Головне управління ДПС у м. Києві нагадує, що електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною (ст. 5 Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями).
Статтею 1 Закону №851 визначено, що обов’язковий реквізит електронного документа – обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ч. 2 ст. 6 Закону №851).
Згідно зі ст. 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Водночас ст. 8 Закону №851 передбачено, що електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
- свідоцтва про право на спадщину;
- документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
- в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
Враховуючи вищевикладене, оригіналом будь-якого електронного документа вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису. Роздрукований електронний примірник такого документа в паперовому вигляді не вважається оригіналом.