Відрядження вимагає не тільки виконання службового завдання, а і правильно оформлених документів — і щодо понесених витрат, і щодо самого звіту працівника, і щодо виконання роботодавцем гарантій, встановлених працівникові під час відрядження.
Спочатку зупинимося на трудових гарантіях відряджених працівників та окремих категорій працівників.
Які гарантії мають відряджені працівники?
Всі гарантії і компенсації встановлено ст. 121 КЗпП. Зокрема, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Також працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.
Цією ж нормою встановлено вимоги щодо збереження місця роботи на час відрядження та правила оплати праці.
Окремих правил направлення працівників у відрядження під час війни Закон №2136 не встановлює. Тож треба орієнтуватися на загальні правила оформлення та направлення.
Обмеження щодо направлення у відрядження
Відповідно до ст. 176 КЗпП не допускається направлення у відрядження вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років. Вік «до 3-х років» — це період від дня народження дитини до дня, коли їй виповнюється 3 роки включно.
З наступного дня зазначена заборона не діє і можна застосовувати норму ст. 177 КЗпП, проте під час оформлення наказу на відрядження жінки роботодавець повинен враховувати, що жінок, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей з інвалідністю, не можна направляти у відрядження без їхньої згоди.
Відмова жінки від службового відрядження не може кваліфікуватися роботодавцем як порушення трудової дисципліни.
А тепер повернемося до документального оформлення відряджень.
Щоб спростити цей процес і зробити його однаковим чи зафіксувати на всі випадки життя, краще оформити Положення про відрядження та діяти вже за його змістом. Втім, це не обов’язково і нюанси оформлення і проведення відрядження можна прописувати в кожному наказі на відрядження окремо.
При цьому потрібно мати на увазі: Інструкція №59 поширюється тільки на бюджетні організації. Але заборони щодо дотримання вимог Інструкції №59 при складанні внутрішнього розпорядчого документа про відрядження немає.
Внутрішнє положення про відрядження
Отже, кожне підприємство може використати Інструкцію №59 на свій розсуд у межах тих норм, які не стосуються саме бюджетних установ.
У самостійно розробленому положенні про відрядження необхідно прописати:
- порядок направлення працівників у відрядження;
- терміни та випадки звітування;
- порядок відшкодування витрат на відрядження та їх документальне підтвердження;
- розмір добових в розрахунку за кожен такий день з уточненням оподаткування (адже не оподатковується сума добових у діапазоні пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). При цьому розмір добових не обов'язково становить однакову суму, добові можуть залежати від посади працівника або напрямку відрядження чи інших факторів;
- правила подання авансового звіту до бухгалтерії.
У ньому також має бути прописано особливості документування відряджень.
При цьому слід пам'ятати про норми ПКУ, що стосуються відряджень.
Податкові орієнтири при розробленні положення про відрядження такі:
- пп. 164.2.11 — застосування підвищувального коефіцієнта при визначенні бази оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податків під час відрядження;
- пп. 165.1.11 — включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження;
- пп. 170.9.2, пп. 170.9.3 — подання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження;
- пп. 170.9.1 — оподаткування ПДФО суми перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені максимальні норми;
- пп. 170.9.1 — обов'язковість наявності наказу про відрядження для виплати добових.
Документальне оформлення відрядження
Документи для відрядження можна поділити на такі групи:
- ті, що підтверджують факт відрядження: наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження та суми, що відшкодовується без документального підтвердження;
- ті, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтвердні документи.
Конкретний працівник їде у відрядження: які документи оформлюємо?
- Наказ (розпорядження) про відрядження — обов'язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. Але зміст наказу цією нормою не встановлено. Проте з огляду на мету його складання у ньому слід зазначити:
— ПIБ і посаду відрядженого працівника;
— пункт призначення (місто, область);
— мету відрядження;
— назву підприємства, на яке відряджається працівник;
— строк відрядження;
— розмір добових;
— інші умови відрядження.
- Кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) — обов'язковий винятково для бюджетників (п. 6 р. I та п. 1 р. III Інструкції №59). Небюджетні підприємства мають право його складати, але це не є їхнім обов'язком. Нагадаємо, що ще з 3 червня 2019 року банки вживатимуть заходів для вивчення клієнтів — суб'єктів господарювання, які отримують у банку готівку для подальшого здійснення готівкових розрахунків, щоб спростувати або підтвердити підозри щодо здійснення клієнтом фінансових операцій з ознаками фіктивності. Це передбачає п. 111 Інструкції щодо ведення касових операцій банками в Україні.
Зокрема, з урахуванням ризик-орієнтованого підходу банк має отримувати від клієнта підтвердні документи, на підставі яких здійснюються готівкові розрахунки. Відповідно, саме кошторис зможе бути підставою для отримання у банку грошей на відрядження.
У цьому документі повинні зазначатися суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження.
- Завдання на відрядження також не є обов'язковим документом, оскільки мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Але якщо у внутрішньому положенні прописано необхідність деталізації завдання, то потрібно окремо скласти завдання на відрядження.
- Посвідчення про відрядження — вже давно не є обов'язковою формою. Її свого часу було затверджено наказом ДПАУ від 28.07.1997 №260, але згідно з наказом Мінфіну від 21.06.2011 №738 з 22.07.2011 вона втратила чинність.
- Звіт про виконану у відрядженні роботу — необов'язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану у відрядженні роботу. Його складають у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної у відрядженні роботи.
- Журнал реєстрації відряджень — необов'язковий документ. Такий журнал узагальнює інформацію про всі відрядження на підприємстві. Але знову ж таки, якщо у внутрішньому положенні про нього є згадка, то потрібно його завести та заповнювати. У такому разі це буде обов'язком працівника кадрової служби, адже саме він має всю необхідну інформацію про відрядження.
- Авансовий звіт (але закон вже не вимагає оформлювати його після кожного відрядження!).
Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, працівником (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог Законів №851 та №2155 за формою, встановленою Мінфіном. Але само подання вимагається у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу Звіт не складається і не подається.
Форму Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
