Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків розповідає, що електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, законів України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями та від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями без укладення відповідного договору (п. 42.6 ПКУ).
Порядок обміну електронними документами платника податків та контролюючого органу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац десятий п. 42.6 ПКУ).
Пунктом 2 розд. ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 зі змінами та доповненнями визначено, що автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись Порядком №557.
У разі якщо адресатом є контролюючий орган, після надходження електронного документа здійснюється його автоматизована перевірка (п. 5 розд. ІІ Порядку №557).
Відповідно до п. 7 розд. ІІ Порядку №557 автоматизована перевірка електронного документа, зокрема, включає:
- перевірку правового статусу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності) відповідно до ч. 2 ст. 18 Закону №2155;
- перевірку обов’язковості та послідовності накладання на електронний документ КЕП та печатки (за наявності) підписувачів у встановленому порядку;
- перевірку права підпису електронного документа підписувачем.
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор (платник) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор (платник), шляхом надсилання повідомлення про надання інформації щодо КЕП в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку №557 (п. 3 розд. ІІІ Порядку №557).
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються КЕП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – КЕП керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності) (абзац перший п. 4 розд. ІІІ Порядку №557).
Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом припиняється виключно у випадках, визначених абзацами п’ятим – дев’ятим п. 42.6 ПКУ.
Отже, платник податків надає інформацію до контролюючого органу щодо кваліфікованої електронної печатки (за наявності), шляхом надсилання Повідомлення.
У полях Повідомлення (за формою J1391103) (при заповненні інформації щодо кваліфікованої електронної печатки юридичної особи) зазначається така інформація:
- «Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи» – найменування юридичної особи;
- «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта» – код за ЄДРПОУ;
- «Посада» – не зазначається;
- «Тип підпису» – Печатка.