.
Окрема зміна, передбачена Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №667/5, стосується проставлення відмітки «Копія» у поточному діловодстві. Згідно з цим наказом, відмітка «Копія» має проставлятися у правому верхньому куті першого аркуша документа. Раніше єдиної вимоги прямо прописано не було, що на практиці породжувало різночитання під час перевірок. Після набрання чинності цими змінами відсутність такої відмітки на копіях відповідних документів буде розцінюватися як порушення вимог законодавства.
Копія фінансової звітності КІК: як правильно засвідчити
Одна з найпоширеніших ситуацій, де це питання набуває практичного значення, — подання Звіту про контрольовану іноземну компанію. Контролююча особа зобов’язана додати до Звіту КІК копію фінансової звітності контрольованої іноземної компанії, яка має бути належним чином завірена.
Як ми вже з’ясували, якщо копія фінансової звітності підписується кваліфікованим електронним підписом, це і є належне засвідчення. Додатково зазначати «згідно з оригіналом» не потрібно. КЕП сам по собі підтверджує достовірність інформації у документі, і цього цілком достатньо з точки зору закону.
Важливо: це правило працює не лише для копії фінзвітності КІК. Воно поширюється на всі копії документів, що засвідчуються електронним підписом. Кадрові накази, документи до особових справ, копії, які видаються працівникам або надсилаються іншим юридичним особам, — у кожному з цих випадків КЕП виконує ту саму функцію засвідчення.
Висновки
Кваліфікований електронний підпис має юридичну силу власноручного підпису — це прямо встановлено законом. Засвідчення копії документа електронним підписом є повноцінною правовою процедурою, яка не потребує додаткових відміток «згідно з оригіналом» чи «копія вірна». Це випливає із Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та підтверджується Порядком роботи з електронними документами у діловодстві.
Правильна процедура оформлення електронної копії проста: оцифрувати документ, зберегти у відповідному форматі (PDF/A-1 або TIFF) та накласти електронну печатку установи або — за її відсутності — підписати КЕП.
